Projektų valdymo etapų taikymas

Vienas iš svarbiausių projekto savybių yra tas, kad jis trunka tam tikrą laiką. Tai gali būti nuo kelių savaičių iki kelių metų, o kai kuriais atvejais - dideliems statybos projektams ar viešiesiems darbams, dešimtmečius.

Siekiant stebėti pažangą ir užtikrinti, kad pagrindiniai rezultatai būtų pasiekti pagal tvarkaraštį, projektų vadovai naudoja tarpinius tikslus.

Projekto etapas yra užduotis, kurios trukmė yra nulis, o tai reiškia projekto pasiekimą. Jie naudojami kaip būdas parodyti judėjimą ir pažangą bei parodyti žmonėms, kas vyksta, net jei jie neturi išsamių žinių apie atliekamas užduotis. Šiuo atžvilgiu jie yra labai naudingi suinteresuotųjų šalių informavimui ir lūkesčių nustatymui.

Kada naudoti projekto etapus

Projektų valdymo etapai naudojami žymėti:

• Svarbių darbo etapų pradžia
• Svarbių darbo etapų pabaiga
• Terminai
• Kai priimamas svarbus sprendimas
• Kiti fiksuoti laiko momentai, kuriuos reikia specialiai iškviesti

Kaip dažnai į savo planą įtraukti etapus

Mokymo kursas gali rekomenduoti, kad jūsų plano etapai būtų įvesti maždaug kartą per mėnesį.Tai gerai ir gera nykščio taisyklė, bet jums reikia naudoti savo profesionalų sprendimą. Kai kurie mėnesiai gali turėti daug veiklos, o svarbūs susitikimai yra pažymėti kaip tarpiniai tikslai, priimami sprendimai ir vieno etapo uždarymas bei kito etapo pradžia.

Kitais mėnesiais jums gali būti sutelktas dėmesys į vykdymą, labai mažai, jei nieko, kad galėtumėte pakabinti etapą.

Ataskaitų teikimo tikslais naudinga sukurti priežastį, kad bent vieną kartą kiekviename ataskaitų teikimo cikle būtų pasiektas etapas.

Kaip pavaizduoti etapai Jūsų Ganto diagramoje

Svarbiausi etapai yra viena iš Ganto diagramos sudedamųjų dalių ir yra parodyta diagramoje kaip deimantas. Jie nerodomi kaip įprasta užduotis, nes jų trukmė yra nulis: kitaip tariant, jie niekada neveikia. Planuojant Ganto diagramą jie tiesiog atsitinka.

Jei nesinaudojate Gantto diagramomis, vis tiek galite naudoti etapus. Čia pateikiamos 5 alternatyvos Gantto diagramoms: jūs vis tiek galite įtraukti į savo planą tarpinius tikslus.

Jei norite likti asmeniškai ir projekto valdymo programinė įranga nėra visiškai integruota į jūsų kalendorių, galite nukopijuoti ir įklijuoti pagrindines datas į savo dienoraštį. Priklausomai nuo to, kaip norėtumėte dirbti, tai gali priminti jums, kas turėtų būti.

Kaip nurodyti etapus

Svarbūs etapai turėtų būti aiškiai aprašyti jūsų projekto tvarkaraštyje, bet ne tie, kurie reiškia, kad jie yra užduotis. Taigi jie neturėtų būti vadinami „Gauti susitarimą pereiti prie 2 etapo“, tačiau „2 etapas prasideda“. Jei norite atspindėti pastangas susitarti, kad pereitumėte į 2 etapą, tada prieš uždėdami etapą pridėkite užduotį.

Tarpiniai etapai turėtų apibūdinti laiką, kurį jie nurodo taip:

• Bandymo etapas baigtas
• PID patvirtintas
• Pasirašyta sutartis

Daugelis projektų vadovų taip pat renkasi savo atskaitos taškus. Jei naudojate darbo suskirstymo struktūrą, galite naudoti numeraciją. Priešingu atveju tikslinga naudoti M1, M2 ir kt., Kad būtų aišku, į ką kalbate. Aiški pavadinimų struktūra tampa svarbesnė, kai padidėja etapų skaičius, todėl pagalvokite, kaip tai padarysite, jei jūsų projektas trunka kelis mėnesius.

Kaip gauti etapus, kurie buvo pasirašyti

Svarbiausi etapai yra jūsų projekto tvarkaraščio dalis, todėl, kai jūsų tvarkaraštis yra pagrįstas, turėtumėte apsvarstyti, kokie etapai yra pasirašyti.

Jei reikia pakeisti savo etapų datą, atlikdami plano koregavimus turėtumėte naudoti standartinę pakeitimų valdymo procedūrą. Tai gali būti taip paprasta, kaip kalbėti su savo projekto rėmėju, ir leisti jiems žinoti, kodėl datoms reikia keisti, arba kaip formaliai, kaip sudėti naują rekomenduojamą grafiką ir jį perkelti į planavimo komitetą, kad jis būtų ratifikuotas.

Geriausia išsiaiškinti, kokie bus jūsų etapo pasirašymo procesai, jei jie bus, prieš naudodami jį, kad jūs niekada nepanaudotumėte, kai turite atlikti pakeitimus.

Naudojant komunikacijos etapus

Etapai yra naudingi komunikacijai ir ataskaitų teikimui, nes jie yra minimalūs plano kontrolės taškai. Kitaip tariant, jei ištraukėte visas kitas užduotis, jūs vis dar galėtumėte pamatyti, kas vyksta, ir išlaikyti projektą, naudodamiesi tik etapais.

Jūs turite sugebėti ištraukti etapus ir pateikti juos į prietaisų skydelį ar projekto ataskaitą. Jie turėtų pakankamai išsamiai papasakoti apie projekto istoriją, kad patenkintų žmones, apie kuriuos pranešate, paprastai savo projekto rėmėjui ar kitai vykdomajai grupei, pvz., Valdymo grupei (arba projekto valdybai). Kiekvieną mėnesį arba naudodamiesi ataskaitų teikimo dažnumu galite parodyti, kurie etapai buvo pasiekti.

Ataskaitos prieš etapus yra gana paprastos ir dažnai atliekamos kaip lentelė. Nurodysite etapo aprašymą, datą, kurią jis turėjo būti sumokėtas, o tada - naują prognozuojamą datą. Kai pasiekiamas etapas ir jį galima pažymėti kaip išsamią, pridėkite tą datą. Tikimės, kad tai bus tokia pati, kaip prognozuojama data, tačiau projektai ne visada veikia taip.

Tokia lentelė aiškiai parodo, kas buvo baigta ir kas yra neįvykdyti. Prieš išvykdami ir susitikdami su savo rėmėju ar išsiųsdami ataskaitą, galėsite planuoti atsakymą į klausimą „Kodėl mes nepasiekėme to etapo?“.

Kai jūsų projekto planas yra labai ilgas ir jūs turite daug etapų, jums bus lengviau atsisakyti užbaigtų etapų kiekvieną ataskaitų ciklą. Nurodykite tik artimiausius ar užbaigtus to mėnesio etapus: kitą mėnesį atsitraukite nuo to, kas buvo baigta praėjusį mėnesį, todėl nuolat nepridėsite prie ataskaitos ilgio, pasakodami žmonėms apie darbą, kurį jie jau žino.

Svarbiausi etapai yra tikrai naudinga projektų valdymo priemonė planavimui, planavimui ir ataskaitų teikimui, o juos lengva naudoti. Įdėkite šiek tiek į kitą projekto planą, stebėkite juos ir sužinosite, kokie dažniai jums geriausiai tinka.

Kaip ir viskas projektų valdymo srityje, naudokite juos lanksčiai, kad pasiektumėte norimą rezultatą, naudodami šiuos patarimus ir gaires, kad galėtumėte informuoti savo sprendimus.