5 pagrindiniai sėkmingo projekto elementai

01 Įsipareigoto projekto rėmėjas

Projekto rėmėjas yra aukšto lygio asmuo organizacijoje, kuriam priklauso projektas. Prisiimtas projekto rėmėjas tikisi, kad projektas bus sėkmingas ir padarys viską, ką gali padaryti, kad užtikrintų sėkmę.

Projekto rėmėjas turi keturias pagrindines su projektu susijusias pareigas. Pirma, rėmėjas remia projektą. Jis viešai ir privačiai džiugina projekto komandą. Antra, rėmėjas remia projekto vadovą. Kai projekto vadovui reikia pašalinti kliūtis, jis kreipiasi į rėmėją pagalbos, nes rėmėjas turi organizacinę įtaką tam, kad įvyktų. Trečia, rėmėjas suderina išteklius, tiesiogiai ar dirbdamas su kitais aukšto lygio žmonėmis, kad gautų išteklius. Kai rėmėjas yra tvirtas projekto čempionas, rėmėjo bendraamžiai dažniau prisideda prie didelių išteklių. Ketvirta, rėmėjas palengvina sprendimų priėmimą. Kai projekto komanda užsikrečia, rėmėjas gali perduoti sprendimą ar išspręsti sprendimą.

Rėmėjas lieka informuotas nuolatinis ryšys su projekto vadovu. Abi jos bendradarbiauja siekdamos nustatyti, kada rėmėjas turi įsitraukti ir aktyviau vykdyti rėmėjo atsakomybę remdamas projekto vadovą. Pavyzdžiui, projekto vadovas gali turėti sunkumų gauti informaciją iš organizacijos finansų skyriaus. Projekto rėmėjas gali kreiptis į vyriausiąjį finansų pareigūną apie situaciją ir paprašyti, kad užduotis gauti informaciją būtų teikiama pirmenybę teikiant konkuruojančioms užduotims.

02 Išvalyti tikslai ir taikymo sritis

Prieš atliekant ar net planuojant darbą su projektu, projekto rėmėjas turi suformuluoti projekto tikslus ir apimtį. Tikslai yra dideli dalykai, kuriuos projektas turėtų atlikti. Paimkite, pavyzdžiui, programinės įrangos tobulinimo projektą. Žmogiškųjų išteklių skyrius naudoja gerai žinomą pritaikomą verslo programinę įrangą darbo užmokesčio valdymui. Organizacija nori pridėti mokymosi valdymo modulį. Projekto tikslai yra pritaikyti mokymosi valdymo programinę įrangą prie organizacijos verslo poreikių ir integruoti ją su esama darbo užmokesčio sistema.

Apimtis apibrėžia projekto parametrus. Tęsiant programinės įrangos projekto pavyzdį; šio projekto apimtis apsiriboja mokymosi valdymo sistemos diegimu ir integravimu su darbo užmokesčio sistema. Daug kartų tai yra naudinga nustatyti dalykus, kurie yra nesusiję, kad suprastumėte, kas yra taikymo sritis. Šiam projektui kitų modulių pridedama. Apskaitos skyrius negali atvykti į projekto vadovą ir paprašyti atsiskaitymo, gautinų sumų ar mokėtinų sumų.

Modulio pridėjimas, kai projektas bus apibrėžtas, leidžia išplėsti taikymo sritį. Geri projektų rėmėjai ir projektų vadovai saugo nuo aprėpties ir labai nenori pridėti taikymo srities vidurio projekto. Projekto apimties didinimas didina projekto poreikį, pavyzdžiui, laiką ir pinigus. Be to, dirbant su papildoma apimtimi, kyla pavojus darbo produktų kokybei.

03 Geras projekto vadovas

Projekto vadovas planuoja dirbti ir organizuoti išteklius, kad gautų projektą. Šis asmuo yra ryšys tarp projekto rėmėjo, kuris nustato viziją, ir projekto komandą, kuri ją įgyvendina. Kaip tinkama ir laiku, projekto vadovas pateikia suinteresuotiesiems subjektams pasiūlymus.

Projektų vadovai paprastai turi tokius požymius, kurie padeda jiems perkelti projektą:

• Projektų vadovai yra planuotojai. Jie galvoja apie darbo seką ir žino, kas turi įvykti po to, kai komanda baigia atlikti užduotį. Jie daro gerus planus, bet taip pat žino, kada būti lankstūs ir nukreipti nuo plano.
• Projektų vadovai yra patikimi. Sėkmingai, priklausomai nuo kitų darbų, projektų vadovams reikia žmonių pasitikėti savo geru ketinimu ir kompetencija. Pasitikėjimas yra ypač svarbus santykiuose tarp projekto vadovo ir projekto rėmėjo.
• Projektų vadovai linkę būti ekstravertiški, nes didžioji jų darbo dalis apima bendravimą.

Jie laiko žmones atskaitingais savo įsipareigojimams. Štai pavyzdys. Projekto komandos nario vadovas pranešė projekto vadovui, kad komandos narys gali skirti keturias valandas per savaitę projektui. Šis komandos narys praleido du savaitinius posėdžius iš eilės ir nepadarė jokios pažangos vykdant užduotis, susijusias su darbo suskirstymo struktūra. Po pirmojo praleisto susitikimo projekto vadovas susitiko su komandos nariu, kad aptartų nebuvimą ir praleistus terminus. Komandos narys teigė turėjęs daugiau neatidėliotinų prioritetų. Projekto vadovas įtarė, kad tai nebuvo tiesa, todėl po antrojo praleisto susitikimo projekto vadovas susitiko su komandos nario vadovu. Vadovas projekto vadovui pasakė, kad jis įsitikins, kad komandos narys elgsis.

04 Suinteresuotosios šalys

Su projektu susiję suinteresuotieji subjektai yra žmonės, kurie yra suinteresuoti projekto sėkme, bet nėra projekto komandos nariai. Jie nemano apie projektą kasdien, pavyzdžiui, projekto vadovas ar projekto komandos nariai, tačiau jie nori būti kritiškų sprendimų ir bendros pažangos link projekto tikslų.

Suinteresuotosios šalys turi savo motyvaciją neatsilikti nuo projekto veiklos, tačiau projekto vadovo pareiga yra juos paversti tokiais būdais, kurie skatina projekto tikslus. Daugeliu atvejų tai reiškia subtilų balansą tarp pernelyg didelės sąnaudos ir per mažai informacijos. Suinteresuotosios šalys negali apsvarstyti kiekvieno sprendimo. Tai nulemtų projektą ir kiekvienu sprendimu kovotų. Priešingai, suinteresuotieji subjektai negali būti uždaryti, nes svarbus beveik kiekvieno projekto aspektas yra suinteresuotųjų šalių tenkinimas.

05 Specialūs projekto komandos nariai

Projekto komandos nariai atlieka projekto darbą. Daug kartų projektų grupės nariai yra paskirti į projektą, be jų įprastų pareigų, o tai reiškia, kad nėra jokio kito darbo, skirto kompensuoti papildomą projektą. Projekto vadovai gali padėti komandų nariams derėtis su savo vadovais šiuo klausimu, tačiau projekto vadovas neturi jokios įtakos atsakomybei, kurią projekto komandos nariai turi už projekto ribų.

Komandos narių pasišventimas projektui yra labai vertingas. Be atsidavimo, galutinių terminų ir darbo produktai nėra geros kokybės. Specialūs komandos nariai yra motyvuoti laiku pasiekti biudžeto tikslus ir kokybės lūkesčius.