Kaip paleisti efektyvius susitikimus, kurie duoda rezultatus

Žmonės tiek verslo susitikimuose praleidžia tiek daug laiko, kad sėkmingų organizacijų prioritetas - susitikimų laiko pavertimas tvariais rezultatais. Veiksmai, kuriais verslo susitikimai pavyksta sėkmingai, reikalauja, kad posėdžio lyderis vadovautų prieš susitikimą, jo metu ir po jo.

Jei pasinaudosite šiais dvylika verslo susitikimų valdymo patarimų, jūsų susitikimai ir komandos veiks geriau ir pateiks geresnių rezultatų.

Veiksmai prieš verslo susitikimą

Veiksmai prieš verslo susitikimą sukuria pagrindą susitikimų rezultatams pasiekti. Jūs galite atlikti visus būtinus tolesnius veiksmus, bet be išankstinio darbo jums nebus sėkminga.

Suplanuokite verslo susitikimą

Efektyvūs verslo susitikimai, kurie duoda rezultatų, prasideda protingu planavimu. Pirma, nustatykite, ar jums reikia kitų darbuotojų, kad galėtumėte planuoti susitikimą (t. Y. Traukti žmones iš kelių departamentų). Tada nuspręskite, ką tikitės pasiekti, surengdami susitikimą ir nustatydami savo susitikimui keliamus tikslus.

Verslo susitikimui nustatyti tikslai sudarys veiksmingo susitikimų plano pagrindą. Kaip sako Steponas Covey „Septyni labai efektyvių žmonių įpročiai“, „Pradėkite galvoje“. Jūsų susitikimo tikslas nustatys susitikimo tikslą, susitikimo darbotvarkę ir dalyvius, kuriems reikės dalyvauti susitikime.

Įsitikinkite, kad jums reikia susitikimo

Jis gali skambėti atgal, tačiau, sukūrę verslo susitikimų planą, įsitikinkite, kad susitikimas yra tinkama priemonė, kad pasiektumėte nustatytus tikslus. Susitikimų organizavimas yra brangus darbas, kai manote, kad dalyvių apmokestinamos išlaidos. Darykite visas pastangas, kad susirinkimas būtų geriausia galimybė išspręsti šią problemą, tobulinti procesą arba sukurti ilgalaikę ar trumpalaikę strategiją savo komandai ar skyriui.

Užtikrinti tinkamą dalyvavimą susitikime

Jei verslo susitikimas yra tinkama priemonė jūsų tikslams pasiekti, pasitarkite su dalyviais, kurių dalyvavimas yra būtinas susitikimui. Tai gali atrodyti kaip „ne-protas“, tačiau ji išeina į „savviest“ lyderį - pagrindiniai dalyviai turi būti prieinami susitikimui.

Kartais žmonės siunčia delegatus jų nesant. Jei delegatas dalyvauja svarbiausiame sprendimų priėmime, įsitikinkite, kad paskirtas darbuotojas turi teisę priimti galutinius sprendimus, kuriuos galima pasirašyti. Priešingu atveju atidėti susitikimą.

Paskirstykite ir peržiūrėkite ikimokyklinį darbą prieš susitikimą

Kiek susitikimų, kuriuose dalyvavote, prasidėjo, kai posėdžio koordinatorius išleido popieriaus lapą arba „PowerPoint“ pristatymą, kad galėtų pradėti diskusijas? Tai varginantis dėl to, kad nuvyksta į žalvario taktiką; Susitikimas tampa grupe, kuri jūsų verslui vargu ar yra produktyvi.

Verslo susitikimus galite padaryti produktyviausius ir užtikrinti rezultatus, pateikdami reikiamą išankstinį darbą prieš susitikimą. Prieš 48 valandas iki susitikimo pradžios teikiant išankstinį darbą, diagramas, grafikus ir skaitymo medžiagą, visi ateina pasiruošę šokti į dešinę.

Dokumentuose, kurie padės pasiekti susitikimo tikslus, gali būti:

• ataskaitas ir duomenis
• diagramos ir nuorodos į konkurencingą informaciją
• mėnesio pardavimai
• gamybos planus
• „Microsoft PowerPoint“ skaidres, kurios iliustruoja pagrindinius diskusijų taškus
• posėdžių protokolai, pastabos ir tolesni veiksmai, susiję su ankstesniais susitikimais ar susijusiais susitikimais ir projektais

Veiksmai, kurių reikia imtis verslo susitikimo metu

Verslo susitikimo metu, jei efektyviai naudojate laiką, jūs sukursite entuziazmą temai ir sukursite dalyvių įsipareigojimus. Žmonės pajus kažką didesnio už savo kasdienius iššūkius. Todėl gerai supaprastintas, aktyvus susitikimas, kuriame nustatomas tolesnių veiksmų etapas, suteiks susitikimo rezultatus.

Efektyvus verslo susitikimų palengvinimas

Susitikimo vadovas nustato teigiamą, produktyvų susitikimo dalyvių sąveikos toną. Veiksmingas susitikimų palengvinimas prasideda peržiūrint tikslus arba numatomus susitikimo rezultatus ir darbotvarkę. Tarpininkas padeda grupės nariams likti sutelkti ir produktyvūs.

Susitikimo pagrindas yra susitikimo planas ir darbotvarkė. Veiksmingas koordinatorius, kuris palaiko dalyvius, užtikrina, kad susitikimo rezultatas būtų tikėtinas, norimas rezultatas.

Įtraukti kiekvieną dalyvį į galimus veiksmus

Kiekviena darbo grupė turi skirtingas asmenybes, kurios pasirodo susitikimams. Jūs turite ramius bendradarbius, taip pat žmones, kurie bando dominuoti kiekviename diskusijos taške. Nesvarbu, ar tai palengvins, ar dalyvaus susitikime, kiekvienas dalyvis turi dalyvauti susitikimo tikslų procese.

Tai užtikrina, kad kiekvienas dalyvis būtų investuotas į susitikimo temą ir atliks tolesnius veiksmus. Jūs neturėsite vieno nario - ar patys - bandydami nešioti visą krovinį.

Sukurti efektyvų verslo susitikimų stebėjimo planą

Verslo susitikimo metu atlikite tolesnius veiksmus su veiksmais. Efektyvūs planai apima:

• Konkretus veiksmo elementas
• Asmens, kuris ėmėsi atsakomybės už veiksmo elementą, pavadinimas
• Veiksmo elemento data
• Sutarimas dėl veiksmų elemento užbaigimo

Aptarkite realaus gyvenimo scenarijus ir sėkmės kliūtis, kurias komandos nariai gali patirti, nes jie stengiasi pasiekti elementus, reikalingus rezultatams gauti. Jei jums reikia tolesnio susitikimo, nustatykite laiką, kol dalyviai išvyksta, kad jis būtų kiekvieno kalendoriuje.

Veiksmai, kurių reikia imtis po verslo susitikimo

Veiksmai ir planavimas prieš susitikimą ir jo metu atlieka svarbų vaidmenį padedant pasiekti laukiamų, teigiamų ir konstruktyvių rezultatų. Jūsų veiksmai po susitikimo yra tokie pat svarbūs. Tolesni veiksmai kitame planuojamame susitikime niekada nėra pakankamai investicijų, kad būtų užtikrintas rezultatas.

Paskelbkite susitikimo protokolus

Paskelbkite savo minutes ir veiksmų planą per 24 valandas. Žmonės efektyviausiai prisidės prie rezultatų, jei jie iškart pradės veiksmų elementus. Jie vis dar turi naują atmintį apie susitikimą, įvairius diskusijų punktus ir kiekvieno posėdžio elemento pagrindimą.

Be to, užtrukusio protokolo pasiskirstymas turės įtakos jūsų rezultatams, nes dauguma žmonių laukia, kol bus surengtos minutės, kol bus išspręsti jų įsipareigojimai.

Veiksmingas verslo susitikimų stebėjimas

Laikantis terminų ir atlikus tolesnius veiksmus, galėsite pasiekti savo susitikimų rezultatus. Po posėdžio kiekvienas asmuo, turintis veiksmų, turėtų parengti veiksmų planą kiekvienam jų įsipareigojimui įvykdyti.

Nesvarbu, ar jie rašo žingsnius į savo planuotoją, deleguoja užduotis kitam darbuotojui, ar nedelsdami atlieka užduotį, asmuo yra atsakingas už tolesnius veiksmus.

Be to, galite pagerinti susitikimų rezultatus sekdami kiekvienu asmeniu tarp susitikimų. Jūsų tikslas yra patikrinti pažangą ir užtikrinti, kad užduotys būtų vykdomos.

Atsakomybė už tolesnius veiksmus kitame susitikime

Ar kada nors sėdėjote tolesniame susitikime, kurį sudarė kiekvienas dalyvis, pasakęs grupei, kodėl jie negalėjo įvykdyti savo įsipareigojimų? Standarto ar atskaitomybės dėl rezultatų nustatymas pradedamas anksti susitikimo cikle.

Tolesni veiksmai, kurių imasi tarpininkas tarp susitikimų, padeda, tačiau grupė turi nesilaikyti įsipareigojimų. Ar kitame posėdyje dalyviai praneša apie padarytą pažangą ir rezultatus, tikėdamiesi, kad visi dalyviai atliks nustatytus tikslus. Jei užduotis yra sustabdyta, kitame posėdyje pažiūrėkite, ar yra teisėtas kliūtis pažanga, ir nustatyti, kaip elgtis.

Aptarkite nuolatinio tobulinimo verslo susitikimo procesą

Kiekvieno verslo susitikimo aptarimas yra galinga nuolatinio tobulinimo priemonė. Dalyviai diskutuoja apie tai, kas buvo veiksminga ar neveiksminga dėl dabartinio verslo susitikimo proceso. Jie taip pat aptaria pažangą, kurią, jų nuomone, grupė daro šiuo klausimu.