Personalo failų apžvalga ir pavyzdinių failų politika

Personalo byla yra darbdavių išsaugotas dokumentas apie visą darbo santykių su individualiu darbuotoju istoriją ir statusą. Darbdavys saugo šį darbo dokumentą personalo byloje dėl trijų priežasčių.

• Darbdavys nori turėti tikslią informaciją patogiai ir organizuotai, jei dėl kokios nors priežasties turite prieigą prie informacijos. Skubios pagalbos kontaktų, darbuotojų adresų, veiklos rezultatų vertinimo, drausminių laiškų, darbuotojų atpažinimo ir įdarbinimo paraiškų medžiagos pakeitimai yra pavyzdys, kokią informaciją darbdavys norėtų greitai pasiekti.
• Darbdavys turi saugoti dokumentus, susijusius su personalo klausimais, pvz., Darbuotojų atranka, atlikimu, darbo istorija, kompensavimo logika ir vidaus reklamos programomis, kad būtų galima nurodyti tik keletą.

  EEOC reikalavimas, ieškinys ar net būtinybė pateisinti, kad darbuotojui trūksta arba paaukštinama, reikalauja, kad darbdavys rinktų ir išlaikytų tokio pobūdžio darbuotojų dokumentus.

• Kai kurie darbuotojų įrašai yra reikalingi federalinėms ar valstybinėms vyriausybėms, kad darbdaviai išlaikytų. Darbuotojų informacijos organizavimas personalo byloje yra naudingas prieigai ir teisiniam atitikimui bei pasirengimui.

Personalo bylų tipai

Darbdavys paprastai tvarko kelių tipų personalo bylas, verslo naudojimą, darbuotojų konfidencialumą, medicinos privatumą ir teisinį atitikimą. Aš nežinau jokių įstatymų, kuriuose sakoma, kiek failų darbdavys privalo išlaikyti.

Tačiau yra daug įstatymų, ir yra personalo konfidencialumo geriausios praktikos pavyzdžių, kurie reguliuoja personalo bylų turinį ir kurie turi prieigą prie šios informacijos. Tai yra personalo bylos, kurias palaiko dauguma darbdavių JAV. (Visame pasaulyje galiojantys įstatymai ir praktika gali skirtis.)

• Personalo failas: Tai yra pagrindinė darbuotojų byla, kurioje yra darbo santykių istorija.
• Darbo užmokesčio failas: Norite išlaikyti atskirą failą visoms darbo užmokesčio problemoms, susijusioms su darbo užmokesčiu ir išmokomis.
• Darbuotojų medicininė byla: 1996 m. Federalinis sveikatos draudimo perkėlimo ir atskaitomybės įstatymas (HIPAA) reikalauja, kad darbdaviai apsaugotų darbuotojų medicininius įrašus kaip konfidencialius.
• I-9 darbuotojų formos: Turite išlaikyti atskirą failą visiems darbuotojams (ne vienam darbuotojui) I-9 formose, nes nenorite, kad vyriausybės darbuotojai, kurie yra įgalioti patikrinti šias formas įvairiomis aplinkybėmis, žiūri per pagrindinius, konfidencialius darbuotojų personalo failus.

Darbuotojų prieiga prie personalo bylų

Darbuotojams leidžiama susipažinti su savo darbuotojų personalo bylomis vadovaujant ir prižiūrint žmogiškųjų išteklių personalui. Darbuotojų personalo bylos laikomos darbdavio nuosavybe, kuri yra atsakinga už jų išlaikymą ir apsaugą.

Personalo failų politikos pavyzdys

Toliau pateikiamas pavyzdinis personalo failų politika, naudojama jūsų įmonėje. Jame aptariami įvairūs rekomenduojami failai ir kurie turėtų turėti prieigą prie kiekvieno failo.

Pavyzdžių politika

Bendrovė tvarko tris darbuotojų bylas kiekvienam darbuotojui.

A personalo byla išlaikomas kiekvienam darbuotojui (Jūsų įmonės pavadinimas). Šiuose personalo bylose yra konfidencialių dokumentų, kuriuos tvarko ir prižiūri žmogiškųjų išteklių personalas.

Prieiga prie šio failo apsiriboja personalo darbuotojais ir daro prielaidą, kad kiekvieno darbuotojo vadovas tvarko savo bylą su dokumentais, susijusiais su darbuotojo darbo rezultatais.

Įprastas personalo bylos dokumentas yra prašymas įsidarbinti, šeimos skubios pagalbos kontaktinė forma, dokumentais patvirtinta drausminių veiksmų istorija, atnaujinimas, darbuotojų vadovas ir darbdavio atsijungimo lapai, esama asmeninė informacija ir darbo nuorodos.

Ne visuose personalo failuose yra tie patys dokumentai, tačiau kiekvienas personalo failas turi tam tikrus dokumentus.

Darbo užmokesčio failai taip pat palaikomi; darbo užmokesčio failuose yra darbuotojo darbo, padalinių, kompensacijų pokyčių istorija ir pan. Galimybė susipažinti su darbo užmokesčio rinkmena yra tik atitinkamiems apskaitos ir žmogiškųjų išteklių darbuotojams.

An darbuotojo medicininė byla taip pat palaikoma. Medicininės bylos turinys nėra prieinamas visiems, išskyrus žmogiškuosius išteklius, paskirtą personalą ir darbuotoją, kurio įrašai yra įrašyti į bylą. Jūsų įmonės pavadinime, medicininės bylos saugomos ir konfidencialiai saugomos.

Darbuotojas gali peržiūrėti savo personalo bylą, susisiekdamas su žmogiškųjų išteklių darbuotoju įprastomis darbo valandomis. Nė vienas darbuotojas negali keisti ar pašalinti jokio dokumento iš savo personalo bylos, kuri turi būti peržiūrėta dalyvaujant žmogiškųjų išteklių personalui.

Taip pat žinomas kaipdarbuotojų failai, darbuotojų įrašai, žmogiškųjų išteklių failai, dokumentacija

Atsakomybės apribojimas - atkreipkite dėmesį:

Susan Heathfield stengiasi pasiūlyti tikslią, sveikatą, etišką žmogiškųjų išteklių valdymą, darbdavių ir darbo vietos patarimus šioje svetainėje ir susieti su šia svetaine, tačiau ji nėra advokatas ir turinys svetainėje, o autoritetingas, nėra garantuojamas tikslumas ir teisėtumas, ir negali būti laikomas teisine konsultacija.

Svetainė turi pasaulinę auditoriją, o darbo įstatymai ir nuostatai įvairiose šalyse ir šalyse skiriasi, todėl svetainė negali būti galutinė visose darbo vietose. Kilus abejonėms, visada kreipkitės į teisines konsultacijas ar pagalbą iš valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių, kad įsitikintumėte, jog teisinis aiškinimas ir sprendimai yra teisingi. Šioje svetainėje pateikta informacija skirta tik gairėms, idėjoms ir pagalbai.