Kaip sukurti užsakomųjų paslaugų planą

Didelė diskusija apie užsakomųjų paslaugų teikimą žiniasklaidoje daro tai sudėtinga, tačiau gana paprasta. Net ir mūsų namuose „užsakome“ daug užduočių: virimas, mūsų vejos palaikymas ir vaikų priežiūra, kad būtų galima paminėti keletą. Kai neturime laiko, dėmesio ar įgūdžių dirbti patys, mes ieškome asmens, kuris gali, ir ką nors, kas atliks darbą už kainą, kurią galime sau leisti mokėti. Korporacijos veikia taip pat, nors jų sprendimai gali apimti daugiau veiksnių ir sprendimų priėmėjų.

Plėtros procesas

Bet kaip ir šeimos, priimančios skirtingus sprendimus, korporacijos gali ateiti į skirtingus sprendimus dėl užsakomųjų paslaugų.Nėra šablono, kuris veiktų visoms įmonėms, tačiau yra procesas, kurį visos įmonės turi apsvarstyti:

Realizacija

Anksčiau daugelis korporacijų net nežinojo, kas buvo užsakomoji paslauga. Šiandien jie žino apie užsakomuosius darbus, tačiau gali nesuvokti, kiek užsakomųjų programų (pvz., Užsakomųjų paslaugų) jie jau veikia: kopijavimo centrai, pašto kambariai, įrenginių valdymas, IT ir netgi įmonių teisės departamento dalys. Užsakomosios paslaugos gali neišspręsti kiekvienos problemos, tačiau mokymasis apie ankstesnes sutartis generuos naujus projektus ir suteiks vertingos informacijos.

Tikslų nustatymas

Kad būtų sėkmingai sukurta užsakomųjų paslaugų programa, reikia apibrėžti konkrečius tikslus, pvz., Bendrų įmonių sąnaudų sumažinimą penkiais procentais, sutelkti dėmesį į vienos vietos efektyvumą arba pažvelgti tik į viename verslo vienete atliekamas funkcijas. Tikslai nereikalauja milžiniškų detalių. Padidinus užsakomųjų paslaugų, apibrėžimai pasikeis.

Dalyvavimas

Norint prisidėti prie plano, patikrinti prielaidas ir pateikti ekspertų nuomonę, jums reikia dalyvių iš įvairių sričių. Kai pereinate nuo bendrojo plano prie konkrečių projektų, šį procesą pakartosite ir sukursite dar daugiau specifinių žinių turinčių pogrupių.

Identifikavimas

Dabar, kai turite tikslų ir ekspertų, kad nustatytumėte ir interpretuotumėte informaciją, atėjo laikas nustatyti konkrečius užsakomųjų paslaugų programos projektus. Kiekviena įmonė kuria skirtingus kriterijus ir skatina kultūrą, kaip ir finansinę ar operatyvinę analizę, tačiau yra bendrų kriterijų, kuriuos turėtumėte ieškoti:

• Ankstesni sprendimai: Jūsų įmonė greičiausiai priėmė sprendimus dėl ne darbuotojų, pavyzdžiui, laikinų darbuotojų arba paslaugų sutarčių, naudojimo. Išsamesnės informacijos ieškokite su pirkimais ir jūsų PMO (Project Management Office). Pažiūrėkite, kaip jie sprendė šio sąrašo problemas, ir surinkite įgytas pamokas.
• Kompetencija: Ar atliekate funkcijas ar gaminate produktus be pakankamos kompetencijos, ar turite problemų išlaikant vadovus? Ar dabartinė vadovybė turi planą spręsti šias problemas? Jei ne, tai galėtų būti geras užsakomųjų paslaugų projektas.

• Kokybė: Net jei funkcija turi žmonių, turinčių reikiamų įgūdžių ir patyrusių vadovų, jums gali nebūti reikiamos paslaugos lygio. Ar vadybininkas atlieka klientų apklausas? Ką klientai sako apie produktus ar paslaugas? Kokyb ÷ s trūkumas ar susidom ÷ jimas klientų aptarnavimu yra dar viena užsakomųjų paslaugų teik ÷ jo vėliava.
• Kaina: Ypač aukštos kokybės paslauga nebūtinai yra gera vertė. Kaip jūsų išlaidos palyginamos su konkurentais? Ar funkcija sukuria mėnesines ataskaitas: vieneto sąnaudos, veiklos sąnaudos, kelių metų sąnaudų tendencijos? Jei ši funkcija negali pateikti šių ataskaitų, užsakomoji paslauga gali suteikti daugiau skaidrumo jūsų veiklai.

• Skalė: Tikrindami visą įmonę, atliksite daugybę netikėtų atradimų. Lik susikaupęs! Vienas didelis projektas yra geresnis kandidatas į užsakomuosius darbus nei keletas mažesnių projektų. Šis didelis projektas reikalauja daug mažiau administracinių ir valdymo išteklių. Išlaikykite išsamų sąrašą, tačiau pasirinkite tik kandidatus, kurie daro didelį poveikį jūsų pirmajai projektų bangai.
• Saugumas: Dabar jūs turite gerą idėją apie galimus projektus. Atėjo laikas filtruoti juos pagal saugumo standartus. Saugumas yra sudėtingas ir prieštaringas dalykas. Skirtingi standartai taikomi skirtingoms pramonės šakoms, o kai kurios įmonės yra labiau sąmoningos nei jų konkurentai. Suprasti vidaus ir pramonės standartus ir atitinkamai ribokite užsakomuosius projektus. Į diskusijas įtraukti teisinius, IT, įmonių saugumo, atitikties (jei taikoma) ir bet kokius „rizikos“ skyrius.

• Prioritetai: Kiekvienas aukščiau nurodytas elementas (ir galbūt ir kitos savybės) turi būti įvertintas, o po to kiekvienam projektui turėtų būti priskirta bendra „užsakomųjų paslaugų vertė“. Be abejo, bus daug diskusijų, kurios ypatybės yra svarbiausios, jei jų balai yra tikslūs ir ar reikėtų atsižvelgti į kitas savybes. Nenustebkite, jei šis procesas trunka mėnesius ar net metus.
• Bendravimas: Iki to laiko, kai nustatėte svarbiausius projektus, surengėte daug susitikimų ir kalbėjote su daugeliu žmonių. Tikėtis, kad šios diskusijos bus viešos informacijos skyriuose, kuriuos ketinate skirti užsakomosioms paslaugoms. Visada turėkite omenyje, kad šios diskusijos bus pasiekiamos jūsų darbuotojams, dažnai realiu laiku. Būtina paruošti ir pasiruošti kruopščiai apgalvotoms verslo komunikacijoms. Niekada neleiskite gandams tapti geresniu informacijos šaltiniu nei faktai.

Vykdymas

Šio proceso pabaigoje turėsite savo pradinį užsakomųjų paslaugų planą. Vykdant šį planą yra daug daugiau veiksmų: duomenų patvirtinimas, konkrečių projektų pakomitečių kūrimas, pardavėjų, pilotų, sutarčių sudarymo ir kt. Nustatymas. Tačiau plano kūrimas suteikia jums pirmuosius ir svarbiausius žingsnius.