Kaip suteikti grįžtamąjį ryšį gynybiniams darbuotojams

Grįžtamasis ryšys yra vienas iš galingiausių įrankių vadovo įrankių rinkinyje darbo vietos stiprinimui.

• Teigiamas grįžtamasis ryšys orientuotas į elgesio, skatinančio aukštą našumą, nustatymą ir stiprinimą.
• Konstruktyvus grįžtamasis ryšys, dažnai vadinamas neigiamu grįžtamuoju ryšiu, yra orientuotas į elgesio pokyčių, kurie mažina aukštus rezultatus, nustatymą ir skatinimą.

Veiksminga grįžtamasis ryšys yra būdingas elgesiui (neigiamam arba teigiamam) ir pateikiamas kuo arčiau įvykio. Nors motyvuoti specialistai vertina tiek teigiamą, tiek konstruktyvų atsiliepimą, vadybininkai dažnai nepatogiai ją teikia, ypač viską, kas laikoma neigiama. Tyrimuose ir tyrimuose vadovai, kurie kovoja su konstruktyviu grįžtamuoju ryšiu, yra susirūpinę dėl to, kad jiems nepatiks ar jie baiminasi sukurti incidentą kritikuodami.

Vadovaudamas ir praktikuodamas pateiktus pasiūlymus, vadybininkas gali imtis baimės dėl neigiamų atsiliepimų pateikimo ir pokalbį paversti konstruktyviu įvykiu.

10 patarimų, kaip padėti pateikti neigiamą atsiliepimą

1. Gauti savo emocijas. Jūs nenorite kritikuoti kito žmogaus veiksmų, kai esate piktas ar nusiminęs. Jei tempai yra karšti, darykite laiko, kad viskas atsilaisvintų. Nors veiksminga, konstruktyvi grįžtama informacija yra kuo artimesnė stebimam incidentui, jei situacija yra šildoma, tikslinga planuoti kitą dieną susitikimą.
2. Niekada nepateikite neigiamų atsiliepimų prieš komandos narįs. Rasti privačią vietą. Susitikimą surengti savo biure arba suplanuokite konferencijų salę, kad gautumėte diskusijas.

1. Sutelkti dėmesį į stebimą elgesį, o ne į asmenį. Atminkite, kad konstruktyvaus grįžtamojo ryšio tikslas yra pašalinti elgesį, kuris mažina aukštą našumą. Jei asmuo suvokia, kad jis asmeniškai užpuolamas, jie greitai pasisuks gynybą ir bus prarasta prasmingos diskusijos galimybė.
2. Būk specifiškas. Efektyvi grįžtamoji informacija yra specifinė. Siūloma, „Jonas, tu tikrai įsitikinote, kad tai buvo,“ gali būti tiesa, bet jis nesako Jono, ką jis padarė neteisingai. Tas pats pasakytina apie tai, kad Marija sako, jog vėluoja dirbti per dažnai. Vietoj to, apibūdinkite labai specifinį elgesį ir nustatykite elgesio poveikį verslui. Pavyzdžiui: „Marija, kai vėluojate savo pamainą, reikalauja, kad mes turėtume kažką iš ankstesnio perėjimo. Tai reikalauja, kad mokėtume viršvalandžius; tu supranti?"

1. Būkite laiku. Jei kada nors gausite ilgą neigiamų atsiliepimų apie metinę veiklos apžvalgą sąrašą, jūs suprantate, kad ši informacija yra beprasmiška. Visų tipų atsiliepimai turėtų būti pateikti kuo greičiau po įvykio.
2. Išlikti ramiam. Nepriklausomai nuo to, kaip esate nusiminusi, niekada nemoka prarasti savo emocijų kontrolės. Kaip minėta pirmiau, jei jums reikia laiko, kad surastumėte savo emocijas, užtrukite diskusiją kelias valandas arba ne ilgiau kaip vieną dieną. Prisiminkite, kad grįžtamojo ryšio tikslas yra skatinti tobulėjimą ir kreiptis į diskusiją su šiuo teigiamu požiūriu.

1. Patvirtinkite savo tikėjimą asmeniu. Jis sustiprina trečiąjį žingsnį, bet čia jūs sakote jiems, kad vis dar tikite jais kaip asmeniu ir savo sugebėjimais; tai tik jų atlikimas, kurį norite pakeisti. Pasakykite kažką panašaus į „esate geras klientų aptarnavimo atstovas, todėl esu tikras, kad matote, jog reikia daugiau pacientų su klientais“.
2. Nustokite kalbėti ir pakvieskite kitą šalį. Pasakę asmeniui, kokie konkretūs, neseniai įvykdyti veiksmai buvo netinkami ir kodėl, nustokite kalbėti. Suteikite kitam asmeniui galimybę atsakyti į jūsų pareiškimus ir užduoti paaiškinimus.

1. Apibrėžti ir susitarti dėl abipusiai priimtino veiksmų plano. Sutikite dėl to, koks būsimas darbas yra tinkamas darbuotojui. Jei yra konkrečių dalykų, kuriuos darbuotojas turi pradėti daryti, arba reikia nustoti dirbti, įsitikinkite, kad jie yra aiškiai nustatyti. Jei yra kažkas, ką jums reikia padaryti, galbūt papildomas mokymas darbuotojui, taip pat susitarkite.
2. Nustatykite laiką tolesniam darbui.Nustatyti aiškią datą ir laiką, kad būtų galima peržiūrėti veiksmus ir tobulinti, yra svarbi grįžtamojo ryšio proceso dalis. Ji nustato atskaitomybę ir pagerina veiklos rezultatų gerinimo tikimybę.

Nepamirškite, kad atlikę konstruktyvų atsiliepimą ir susitarę dėl rezoliucijos ir tolesnių veiksmų plano, pereikite prie darbo. Nesikreipkite blogai į darbuotoją, nes jie padarė klaidą. Negalima nustumti ant jų, nebijodami, kad jie gali padaryti kitą klaidą. Stebėkite jų veiklą, kaip jūs dirbate su visais darbuotojais, bet nesistenkite.