Kaip parašyti verslo pažangos ataskaitą

Pažangos ataskaitą sudaro antraštė, santrauka, mažesnių sudedamųjų dalių aprašymas, nuoroda apie tai, kada turi būti pateikta kita ataskaita. Ataskaitą rašytumėte po šio šablono ir tada nusiųskite savo viršininkui arba kitam pranešėjui, kaip nurodyta.

Antraštė

Antraštėje yra identifikuojanti informacija apie ataskaitą. Jūs įvesite pavadinimą, datą, kada bus paskelbta ataskaita, bet kokio pranešimo apie „stoplight“ būseną (raudona, geltona-žalia) ir bendrą metriką, galbūt procentais, užbaigtą, planą ir faktinį. Pastaba. Tokia pažangos ataskaita dažniausiai naudojama projektams, tačiau ji taip pat gali būti naudojama pranešti apie kitus dalykus. Pvz., Jei jums buvo suteikta užduotis sumažinti inžinerijos įmonės valandų skaičių brėžinyje, naudokite pažangos ataskaitą, kad parodytumėte pažangą mažinant valandų skaičių brėžinyje.

• Pavadinimas: Projekto X pažangos ataskaita
• Data: 20 gegužės 20 d
• Būsena: žalia
• Užpildytas procentas: 63 faktiniai, 59 planai

Santrauka

Paskutinę santrauką rašote. Tai visų pagrindinių ataskaitos skyriuje išvardytų pagrindinių klausimų santrauka. Priklausomai nuo jūsų auditorijos, kartais santrauka yra ribota. Tai priklauso nuo jūsų auditorijos, žmonių, gaunančių ataskaitą, ir jų lygio organizacijoje. Santrauka skirta tiems vyresniesiems vadovams, kurie neturi laiko perskaityti visą ataskaitą. Jei jūsų ataskaita yra nukreipta į jūsų tiesioginį vadovą, tikimasi, kad jis perskaitys ataskaitą ir santrauka gali būti nereikalinga.

Tačiau, jei tai yra ataskaita, plačiai paplitusi daugeliui organizacijos vadovų, gali tekti įtraukti santrauką tiems asmenims, kurie neturi laiko perskaityti visą ataskaitą.

Komponentinių dalių pažanga

Tai yra pagrindinė ataskaitos dalis. Šioje ataskaitos dalyje išsamiai aprašote pažangą visose projekto sudėtinėse srityse. Jūs nurodote savo pažangą ir pasiekimus, susijusius su visais metrikais per šį laikotarpį. Jūs parodote, ką planuojate kitam laikotarpiui. Tada išvardijate ne tik blokatorius, bet ir kokias pastangas jūs ketinate išvalyti. Galiausiai skyriuje bus parodyta, kokios papildomos pagalbos reikia iš jūsų viršininko ar kito pažangos ataskaitos gavėjo.

Santrauka

Po ataskaitos teksto pateikiama santrauka. Ji apima mažiau informacijos nei ankstesniame skyriuje pateikta pažanga. Įtraukite tą pačią informaciją, metriką, pasiekimus, planą kitam laikotarpiui ir visus blokatorius, tačiau pateikite mažiau informacijos apie kiekvieną kategoriją. Pavyzdžiui, santrauka gali būti vienas sakinys, pavyzdžiui, „visi pristatymai yra laiku“, o ankstesniame skyriuje aprašyta pažanga gali būti sakoma: „A pristatymas, dėl xx / xx / xx, bus pristatytas prieš tris dienas.

Ataskaita Y bus pristatyta laiku xx / xx / xx. Ir tikimasi, kad pranešimas C, užtrukęs dvi savaites, kol laukia grafikos, bus pristatytas pataisytoje xx / xx / xx data. “

Kitas ataskaitos pateikimo terminas

Čia pateikiamas sąrašas, kai bus išsiųsta kita ataskaita. Jei tai yra savaitinė ataskaita, pvz., Kitą ataskaitos datą parodysite po vienos savaitės. Jei norite gauti mėnesinę ataskaitą, parodysite kitą mėnesį, kai pranešimas bus išsiųstas. Žmonės, kurie gauna ataskaitą, tikisi, kad šie duomenys bus tokie tikslūs kaip ataskaitose pateikti duomenys.

Esmė

Jūsų pažangos ataskaitą sudaro neprivaloma santrauka, visų projekto komponentų pažangos ataskaita, išsami santrauka ir tvarkaraštis. Padarykite juos kuo tikslesnius.