Personalo failų prieigos politika ir nuorodos į mėginius

Visi žmogiškųjų išteklių skyriai saugo išsamius įrašus. Įstatymas reikalauja, kad vyriausiasis įgaliotinis daugelį jų laikytų tam tikru laikotarpiu. Darbuotojai gerai žino, kad šie įrašai egzistuoja (ir kai kurie susidaro įspūdis, kad byla iš jų seka iš bendrovės į įmonę, o tai nėra tiesa).

Kadangi darbuotojai žino, kad šie įrašai egzistuoja, jie norės juos peržiūrėti kartais ir pamatyti, kas yra faile.

Priimant sprendimą, kaip suteikti darbuotojui (ir buvusiam darbuotojo prieigai), turėkite omenyje visus jūsų verslui taikomus įstatymus. Daugelis valstybių turi įstatymus, pagal kuriuos reikalaujama, kad bendrovė pateiktų tam tikras bylos dalis dabartiniams ir buvusiems darbuotojams. Pasitarkite su savo darbo advokatu, kad įsitikintumėte, jog jūsų politika atitinka visus įstatymus.

Pavyzdžiui, federalinis įstatymas reikalauja, kad su amerikiečiais su negalia susiję dokumentai būtų laikomi atskirai nuo personalo įrašų. Jei jūsų įmonei taikoma HIPAA, įsitikinkite, kad jūsų medicininis dokumentas taip pat atitinka.

Jūs galite turėti daug laisvės, kad leistumėte darbuotojams matyti savo rinkmenoje. Tačiau turėkite omenyje, kad net jei nustatote, kad darbuotojas negali gauti tam tikros informacijos, pvz., Nuorodų patikrinimų, kad ieškinio atveju ši informacija būtų aptinkama.

Todėl nurodykite savo darbuotojams tiksliai įrašyti daiktus ir visada laikytis įstatymų. Darbuotojų įrašai nėra vietinių pokštų ar snide komentarų vieta. Tai teisingumo teisme nėra gerai.

Paprastai vieno įrašo turėtojo įrašas užtikrina, kad procedūros būtų laikomasi ir būtų nuoseklios. Jūs nenorite, kad vienas žmogiškųjų išteklių vadybininkas leistų žmonėms įrašyti įrašus atgal į savo stalus, o kitas atsisako prieigos.

Reikalavimas visiems pereiti prie vieno šaltinio padeda išlaikyti nuoseklų ir teisėtą dalyką. Įstatymai dėl įrašų ir įrašų saugojimo bei prieigos yra sudėtingi. Įsitikinkite, kad esate atnaujintas.

Toliau pateikta politika yra gera pradžia jūsų verslui, tačiau nepamirškite, kad jūsų valstybės ir vietos įstatymai gali skirtis.

Imtis darbuotojų įrašų prieigos politikos

Visi darbuotojai, buvę darbuotojai ir darbuotojų atstovai gali peržiūrėti tam tikrą savo personalo bylos turinį iš anksto pranešdami žmogiškųjų išteklių personalui. Galima peržiūrėti dokumentus, susijusius su darbuotojo kvalifikacija, pvz., Paraiška, paaukštinimas, drausminis veiksmas ir perdavimas. Be to, darbuotojas gali peržiūrėti politikos pasirašymo formas ir mokymo įrašus.

Dokumentuose, kuriuos darbuotojas negali peržiūrėti, pateikiamos nuorodos ar kontroliniai patikrinimai, vadovybės atliktų tyrimų duomenys, medicininiai įrašai, su teismo procesu susiję dokumentai, dokumentai, kurie pažeistų kito darbuotojo konfidencialumą, ir dokumentai, naudojami darbuotojų planavimui.

Procedūra

Darbuotojas, norintis peržiūrėti leistiną jų personalo bylos turinį, turėtų susisiekti su Žmogiškųjų išteklių tarnyba, pranešdamas apie tai 24 val. Buvę darbuotojai arba žmogiškųjų išteklių personalui nepažįstami asmenys turi pateikti asmens tapatybės nustatymo ir (arba) leidimo susipažinti su personalo byla įrodymus.

Darbuotojai turi peržiūrėti savo personalo bylas dalyvaujant žmogiškųjų išteklių personalui.

Darbuotojai negali pašalinti iš biuro jokios personalo bylos dalies.

Darbuotojas gali paprašyti failo ar failo dalių kopijas. Per protingą žmogiškųjų išteklių personalas pateiks fotokopijas. Plataus kopijavimo atveju darbuotojas turės sumokėti už fotokopijas.

Jei darbuotojas nepatenkina savo personalo byloje esančiu dokumentu, dalyvaujant žmogiškųjų išteklių personalui, darbuotojas gali parašyti paaiškinimą ar paaiškinimą ir pridėti jį prie ginčijamo dokumento. HR darbuotojai ar darbuotojas jokiu būdu nekeičia faktinio dokumento.

Darbuotojas taip pat gali paprašyti, kad dokumentas būtų pašalintas iš personalo bylos. Jei žmogiškųjų išteklių personalas sutinka, dokumentas gali būti pašalintas. Jei žmogiškųjų išteklių personalas nesutinka, klausimas gali būti apskųstas bendrovės „Open Door Policy“ nustatyta tvarka.

Tikimės, kad ši politika yra naudinga, nes kuriate savo organizacijos personalo failų prieigos politiką. Prašome pritaikyti politiką, kad ji atitiktų jūsų organizacijos poreikius ir kultūrą.