Kaip parašyti pasiūlymą dėl pasiūlymo arba RFP

Prašymas pateikti pasiūlymą, kartais vadinamas „RFP“ arba „RFQ“ („prašymas kotiruoti“), yra dokumentas, kurį bendrovė pateikia, kai nori pirkti produktą, ir nori, kad jos specifikacijos būtų prieinamos visuomenei. Tai paprastai būna, kai kelios bendrovės siūlys darbą ir RFP kviečia konkurencingesnes kainas. Tačiau, jei RFP neteisingai ruošiate, jūsų pastangos gali pasiūlyti pasiūlymus, kurie yra laiko švaistymas, arba dar blogiau, jokie pasiūlymai apskritai. Štai kaip sukurti RFP, siekiant užtikrinti geriausius rezultatus.

Sunkumas: Vidutinis

Reikalingas laikas: Kelios dienos

12 žingsnių

1. Atlikite namų darbus:Išsiaiškinkite, ko jums reikia, ką norite ir ką įmanoma, prieš pradėdami rašyti savo RFP. Neišduokite RFP įrenginiui, kuris per valandą gali gaminti 1500 raštų, jei niekada nepardavote daugiau nei 25 per mėnesį. Nėra prasmės išduoti RFP didelės galios automobiliui, kai pasiuntinys gali patekti į eismą taip pat greitai dviračiu.
2. Atskirkite savo poreikius ir norus: Jei norite įsigyti programą, galinčią persiųsti nuotraukas tarp būstinės ir jūsų furgonų darbo vietoje, galite nurodyti reikiamą vaizdų skaičių per sekundę, maksimalų reikiamų vaizdų dydį ir reikalingą rezoliuciją. Nors gali būti malonu turėti tuos vaizdus, ​​nuspręsti, ar tai tikrai reikalinga. Jei iš tikrųjų reikia tam tikro specifinio, naudokite tokius žodžius kaip „valia“, „turi“ ir „privaloma“. Tai rodo, kad tai yra reikalavimai. Specifikacijos, kurios yra tik „nori“, turėtų būti identifikuojamos pagal tokius žodžius kaip „gali“, „gali“ ir „neprivaloma“.

1. Nuspręsk, kaip atrodys nugalėtojas: Pasiūlymai, kuriuos gausite atsakydami į savo RFP, bus skirtingi. Kiekviena atsakanti įmonė turės skirtingų privalumų ir trūkumų. Kai kurie daugiausia dėmesio bus skiriama mažiausioms išlaidoms. Kiti sutelks dėmesį į geriausią kokybę. Ir kiti pasiūlys pilną funkcijų rinkinį. Nuspręskite prieš tai, ko ieškote - mažiausia kaina, greičiausias pristatymas arba tam tikras jų derinys.
2. Organizuokite dokumentą: Viskas, ką rašote verslui, turėtų būti labai apgalvota ir turėtų būti organizuota. Kontūrai yra gera vieta pradėti. Bent jums reikės įvadų, reikalavimų, atrankos kriterijų, terminų ir procesų skyrių. Daugelis šių skyrių turės poskyrius.

1. Parašykite įvadą: Čia jūs paaiškinsite potencialiems konkurso dalyviams, kodėl skelbiate RFP ir ką tikitės pasiekti. Įvadas taip pat gali apimti pagrindinių punktų, ištrauktų iš kitų skyrių, santrauką, įskaitant terminą. Vaizdo perdavimo sistemos RFP įvedimas gali skaityti panašų dalyką: „„ XYZ Company “prašo pasiūlymų dėl labai patikimos, lengvai naudojamos sistemos, galinčios persiųsti vaizdus iš pagrindinės buveinės į furgonus bet kurioje didmiesčio teritorijoje. turi būti gauta iki pirmadienio, kovo 5 d., 2007 m.

1. Paaiškinkite reikalavimus: Šis skyrius yra vienas iš svarbiausių ir paprastai užima daugiausiai laiko. Turėsite nurodyti perduodamų vaizdų dydį ir aiškumą bei reikiamą greitį. Būkite konkretūs, bet nesakykite dalyviams, kaip norite, kad darbas būtų atliktas, nebent tai yra būtina. Galbūt norėsite nutraukti šią dalį į poskyrius. Pavyzdžiui (a) vaizdo dydis ir kokybė (b) perdavimas, kuris gali apimti pageidaujamą greitį ir bet kokius reikalavimus, kurie užtikrina saugų perdavimą (c) pageidaujamą parinktį, kur spalvą galite įtraukti į pageidaujamą variantą.

1. Atrankos kriterijai: Čia nurodykite, kaip siūlote dalyviams, kaip pasirinksite laimėtą pasiūlymą. Jūs galite atskleisti kuo daugiau ar mažiau, kaip norite. Tai gera idėja įtraukti sakinį, pavyzdžiui, „Laimėtojas, jei toks yra, bus atrinktas tik XYZ kompanijos sprendimu“. Galbūt norėsite sukurti skaičiuoklę, kuri kiekvienam pasiūlymui suteikia tam tikrą kiekvienos kategorijos taškų diapazoną.Tada komandai pasirinkti geriausią pasiūlymą iš tų, kurie turi tris geriausius balus.
2. Laiko juostos: Šiame skyriuje nurodoma, kaip greitai jie turi veikti ir kiek laiko turėtų būti imtasi. Būkite pagrįsti nustatydami savo terminus. Nereikia paprašyti pasiūlymų dėl sudėtingų sistemų, o tik po kelių dienų pateikti dalyviams atsakymus. Jei RFP yra didelis, leiskite daugiau laiko paruošti pasiūlymą, jei pageidaujamas pirkimas yra sudėtingas, arba jei jums reikia labai išsamaus atsakymo. Taip pat galite pasakyti dalyviams, kiek laiko bus atliktas vertinimo procesas, kai bus pranešta, ar jie bus sėkmingi, ir kaip greitai jie turi pateikti tai, ką pažadėjo.

1. Procesas: Naudokite šį skyrių, kad paaiškintumėte, kaip procesas veiks - nuo RFP išsiuntimo iki sutarties sudarymo ir nuo to, kada bus pradėtas darbas. Šiame skyriuje gali būti sakoma: „Pasiūlymai turi būti pateikti pirmiau 8 punkte nurodytą dieną. Visi pasiūlymai bus peržiūrimi, kad įsitikintų, jog jie atitinka visus reikalavimus ir yra atsakingi. Visi atsakingi pasiūlymai bus vertinami pagal X kategorijas (galite pavadinti kategorijas, jei yra pageidaujate) ir tris geriausius pasiūlymus įvertins pasiūlymo komanda, kad pasirinktų laimėtoją ir pakaitinį narį. Tikimasi, kad derybos su laimėjusiu dalyviu bus sudarytos per dvi savaites. “

1. Nuspręskite, kaip išsiųsti RFP: Dauguma RFP yra išsiųsti, bet jie neturi būti. RFP galite siųsti el. Paštu arba galite jį paskelbti savo įmonės svetainėje. Būtinai nurodykite pavadinimą (ar pasiūlymo numerį), kurį konkurso dalyviai turėtų naudoti norėdami nustatyti RFP, į kurį jie atsakė.
2. Nuspręskite, kas gaus RFP: Galbūt jau identifikavote tiekėjus, iš kurių norite pirkti. Jūsų įmonė gali turėti net priimtinų tiekėjų sąrašą. Jei ne, galite rasti galimus pardavėjus per savo profesionalų tinklą, ieškodami internete arba paprašę patikimų pardavėjų kitų medžiagų. Negalima apriboti savo sąrašo, kuris gauna jūsų RFP tik didelėms įmonėms arba įsisteigusiems pardavėjams. Galite rasti geresnių idėjų ir dar geresnę kainodarą iš mažesnių pardavėjų, kurie dažnai siekia laimėti savo verslą.

1. Pranešti apie nugalėtoją: Atlikus visus aukščiau nurodytus veiksmus, atėjo laikas šokti ir pranešti laimėjusiam RFP, kad atėjo laikas judėti į priekį.