Kaip pasirinkti žmogiškųjų išteklių informacines technologijas

Žmogiškųjų išteklių informacinė sistema (HRIS) yra labai svarbi įmonėms, kad jos galėtų valdyti savo išmokų planus ir informaciją apie darbuotojus. Privalumai valdymo technologija nebėra malonu turėti, bet būtinybė padėti žmogiškiesiems ištekliams valdyti tiek informacijos jūrą, tiek pinigus, išleistus išmokų planams, kadangi žmogiškųjų išteklių personalas susiduria su ribotais ištekliais ir nuolat keičiasi duomenimis.

Bet kaip HR ir kiti vadovai supranta, kad jie renkasi geriausią žmogiškųjų išteklių informacinę technologiją, kad galėtų valdyti visas detales, ir kad pasirinktas sprendimas bus laikomas laiko patikrinimu?

Toliau pateikiami pagrindiniai klausimai ir atsakymai į žmogiškųjų išteklių informacinės technologijos pasirinkimo procesą.

Koks yra lankstumo ir mastelio laipsnis, kurį teikia HR informacinių technologijų programinė įranga?

Žmogiškųjų išteklių specialistai turėtų nustatyti, ar programinė įranga gali importuoti duomenis iš kelių „Excel“ skaičiuoklių, duomenų bazių ir popieriaus dokumentų ir kokio lygio ji gali sąveikauti su visomis kitomis sistemomis ir duomenimis, kurių reikia.

Programinė įranga turėtų turėti galimybę priimti ir filtruoti informaciją iš kelių šaltinių. Idealiu atveju šis procesas taip pat turėtų būti automatizuotas. Daugelis prisijungimo prie interneto sprendimų reikalauja, kad duomenys būtų tvarkomi rankiniu būdu, kol jie gali patekti į vežėją atnaujinti savo sistemas. Atnaujinimo formato automatizavimas, perdavimo tvarkaraštis ir pristatymo būdas gali padėti pašalinti atsiskaitymo ir tinkamumo klausimus.

Ar programinė įranga sugebės laikytis HR bendrovės ir naudos teikėjų taisyklių?

Iš tikrųjų galintis registruotis variklis įvertins kiekvieną registracijos veiklą ir taikys bet kokį būtiną taisyklių, pranešimų, raginimų ir parinkčių derinį, specialiai sukurtą tam, kad atitiktų pageidaujamus tinkamumo reikalavimus. Programinė įranga turi atitikti visas tinkamumo taisykles, kurias turi bendrovė ir vežėjai.

Ar žmogiškųjų išteklių informacinė technologija galės augti ir išplėsti su organizacija?

Vyriausiasis įgaliotinis turėtų įvertinti technologijos gebėjimą augti, nes įmonė samdo naujus darbuotojus, biurus, naudos pokyčius ir taisykles. Vyriausiasis įgaliotinis turėtų paklausti apie kiekvienos iš šių elementų ribas.

Ar technologijos programinė įranga gali integruotis su kitomis sistemomis?

Darbo užmokesčio ir kitos funkcijos dažnai dalijasi ta pačia informacija kaip ir išmokų valdymas. HR gali gauti didesnį efektyvumą, kai duomenys ir kita darbuotojų informacija, įvesta į vieną sistemą, dalijamasi su kita sistema. Kita reikalinga funkcija - stebėti darbuotojų įdarbinimą.

Kas yra atsakingas už sprendimo įgyvendinimą ar kūrimą?

Kokio lygio mokymas? Kai kurie sprendimai reikalauja, kad klientas būtų labai susijęs su pradiniu diegimu, o tai gali būti didžiulis jau užimamiems žmogiškųjų išteklių administratoriams.

Vyriausiasis įgaliotinis turėtų turėti aiškų supratimą apie reikiamą mokymo ir techninės patirties lygį ir numatomą laiką. Šios temos sprendimų teikėjai gali pateikti įžvalgų apie subtilias sritis, kurios iš pradžių gali pasirodyti paprastos, tačiau turi didelę technologinę patirtį. HR gali nustatyti konkrečias užduotis, kurios gali būti taip sudėtingos, kad realiai trukdytų baigti darbą, galbūt sumažindamos žmogiškųjų išteklių informacinės technologijos vertę ir IG.

Ar yra mokestis, jei mokymas dalyvauja?

Taip pat turėtų būti įvertintos mokymo išlaidos, įskaitant laiką ir kelionės išlaidas, susijusias su kelione už objekto vietos ribų. Žmogiškųjų išteklių reikia susipažinti su visomis sunkiomis ir minkštomis sąnaudomis, susijusiomis su personalo informavimo technologijų diegimu.

Kas turės duomenų?

Atsakymas į šį klausimą turėtų būti Žmogiškųjų išteklių organizacija. Įmonės turėtų galėti pervežti savo duomenis į bet kurį taikomųjų paslaugų teikėją (ASP). Jei duomenys yra vežėjo nuosavybės teise priklausančiame serveryje, kompanija kartais gali būti apmokestinama papildomais mokesčiais, jei ji pakeis vežėjus.

Kokios priežiūros ir priežiūros rūšys reikalingos? Kai programinė įranga įdiegta įmonės darbo vietose ar serveriuose, dažnai reikia nuolat atnaujinti šią technologiją ir gali būti sudėtinga planuoti ir valdyti. HR informacinės technologijos atnaujinimai dažnai atliekami automatiškai, naudojant programinę įrangą, kurią galima rasti internete per taikomųjų programų teikėją (ASP) arba programinę įrangą kaip paslaugą (SaaS).

Kokios saugumo priemonės yra įdiegtos į HR informacines technologijas?

Jei programinė įranga yra prieinama internetu, naudojant ASP arba SaaS modelį, paslaugų teikėjas turėtų pasiūlyti kasdienines atsargines kopijas, atsargines serverius ir papildomus apsauginius sluoksnius. Turėtų būti įdiegtos papildomos sistemos ir procedūros, kad būtų apsaugota informacija, kad jie nebūtų prarasti ar prieinami nepatvirtintam personalui. Vyriausiasis įgaliotinis, pasikonsultavęs su kitais vadovais, turėtų turėti išimtinę teisę nuspręsti, kam bus suteikta prieiga prie žmogiškųjų išteklių informacinės technologijos ir kokio laipsnio.

Ar darbuotojai galės užsiregistruoti naudos planuose ir keisti realaus laiko duomenis į savo asmeninius duomenis ir planuoti pasirinkimus?

Darbuotojams turėtų būti suteikta prieiga, atsižvelgiant į plačią, visuotinę prieigą prie kompiuterių.

Dauguma darbuotojų turi interneto prieigą namuose. Darbuotojų savitarnos paslaugos suteikia didžiulį potencialą sutaupyti laiko ir pinigų. Gera savitarnos sistema padės darbuotojams sklandžiai įvesti informaciją apie save ir jų išlaikomus asmenis.

Sistema turėtų aiškiai parodyti turimus planus ir suteikti darbuotojams galimybę pasirinkti jų patogumui, supaprastinant šiuos veiksmus per burtininkus. Darbuotojai taip pat turėtų turėti galimybę pridėti išlaikytinius ir, jei reikia, keisti informaciją 24 valandas per parą, septynias dienas per savaitę.

Tai yra papildomi klausimai, į kuriuos reikia atsakyti vertinant jūsų organizacijos žmogiškųjų išteklių informacinių technologijų poreikius.

Ar technologija suteiks žmogiškuosius išteklius su institucija, kuri nuspręs, kam bus suteikta prieiga ir kokiu laipsniu?

Tuo pačiu būdu, suteikiant darbuotojams prieigą, ši technologija turėtų suteikti galutiniam žmogiškųjų išteklių sprendimui. Vyriausiajam įgaliotiniui turėtų būti suteikta teisė patvirtinti visus duomenis prieš perduodant juos vežėjams, taip pat turėtų nustatyti, kokiu mastu darbuotojai ir kiti turi prieigą.

Kokių tipų ataskaitų teikimo galimybės yra prieinamos „Hr Information Technology“?

Ataskaitų teikimo technologija turėtų pasiūlyti kelis vaizdus ir formatus (skaičiuoklę, PDF, HTML), didelį vaizdų vertinimą ir gebėjimą mažinti sprendimų priėmimo procesą. Vyriausiasis įgaliotinis turėtų galėti bet kuriuo metu įvertinti, ar jie yra įtraukti į konkrečius planus, neįvykdytus veiksmus ir darbuotojų demografinės informacijos pokyčius, susijusius su išmokomis ir kitais darbuotojų duomenimis.

Ar programinės įrangos pasiūlymas pasižymi specifinėmis funkcijomis, padedančiomis sutaupyti laiko?

Priklausomai nuo savo departamento poreikių, žmogus gali norėti paklausti apie technologijos gebėjimą apdoroti informaciją partijomis, valdyti pranešimus ir atsiskaityti už COBRA politiką, teikti savarankiško atsiskaitymo ir sąskaitų suderinimo priemones ir konkrečias ataskaitas.

Ar programinė įranga siūlo specifines savybes, kad padėtų žmogui geriau bendrauti su darbuotojais?

Kai kurios programos suteikia žmogiškiesiems ištekliams lankstumo bendrauti su darbuotojais daugeliu lygių - per masinį el. Laišką, elektronines skelbimų lentas ir konkrečius filtravimo kriterijus (pvz., Vietą, departamentą, draudimo planus, registracijos statusą, išėjimo į pensiją statusą ir kt.) Per HR informacinių technologijų sistema. Turint daugybę būdų bendrauti, galima toliau automatizuoti procesus ir padėti žmogui geriau orientuoti pranešimus.

Ar programinė įranga siūlo specifines savybes, kad padėtų žmogui geriau bendrauti su darbuotojais?

Be to, kad HR galėtų patvirtinti sandorius, daugelis žmogiškųjų išteklių informacijos sistemų taip pat suteikia žmogiškųjų išteklių pajėgumus tarnautojui tikrinti vežėjo sąskaitas, kad įsitikintų, jog jie sutinka su sistemos duomenimis. Tai gali:

• užtikrinti vežėjų sąskaitų faktūrų tikslumą
• sutaupyti laiko ir pinigų
• padėti laiku pristatyti darbuotojus ir. t
• sustiprinti tinkamumo patvirtinimą, kai darbuotojai eina priežiūros.

Kaip bus keičiamasi informacija su vežėjais?

Ir kas bus atsakingas už šią sąveiką? Žmogiškųjų išteklių informacinės technologijos sistemos integravimas turėtų būti vertinamas ne tik pagal vežėjų, su kuriais programinė įranga turi ryšius, skaičių, bet ir pagal tai, kokio tipo jungtį jis įgalina. Norint užtikrinti sėkmingą sąveiką su vežėjais naudojant naudos valdymo programinę įrangą, reikia daug veiksmų, įskaitant:

• surinkti pirminį įgyvendinimo duomenų surašymą;
• pradinės integracijos sukūrimas vykstančiam keitimuisi informacija;
• koordinuoti kasdienę ar savaitinę sąveiką, siekiant užtikrinti, kad duomenys būtų gauti ir tiksliai taikomi;
• peržiūrėti vykdomus atnaujinimus;
• užtikrinant, kad registracijos reikalavimai būtų patenkinti vežėjams, laikantis reguliavimo institucijų; ir
• skatinti aktyvų ryšį su kiekvienu vežėju, siekiant pagerinti keitimosi duomenimis ryšius.

Žinojimas, kas yra atsakingas už kiekvieną užduotį, yra labai svarbus norint suprasti visą produkto pasiūlą. Kiekvienas programinės įrangos tiekėjas pasiūlys kitokį integracijos lygį, kai tam tikriems visiems suteiks pirmiau aprašytas užduotis. Žmogaus teisių administratorius turėtų ieškoti darbo su tiekėjais, kurie demonstruoja stiprius, nuolatinius ir sklandžius ryšius su įmonės pasirinktais vežėjais.

Daugelis paslaugų teikėjų įgalina perduoti bendrąjį ANSI 834 failą, kurį vežėjas gali priimti arba nepriimti, o veiksnys, kurį dažnai lemia grupės dydis.

Vadybininkai turėtų ieškoti tiekėjų, kurie siūlo švarius, patvirtintus pervedimus (užtikrindami sandorio tinkamumą), pritaikytus prie kiekvieno vežėjo poreikio išvengti problemų. Jie taip pat turėtų ieškoti paslaugų teikėjų, turinčių specialų EDI (elektroninių duomenų mainų) skyrių, kad galėtų bendrauti su savo vežėjo konkrečia perdavimo kalba.

Kokio lygio klientų aptarnavimas teikiamas?

Ar yra papildomas mokestis už aptarnavimą? Vyriausiasis įgaliotinis turėtų nustatyti teikiamos pagalbos prieinamumo lygį ir tai, kas yra klientų aptarnavimas - internetinė pagalba per duomenų bazę, internetinį pokalbį, el. Pašto palaikymą, pokalbius su gyvu asmeniu arba jų derinį. Atsižvelgiant į naudą ir kitą žmogiškąją informaciją, vadovai turėtų tikėtis atsakymo į užklausas per 24 valandas nuo tiesioginio kontakto, kuris gali padėti.

Kokia yra HR informacinių technologijų sistemos kaina ir ar ji viršija naudą?

Vyriausiasis įgaliotinis turėtų įvertinti visas HR informacinių technologijų sistemos išlaidas, įskaitant visus metinius, mėnesinius ir vienkartinius mokesčius, kartu su teikiamomis išmokomis. Šiek tiek brangesnė sistema gali daugiau nei mokėti už skirtumą su funkcijomis, kurios leidžia darbuotojams išlaikyti savo įrašus ir siūlo didesnį patogumą, laiko taupymą ir tikslumą. Šiuos veiksnius reikia apsvarstyti ir įvertinti, renkantis žmogiškųjų išteklių informacinių technologijų sistemą.

HR informacinių technologijų sistemų poreikis didėja. Žmogiškųjų išteklių personalas, aptikęs daugybę galimybių HR informacinių technologijų sistemose, vis svarbiau analizuoti ir pasverti visas galimas galimybes.

Žmogiškųjų išteklių informacinės technologijos sistemos pasirinkimas turėtų būti vertinamas kaip investicija, kuri didės su departamentu ir įmonės poreikiais. Šie klausimai padės jums pasiekti tinkamą jūsų įmonės žmogiškųjų išteklių informacinių technologijų sistemą.