Pagalbos prašymo iš projekto rėmėjo būdai

Santykiai tarp projekto vadovo ir projekto rėmėjo yra panašūs į tradicinius darbuotojų / vadovų santykius. Projekto rėmėjas negali būti projekto vadovo tiesioginis vadovas ar net projekto vadovo komandų grandinė. Vis dėlto projekto rėmėjas remia projekto vadovą, nes projekto komanda siekia projekto užbaigimo.

Kaip ir vadovas, vienas iš didžiausių būdų, kuriais projekto rėmėjas remia projekto vadovą, yra tvarkyti klausimus, kuriuos gali tvarkyti tik tas asmuo, kuriam priklauso projekto rėmėjo organizacinė įtaka. Kai projektų vadovai susiduria su problemomis, gali išspręsti tik projekto rėmėjai, čia yra tai, ką turėtų daryti projektų vadovai.

Išimkite visas kitas parinktis

Projekto rėmėjai paprastai būna organizacijos lygmeniu, kur dauguma sprendimų yra sudėtingi, nes jei sprendimas yra paprastas, jis priimamas žemesniame lygmenyje. Kartais jie turi priimti griežtus sprendimus, turėdami ribotą informaciją.

Kaip projekto vadovas turite įsitikinti, kad išnaudojote visas kitas problemas, kaip išspręsti problemą, prieš išvykdami į projekto rėmėją. Pavyzdžiui, pasakykite, kad turite projekto komandos narį, kuris nesilaiko savo įsipareigojimų. Prieš pradėdami problemą projekto užsakovui, turėtumėte pabandyti išspręsti problemą vienas su vienu projekto komandos nariu. Kai tai neveikia, turėtumėte kreiptis į komandos nario vadovą. Kai tai nepavyksta išspręsti problemos, problemą galite išspręsti projekto rėmėjui.

Jūs išnaudojote savo galimybes išspręsti problemas iš apačios į viršų. Dabar projekto rėmėjas gali dirbti šiuo klausimu iš viršaus į apačią. Projekto rėmėjas turėtų išsiaiškinti problemą su savo bendraamžiais ir informuoti jus apie sutartą veiksmų eigą.

Paskutinis dalykas, kurį norėtumėte įvykti, yra, kad projekto rėmėjas sugalvotų rezoliuciją, kurią galėjote įgyvendinti be savo pagalbos. Kartais taip atsitinka. Kiekvienas daro klaidas. Mokykitės iš šių situacijų, kai jos atsiranda, ir jums bus geresnis projekto vadovas. Kitą kartą atsiradus panašioms situacijoms, tai bus geriau, nei anksčiau.

Būkite konkretūs apie tai, ko jums reikia

Nors projekto rėmėjai yra įpratę dirbti iš neišsamios informacijos, projekto vadovas neturėtų palikti svarbios informacijos. Svarbu, kad projekto rėmėjas turėtų kontekstą situacijai, kuriai reikia dėmesio.

Kai projekto rėmėjas turi tinkamą kontekstą sprendimui, nurodykite, ko reikia iš rėmėjo. Ar jums reikia krypties, kaip elgtis? Ar jums reikia leidimo imtis konkrečių veiksmų? Ar jums reikia išspręsti problemą? Ar jums reikia išteklių, kurių negalite gauti?

Jei tiksliai nesvarstėte, ko jums reikia, galite priimti sprendimą dėl to, ko jums reikia, bet vėliau sužinojote, kad buvo klaidinga. Apsvarstykite šią problemą prieš pradėdami jį rėmėjui, kad sumažintumėte viena kito laiko švaistymo riziką.

Laikykite savo užklausą sutelktą

Projekto rėmėjai yra užsiėmę žmonės. Nesuskaičiuojamos problemos traukia į savo tvarkaraštį, kai jos praleidžia savo laiką.

Kai projekto vadovas turi tikrąjį projekto rėmėjo laiką, tai nėra blogas dalykas ar įsikišimas į rėmėjo laiką. Laikas, praleistas su projekto vadovu ir projekto rėmėju, turėtų būti labai produktyvus. Išlaikykite užklausą sutelktą, kad būtumėte naudoję tik tiek, kiek reikia, savo rėmėjo laiką.

Kadangi jūsų rėmėjas su jumis patiria produktyvų vieną kartą, jis laukia jūsų susitikimų. Žmonės aukšto lygio organizacijose dažnai praleidžia laiką neproduktyviuose susitikimuose, kuriuose jie turi dalyvauti. Dalyvavimas produktyviame susitikime galėtų paskatinti jūsų projekto rėmėjo pokyčius.