Administracinio asistento interviu klausimai ir atsakymai

Interviuodami dėl administracinio asistento darbo, interviu dalyvis norės sužinoti, kaip svarbi jūsų kvalifikacija, susijusi su pozicija ir kaip jūs sutinkate su įmone ir departamentu.

Kadangi darbui reikalingi ir administraciniai, ir tarpasmeniniai įgūdžiai, vadovų samdymas dažnai klausia apie konkrečius atributus, kuriuos jūs turite, kad galėtumėte įsidarbinti, ir jūsų mažiau kiekybiškai įvertinamų žmonių įgūdžių.

Patarimai, kaip elgtis su interviu

Svarbu žinoti, kad diskusija greičiausiai viršys minkštųjų įgūdžių, tokių kaip jūsų bendravimo gebėjimai, organizaciniai įgūdžiai ar savalaikiškumas. Jūs turite būti pasirengę kalbėti apie sunkius įgūdžius.

1:14

Žiūrėkite dabar: kaip atsakyti į 4 bendruosius administracinių darbų klausimus

Būkite pasirengę aptarti programinės įrangos programas

Kadangi daugelis administracinių padėjėjų pozicijų reikalauja dažnai naudoti tam tikrą programinę įrangą, gali tekti aptarti įvairias programas, su kuriomis dirbote, kaip naudojosi šiomis programomis, ir savo kompetencijos lygį.

• Atsakymas į mėginį:Man patinka naudoti technologijas ir sužinoti apie naujas programas. Aš taip pat turiu įgūdžių mokyti bendradarbius, kurie gali būti ne taip išminties apie sistemų naudojimą. Paskutiniame „Kent Associates“ darbe aš savanoriškai peržiūrėjau profesionalų, kuriems aš pritariau, projekto valdymo sistemas. Mano bosas patvirtino mano rekomendaciją ir įtraukėme internetinę sistemą „Asana“, kuri padeda mums sekti projektus ir dalytis informacija žiniatinklio platformoje.
• Atsakymas į mėginį: Aš esu „PowerPoint“ skaidrių biuro darbuotojas ir džiaugiuosi padėdamas mūsų pardavėjams pristatyti klientus. Aš taip pat esu patyręs „Excel“ vartotojas ir sukuriu sudėtingas makrokomandas, kad būtų galima parengti biudžeto projektų projekcijų prognozes.

Būkite pasirengę aptarti administracinius procesus

Jūs turite būti pasirengę aptarti savo darbo eigą ir administracinius procesus ankstesnėse pozicijose. Kaip administracijos specialistas neturėtų būti abejojate, kad esate organizuotas ir orientuotas į detales. Jūsų apklausėjas norės žinoti kaip tuos savybes atskleidžiate kasdieniame darbe.

• Atsakymas į mėginį:Organizaciniai gebėjimai ir dėmesys detalėms yra vienas iš mano stipriausių turtų. Aš klestėjau situacijose, kuriose galiu pareikšti užsakymą į sudėtingus projektus. Pavyzdžiui, aš anksčiau palaikiau aštuonis specialistus, kurie planavo reklaminius renginius klientams. Aš sukūriau šabloną, skirtą stebėti tikslus ir pažangą kiekvienam projektui, ir sukurti jį bendrame diske, kad visi dalyvaujantys darbuotojai galėtų stebėti jų pažangą, susijusią su komandos projektais ir renginiais.
• Atsakymas į mėginį:Dirbdamas „Alfred“ grupėje, sukūriau procedūrų vadovą, kuriame išdėstyti veiksmai, kurių reikia norint apdoroti paskolų paraiškas, ir tada jį įkėlė internete, kad visi paskolų pareigūnai galėtų laikytis tų pačių procedūrų.

Visada atsakykite teigiamai

Atkreipkite dėmesį į savo elgesį per pokalbį.

Kadangi administraciniai padėjėjai dažnai glaudžiai bendradarbiauja su asmenimis, kuriems jie dirba, visada svarbu būti pozityviais, profesionaliais ir mandagiais.

Norite, kad apklausėjas neabejotų, jog darbas su jumis būtų maloni patirtis.

• Atsakymas į mėginį:Aš dirbau registratūroje mūsų agentūroje, ir buvo labai svarbu, kad aš padariau teigiamą pirmąjį įspūdį tiek dabartiniams, tiek būsimiems klientams. Esu natūralus „gali padaryti“ asmuo, o mano atsiliepimai reguliariai giria mano klientų aptarnavimo orientaciją.
• Atsakymas į mėginį:Bendrovė tyrinėja klientus po sąveikos, o mano vardas nuolat tarnauja kaip naudotojas, malonus ir profesionalus. Mano bosas komentavo, kaip dažnai klientai manęs prašo kreiptis pagalbos į biurą.

Pasiruošimas pokalbiui

Vienas iš būdų, kaip pasiruošti, yra analizuoti darbo aprašymą, kad būtų galima suprasti, ar yra tam tikras įgūdžių rinkinys, į kurį orientuojamasi. Pavyzdžiui, ar akcentuojamas kelionių planavimas, projektų koordinavimas, kasdienis susitikimų planavimas, asmeninė pagalba, ar kas nors kitas? Jei taip, atsakydami į konkrečius darbo klausimus, būtinai pabrėžkite svarbiausią patirtį.

Sudarykite darbo skelbime minimų įgūdžių sąrašą ir nedvejodami pridėkite ir kitų, jūsų manymu, taikomų. Tada pažiūrėkite į savo administracinius ir biuro įgūdžius ir suderinkite savo kvalifikaciją su darbu.

Tai padės jums pritaikyti atsakymus tinkamiausiu būdu į konkrečią poziciją.

Administracinio asistento interviu klausimai ir atsakymai

Rengiant, gali būti naudinga peržiūrėti klausimus, kuriuos galite paklausti, ir apsvarstyti, kaip parengti atsakymą, pabrėžiant konkrečią patirtį ir sėkmę iš ankstesnių darbo vietų.

• Kokius kompiuterinius įgūdžius turite ir kokias programas naudojate? - geriausi atsakymai
• Ar patogiai naudojate telefoną su keliomis linijomis ir tvarkote didelį telefono skambučių kiekį? - geriausi atsakymai
• Šioje įmonėje norėtume galvoti apie save kaip komandą, kuri dirba kartu, siekdama tų pačių tikslų. Kaip manote, kad dirbate komandinėje aplinkoje? - geriausi atsakymai
• Kaip manote, kad prižiūrėtumėte du ar tris kitus darbuotojus? - geriausi atsakymai
• Kokia yra jūsų didžiausia jėga ir kaip tai padėtų jūsų veiklai šioje pozicijoje? - geriausi atsakymai

• Kokia yra tavo didžiausia silpnybė? - geriausi atsakymai
• Kaip valdote stresą ir spaudimą? - geriausi atsakymai
• Koks buvo darbas jūsų vadovui? - geriausi atsakymai
• Ko tikitės iš vadovo? - geriausi atsakymai
• Ar norite dirbti savarankiškai ar komandoje? - geriausi atsakymai
• Ar gerai dirbate su žmonėmis? - geriausi atsakymai
• Pateikite asmeninius komandinio darbo pavyzdžius. - geriausi atsakymai
• Priėmėjo interviu klausimai: - Klausimų sąrašas

Klausimai paklausti interviu

Jūs taip pat turėtumėte atlikti tyrimus apie įmonę ir būti pasirengę užduoti atitinkamus klausimus, kai atsiranda galimybė. Gali būti naudinga iš anksto pateikti keletą klausimų, kuriuos galėtumėte paklausti, arba aptarti toliau, jei nesulaukėte galimybės anksčiau interviu.

Dažnai tai bus beveik pokalbio pabaigoje, todėl svarbu palikti interviu (-us) geru įspūdžiu. Puikus būdas tai padaryti - parodyti savo susidomėjimą ir pasiruošimą darbo pokalbiui, susiejant klausimus, kurie jums buvo užduoti, su kai kuriais jūsų pačių klausimais.

• Kokios yra šios pareigos?
• Ar galite apibūdinti tipišką dieną (savaitę) šiame skyriuje?
• Kokios yra šio skyriaus stiprybės? Kokie yra trūkumai?
• Ką pasakytų jūsų buvę padėjėjai? Ką jie pasakytų, buvo blogiausia?
• Kokia kryptimi jūs matote įmonę artimiausius penkerius metus? Ar manote, kad kyla grėsmė jos sėkmei?
• Kodėl jūsų paskutinis padėjėjas paliko vietą? Kokios buvo jo stiprybės? Kokie buvo jo trūkumai? Ką jis dabar daro?
• Kokie atributai buvo jūsų geriausiame asistente? Ką apie savo blogiausią padėjėją?
• Kaip dažnai atliekamos našumo apžvalgos? Kas juos atlieka?
• Kokie įgūdžiai jums svarbiausi administraciniame asistente?
• Kaip atlyginti ir paskatinti žmones, dirbančius jūsų departamente?
• Ar šiame skyriuje yra nuolatinių gamybos problemų?
• Kaip jūs dirbote su personalo problemomis praeityje?
• Kokie yra didžiausi iššūkiai asmeniui šioje padėtyje?
• Koks, jūsų nuomone, yra labiausiai naudingas šios pozicijos aspektas?
• Ar Jūs (Ar įmonė / skyrius) remia narystę profesinėse asociacijose ir tęstinį profesinį tobulėjimą?
• Ką apibūdintumėte kaip administracinio personalo vaidmenį šiame biure?
• Ar laukiama viršvalandžių ar savaitgalių valandų?
• Ką labiausiai mėgstate dirbti su šia įmone? Ar yra kokių nors pakeitimų?
• Ką jums labiausiai patinka dirbti čia?
• Ar skatinate departamentą dirbti komandoje, ar daugiau dėmesio skirti individualiems indėliams?

Būkite pasirengę daugiau darbo interviu klausimų

Be darbo specifinių interviu klausimų, jums taip pat bus užduodami bendresni klausimai apie jūsų darbo istoriją, švietimą, stiprybes, silpnybes, pasiekimus, tikslus ir planus. Čia pateikiamas dažniausiai pasitaikančių interviu klausimų ir atsakymų sąrašas.