Jūsų projekto suinteresuotųjų šalių erzinimo būdai

Kaip projekto vadovas, jūsų užduotis yra užtikrinti, kad suinteresuotosios šalys - tai jūsų projekto komanda ir pagrindiniai klientai bei tiekėjai - gautų, ko jiems reikia iš projekto. Jūsų suinteresuotieji subjektai turėtų būti jūsų pagrindiniai čempionai. Jie turėtų jus paremti, padedantys pasiekti projekto tikslus ir užtikrinti, kad kiekvienas atsidurtų ta pačia kryptimi.

Tačiau juos lengva pakenkti. Ir kai taip atsitinka, jie gali paversti žmonėmis, kurie nenori nieko daryti su jūsų projektu. Tai didelė rizika projekto vadovui, nes jums reikia jų pagalbos ir paramos, kad būtų sėkminga. Be jų įvedimo negalėsite pristatyti savo projekto. Čia pateikiami būdai, kaip pakenkti jūsų projekto dalyviams ir ką turėtumėte daryti.

Nesugebėjimas bendrauti

Bendravimas turėtų būti apie 80% projekto vadovo. Kai nepasakysite savo komandai, tiekėjams ar klientams, kas vyksta, tada jie greitai erzina. Dar blogiau, jie linkę užpildyti spragas, paaiškindami, kas vyksta, o tai tikriausiai nėra tiksli ir gali būti tiesiog žalinga projekto reputacijai.

Vietoj to, pateikite aiškias projekto ataskaitas. Susipažinkite su jais individualiai ir grupėse ir informuokite juos apie kiekvieną žingsnį. Sudarykite projekto komunikacijos planą ir atlikite suinteresuotųjų šalių analizę, kad galėtumėte išsiaiškinti, kas turi išgirsti, ką ir kada reikia išgirsti.

Nepateikus jų nuomonės

Bendravimas yra vienas dalykas, tačiau paprastai tai susiję su būsenos atnaujinimu ir projektų stebėjimu. Jums reikia padaryti daugiau, kad juos įtrauktumėte į projektą. Tai gali suardyti žmones, kai jie yra konkrečios srities ekspertas, ir jūs neprašote jų įvesti ką nors, ką jie yra labai kvalifikuoti komentuoti. Projektų vadovai gali patekti į spąstus, manydami, kad jiems reikia daryti viską ir priimti visus sprendimus, tačiau tai visai nėra.

Vietoj to, paklauskite jų nuomonės, kaip elgtis su projekto problemomis. Atkreipkite dėmesį į jų nuomonę. Jūs neturite daryti to, ką jie siūlo, tačiau jis padeda kurti santykius, jei klausotės. Tai galite padaryti per projektų susitikimus ir būti išklausyti, kai jie atvyksta pas jus su pasiūlymais. Jei tai jūsų komanda, įsitikinkite, kad jie turi pakankamai galimybių pareikšti savo nuomonę.

Tikėti, kad jūsų kvalifikacija suteiks jums supervalstybes

Būdamas „PMP®“, jūs nesate pasaulio geriausias projekto vadovas (nors jis gali padėti mažai). „PRINCE2® Practitioner“ sertifikato arba APMP arba bet kurio kito projekto valdymo pavadinimo laikymas jums nepadeda.

Kalbėdami apie savo kvalifikaciją visą laiką ir apie tai, kaip knygos daro tai, yra tikras būdas pakenkti jūsų suinteresuotosioms šalims. Jie nenori išgirsti apie savo puikius balus egzaminuose ar kaip taikote metodiką savo projektui. Iš tiesų, visi jie nori, kad projektas vyktų gerai. Jie nesirūpina, kaip ten patekti, didžiąją laiko dalį.

Negalima manyti, kad, nes turite kvalifikaciją ir žinote, kaip atlikti rizikos valdymą, pvz., Kad jūs negalite patekti į projekto riziką. Tai atsitinka geriausiems iš mūsų. Taigi geriau būti nuolankus ir ypatingas, praktiškai panaudodami savo įgūdžius ir netikėdami, kad jie jus viršys jūsų bendraamžiais.

Jūsų kvalifikacija turėtų tyliai suteikti jums pasitikėjimą, kad jūsų darbas būtų kuo geresnis, tačiau pastebėsite, kad daugelis žmonių, kurie dirba kaip projektų vadovai, turi sertifikatus. Tiesą sakant, daugelis žmonių, dirbančių specializuotose pramonės šakose, turi sertifikatus, o daugeliui kompanijų jūsų kompetencijos srityje, nepriklausomai nuo to, ar tai yra architektūra, apskaitos ar projektų valdymas, yra tiesiog higienos veiksnys.

Negalima tikėtis, kad jūsų suinteresuotieji subjektai bus sužavėti ir nesikalbėkite apie juos visą laiką. Parodykite savo įgūdžius gerai pristatydami projektą ir parodydami, kaip taikote žinias, kurias išmokote klasėje.

Termino keitimas

Kai kiekvienas yra pasirašęs projekto etapus ir žino, kas vyksta, kai visi galite dirbti harmoningai kaip viena komanda. Pakeitus terminus ir niekam nesakykite, kad žmonės pradeda erzinti.

Datos keitimas turi didelį poveikį kitų žmonių darbui. Jie galėjo užsakyti atostogų laiką dėl kritinio darbo su projektu. Gali būti, kad jie turėjo papildyti išteklius kitose komandose, nes tam tikru laiku reikia projekto. Jei pakeisite datas, nesuprasdami visų šio pagrindo, galite rizikuoti.

Jūsų projekto rėmėjas supras, ar negalėsite pasiekti sutartų etapų. Dalykai keičiasi. Yra naujų elementų, pridėtų prie jūsų projekto apimties ar dalykų. Tačiau ne jūsų darbas yra susitarti dėl pakeitimų tik galutiniams terminams. Dirbkite su savo projekto komanda, kad suprastumėte pokyčių poveikį. Tada pasiūlykite sprendimą savo projekto rėmėjui, paaiškindami priežastis, dėl kurių pasikeitė datos.

Įsitikinkite, kad visi suinteresuotieji subjektai žino apie pokyčius ir kaip jie gali paveikti jų darbą. Tada, su kiekvienu sutikimu, atlikite pakeitimus ir atnaujinkite savo projekto dokumentus. Jūs niekada neturėtumėte paprasčiausiai keisti datų, nesuteikdami likusiai komandai.

Naikinti jų laiką

Susitikimai turėtų būti veiksmingi, gerai valdomi ir labai naudingi visiems. Bet tai ne visada. Daug kartų suinteresuotosios šalys skundžiasi, kad jie praleido laiką susitikimuose. Nėra darbotvarkės, arba sprendimas, kurį jie tikėjosi, nebuvo priimtas, nes kambaryje buvo neteisingi žmonės.

Jūs taip pat turite kitų galimybių švaistyti savo laiką - tai ne tik susitikimai. Negalima netvarkyti savo gautų laiškų, kai jie neturi būti siunčiami į el. Laiškų kopiją. Vietoj to, projekto dalyviai taip pat turi atlikti kitą darbą, todėl jie turi protingai naudotis savo laiku. Įsitikinkite, kad jūsų susitikimai turi darbotvarkę. Suplanuokite, pakvieskite teisingus žmones ir įsitikinkite, kad po to sekate.

Siųsti el. Laiškus tik atitinkamiems žmonėms. Jei reikia cc kam nors, įsitikinkite, kad jie supranta, kodėl jiems svarbu žinoti, ir vengti baimės „atsakyti visiems“, kiek galite. Tiesiog suvokkite, kad kiti žmonės yra užsiėmę ir kad jūsų projektas nėra jų pagrindinis prioritetas visą laiką (jei jis yra bet kuriuo metu).