Kaip padaryti savo vadovų susitikimus produktyviais įvykiais

Jūs neturite ieškoti labai toli, kad surastumėte ekspertų apie laiko valdymą, įvykdytus vadovus ir kitus guru ir punditų posėdžius ir siūlote vengti, susitraukti ar kitaip atsisakyti šių dažnai sunkių įmonių laiko švaistiklių.

Nepaisant to, kartais mes turime tik susitikti. Taip, iš ekspertų yra daug puikių patarimų dėl laiko valdymo, darbotvarkės kontrolės ir darbo tvarkos taisyklių. Čia pagrindinis dėmesys skiriamas šiek tiek kitiems, siūlant keletą išbandytų ir teisingų gairių, kurios padės vadovams paversti penkis bendrus susitikimų tipus į neskausmingus ir produktyvius įvykius.

Penki bendri susitikimų sprendimai

1. Pašalinkite mirties „Around the Table“ atnaujinimus. Jūs žinote šį susitikimą. Crame aštuoniolika žmonių kambaryje ir tada reikalaujama, kad kiekvienas asmuo dalintųsi atnaujinimu, kuris paprastai skamba kaip bandymas pateisinti jų egzistavimą ir padaryti jų įsitvirtinimo didžiojo darbuotojo šlovės salėje atvejį. Vadovai ir vyresnieji vadovai yra žinomi dėl šių susitikimų vykdymo, naiviai manydami, kad tai yra puikus būdas visiems išgirsti, kas vyksta visoje įmonėje. Iš tikrųjų, žmonės dažniausiai išsirenka ir sutelkia dėmesį į savo atnaujinimo planavimą, kurio niekas neklausys.

Vietoj to: Visais būdais susitarkite su savo bendraamžiais, komandos nariais ar pagrindiniais kolegomis, bet nepalikite prie „aplink lentelę“. Pateikite informaciją išimties pagrindu. Bendrinkite atitinkamas naujienas, įskaitant finansinius rezultatus, didelius klientų laimėjimus arba atnaujinimus apie organizacijos mastu vykdomus veiksmus. Taip pat išplėsti pasiūlymą asmenims, keliantiems svarbius klausimus. Jei kažkas pastebima ir nėra plačiai žinoma, kažkas turėtų jį pasidalinti. Jei vienai grupei reikia kitos grupės pagalbos, pakelkite užklausą.

Priešingu atveju, nekelkite visų dalyvių.

2. Būsenos susitikimai apskritai. Tai gali būti žiaurūs žudikai, ypač kai jie įsitraukia į pasikartojančius įvykius ir yra blogai valdomi.

Vietoj to : Niekada nekvieskite susitikimo, kad galėtumėte ieškoti. Pasinaudokite šios dienos technologijų priemonėmis, kad jūsų darbo grupės išlaikytų esamą ir matomą būsenos atnaujinimą, kur kiekvienas gali jį matyti paspaudus pelę. Jei privalote sutrumpinti suplanuotą posėdžio laiką per pusę arba naudokitės judriais metodais ir paleiskite trumpas „stand-up“ sesijas. Būk drakoniški apie išsisklaidymus ir blaškymus, kurie pailgina šias sesijas. Sutelkti dėmesį į pasidalijimo būseną ir reikalauti, kad žmonės spręstų problemas ne šiame forume.

3. Struktūriniai nerūpestingi susitikimai. Dauguma protėvių susitikimų yra tokie prastai palengvinti, kad galų gale nuslopinsime idėjas, palaikome boso idėją arba sukuriame puikius vėlesnių dalykų sąrašus, kurie niekada negirdėti ir nematyti.

Vietoj to: Dirbkite, kad nustatytumėte idėjų temą ir pasidalykite ja su kviestiniais prieš sesiją. Surinkite jų įvestį ir konsoliduokite bei skelbkite jį arba pasidalykite jais be priskyrimo idėjoms. Naudokite tiesioginę sesiją, jei norite peršokti ir remtis pateiktomis idėjomis, pridėdami prie sąrašo. Atsisakyti noro vertinti idėjas šioje sesijoje. Įtraukti kitus metodus, kurie sumažina socializacijos spaudimą, pvz., Smegenų rašymą. Ir, svarbiausia, įtvirtinkite idėjas ir sukurkite jų vertinimo procesą, taip pat archyvuokite juos, kad būtų lengviau susieti grupes ateities sesijose ir situacijose.

4. Operacijų apžvalgos, dėl kurių inkvizicija atrodo nepakartojama. Jei kada nors nukentėjote per sesiją, kurioje susitikimo vadovas - dažniausiai vykdomoji - orientuojasi į vieną kovą ar ieško silpnos vietos kiekvienos pateikties metu ir grubiai pasišaukia pasiuntinius, jūs žinote, kad šis formatas yra žalingas. Neišlaikykite šio proceso.

Vietoj to: išlaikyti gilius funkcinius nardymo ir įmonių proktologijos egzaminus privačiai ir sutelkti dėmesį į pagrindinių veiklos rodiklių, problemų ir galimybių pasidalijimą. Grupės posėdis nėra laikas ar vieta, kurioje galima išskirti nepakankamai veikiančią teritoriją ar asmenį. Sukurkite stebėsenos susitikimą vietoje, tačiau nediskutuokite visiems kitiems, kad matytumėte šį klausimą. Negalima atsikratyti atskaitomybės už tobulinimą, bet panaikinti žiaurumą ir tai, kas reiškia viešą gėdą iš jūsų susitikimų valdymo repertuaro.

5. Susitikimai, keliantys klausimus, reikalaujančius spontaniškų sprendimų. Keista aroniška, posėdžių salė yra viena iš blogiausių vietų greitai priimti sprendimus. Pirmą kartą iškilus klausimui ir raginant priimti sprendimą, žmonės patenka į vietą, ir jie jus pasikėsins naudodami šį metodą.

Vietoj to: Nuolat dirbti prieš grupinius susitikimus, kad pagrindiniai suinteresuotieji subjektai būtų įtraukti į klausimus ir galimybes. Prašykite savo indėlio, pasiūlyti savo perspektyvas ir dirbti bendrų interesų tarpininkavimui. Naudokite susitikimų forumą, kad patvirtintumėte suinteresuotųjų šalių interesus ir nustatykite jų rekomendacijas. Nors jūs vis tiek negalite gauti tiesioginio sprendimo be kito žingsnio ar dviejų žingsnių, jūs sustiprinsite savo darbo santykius su savo ikimokyklinio darbo metu.

„Bottom-Line“ dabar

Esame bendrieji tvariniai pagal gamtą ir netgi su įvairiomis technologinėmis priemonėmis, kurios leidžia mums prisijungti be toje pačioje vietoje, kartais tai tiesiog padeda į veidą. Sumaniai naudokite šį laiką ir parodykite pagarbą dalyviams, rengdami susitikimus, kurie sumažina laiko investicijas ir maksimaliai padidina kokybišką keitimąsi informacija nekenksmingoje aplinkoje.