Biudžeto valdymo patarimai naujiems vadovams

Tikėtina, kad, kai kas nors bus paaukštintas į savo pirmąjį vadovavimo vaidmenį, tai bus pirmas kartas, kai jie valdys departamento biudžetą.

Dauguma naujų vadovų gauna mažai arba visai nėra oficialaus mokymo, kaip parengti biudžeto prognozę, sekti jų išlaidas arba kaip atlikti metų vidurio koregavimus. Dažnai jie iš savo valdytojo arba finansų skyriaus gauna skaičiuoklę arba ataskaitą ir tikisi, kaip tai padaryti, arba išmokti bandymų ir klaidų.

Nors „bandymas ir klaida“ gali būti veiksmingas būdas išmokti naujus įgūdžius, būtų geriau, jei naujasis vadybininkas neturėtų padaryti per daug skausmingų klaidų. Štai keletas patarimų.

Investuokite laiką mokytis iš pradžių

Nėra geresnio laiko paklausti „kvailų“ klausimų nei tada, kai esate visiškai nauji kažkam ir niekada to nepadarėte. Geriau paklausti ir praleisti laiką iš anksto mokydamiesi, o ne laukti, kol kas nors turės atkreipti dėmesį į jūsų klaidas. Prašyti laiko iš savo vadovo (ar pirmtako, jei galite) peržiūrėti pagrindinę filosofiją, pagrindinius tikslus, formatą ir kiekvieną eilutės elementą. Jei jūsų organizacija turi finansinį asmenį, paprašykite, kad jis praleistų laiką su jumis. Dauguma jų bus priblokšti ir nori dalintis savo patirtimi.

Galų gale, jei jie galės išmokyti jus daryti tai, ką daryti pagal jų specifikacijas, jūs vėliau turėsite mažiau galvos skausmo.

„Finansų ir biudžeto sudarymas nefinansiniams vadovams“

Pasitarkite su savo vietinėmis universitetų verslo mokyklomis pagal „Vykdomąjį švietimą“. Dauguma verslo mokyklų siūlo vienos ar trijų dienų ne kreditų kursus. Kurso metu arba po jo, peržiūrėkite savo įmonės metinę ataskaitą ir suprasti įvairius finansinius rodiklius ir ataskaitas.

Tvarkykite savo departamento biudžetą kaip ir savo verslą

Kai dirbame didelėms organizacijoms, mes linkę į „įmonės“ pinigus elgtis kaip ant medžių. Tai nėra jūsų darbas, o dabar jūsų darbas yra vadovo pareigas užimti savo departamento išteklius.

Būkite komandos žaidėjas

Jei įmanoma, peržiūrėkite savo vadovo biudžetą. Nors svarbu turėti nuosavybės teisę į savo biudžetą, jūsų vienetas yra didesnio subjekto dalis. Paprašykite savo vadovo parodyti, kur jūsų biudžetas tinka ir palaiko didelį vaizdą, taip pat tarpusavio priklausomybę su bendraamžiais. Gali būti atvejų, kai kitam departamentui reikia pinigų už tikslus, kurie yra aukštesni nei jūsų. Negalima laukti, kol bus paklausta ar atsiimta - būkite aktyvūs ir pasiūlykite padėti savo bendraamžių valdytojui. Jūs būsite vertinami kaip strateginiai ir bendradarbiaujantys.

Negalima žaisti Stupid Games

Tik todėl, kad „visi tai daro“, tai nereiškia, kad tai nėra kvaila ir bloga. Tipiško kvailaus biudžeto žaidimo, kurį vadovai atlieka, pavyzdys yra „naudoti arba prarasti savo išlaidas“. Tai yra tada, kai artėjate prie metų pabaigos ir jūsų biudžetas vykdomas pagal jūsų prognozę. Ankstesniais metais, kai nepanaudojote, jūsų kitų metų biudžetas buvo nustatytas remiantis tų metų faktine suma. Taigi, kad jūsų biudžetas nebūtų sumažintas, eikite į parduotuvę - perkate daiktus, kurių jums nereikia, arba sukaupti tik tuo atveju, jei jums to reikia.

Sekti savo išlaidas kas mėnesį ir atlikite aktyvius pataisymus

Negalima daryti prielaidos, kad „kažkas“ jums pasakys, kai esate viršijant biudžetą. Tiesą sakant, jūs netgi galite paprašyti mėnesinių ataskaitų arba stebėti save. Negalima laukti iki metų pabaigos, kai tai nustebins (jums ir jūsų viršininkui). Iki to laiko per vėlu ištirti ir taisyti. Būkite atskaitingi, išmatuokite save ir aktyviai praneškite savo vadovui.

Būkite skaidrūs ir įtraukite savo komandą

Pasidalinkite savo biudžetu su savo komanda, galbūt netgi įtraukdami juos į prognozės kūrimą. Įtraukus savo komandą ir padedant jiems suprasti biudžeto sudarymo procesą, atsiranda bendros nuosavybės jausmas ir jūsų darbuotojai skatinami rasti kūrybiškų išlaidų valdymo būdų.

Būk strateginis

Ne tik paimkite praėjusių metų aktualijas ir pridėkite dešimt procentų į kitų metų prognozę. Pradėkite nuo strategijos ir tikslų kūrimo ir nustatykite išteklius, reikalingus šiems tikslams pasiekti. Jei jums reikia daugiau nei pernai, paruošite verslo atvejį, kad pamatytumėte savo prašymą dėl papildomo finansavimo.

Nenaudokite

Nors valdant biudžetą yra svarbus vadovo vaidmuo, niekada nepamirškite svarbiausio turto - jūsų žmonių! Įsitikinkite, kad praleidžiate mažiausiai penkis kartus daugiau laiko, nei kuriate savo komandą, kad jūs sutrumpintumėte numerius.