„Netvarkingo stalo“ gynyboje

Kiekvieną dieną vis daugiau ir daugiau informacijos pateikiama jums. Naujas laiškas, įvairių komitetų ataskaitos, sąskaitos faktūros, pasiūlymai, o dar daugiau - visi kartus nukentėjo jūsų stalas kelis kartus per dieną. Jūs esate pernelyg užimtas, kad galėtum susidoroti su juo, kad jis tik pradėtų sukrauti. Jūsų darbalaukis pradeda atrodyti kaip karo zona.

Problema čia nėra ta, kad jūsų stalas yra nepatogus; problema yra ta, kad svarbūs dalykai prarandami. Jis arba palaidotas naujos medžiagos, įeinančios į naują medžiagą, bet ir nepastebimas. Todėl jūs praleidžiate per daug laiko dalykams, kurie yra tiesiog skubūs, o ne tie, kurie yra svarbūs.

Kai jūsų viršininkas nori žinoti, kaip greitai ji gali pateikti šią ataskaitą viceprezidentui, nenorite jai pasakyti, kad nepastebėjote atmintinės, kurią ji atsiuntė jums, prašydama ataskaitos. Be to, jūsų bosas nebus malonu išgirsti, kad naujos gaminių linijos išdėstymas vėluoja, nes jį atidėjote ir jis uždengtas ir pamiršote apie tai.

Kai kurie žmonės jums pasakys, kad geriausias būdas išspręsti šią problemą yra švarus stalas. Kiti sako, kad netvarka yra gerai. Kas teisus?

Užterštas stalas, netvarkingas protas

Ne taip seniai buvo populiari išraiška „užterštas stalas yra netinkamo proto ženklas“. Ši išraiška paskatino visą pramonės šaką, kuri padėjo verslo vadovams išvalyti savo stalinius kompiuterius kaip jų protinio aštrumo ženklą.

Be abejo, jūs matėte filmus, kuriuose bosas sėdi savo biure prie centro dangoraižio. Jis sėdi už stiklo stalo, kuriame nėra stalčių. Vienintelė puošmena yra įspūdingas rašiklis, skirtas svarbiems dokumentams pasirašyti ir telefonui ar domofonui, kad jis galėtų duoti užsakymus.

Iš kitos pusės…

Daugelis žmonių nemato nieko blogo su popieriaus krūvomis, padengiančiomis darbastalį, netgi išlipant ant kėdės sėdynių ir biuro grindų. Jie citavo, kaip sakoma: „užterštas stalas yra genijaus ženklas“ ir „nepatogus stalas yra tik nepatogaus stalo ženklas“.

Mes visi žinome žmogų, kurio stalas yra toks. Jūs nematote, kaip jie netgi gali pasakyti, ar darbastalis yra metalas ar medis. Tačiau, kai jūs paprašote jų kažką, jie eina tiesiai į krūvą, per lapus per 2 ar 3 lapus ir ištraukia tai, ko prašėte.

Kas Jums tinka

Abi pusės yra teisingos. Problema nėra teisinga. Kyla klausimas, kas padės jums efektyviau. Yra keletas pagrindinių gairių, kurios taikomos abiem metodams, tačiau svarbiausia yra dirbti tokiu būdu, kuris leistų jums būti efektyviausiu. Beveik kiekvienas turi atsikratyti kai kurių netvarkų, esančių ant stalo, bet ne daugiau kaip vienas elementas ant stalo vienu metu neveiks daugeliui mūsų.

Daugelis žmonių tuo pačiu metu (arba beveik tuo pačiu metu) dirba keliuose projektuose. Kūrybiniai tipai jaučia, kad jiems reikia įkvėpimo. Išsamiai orientuotiems asmenims reikia artimų etaloninės medžiagos kiekių. Kai kurie žmonės jaučia, kad darbų krūvos jiems atrodo užimtos, taigi ir atleidimo metu saugo juos. Kiti jaučia, kad švarus stalas rodo, kaip efektyviai jie dirba. Svarbu daryti tai, kas jums tinka.

Kaip įvaldyti monstrą

Nesvarbu, ar einate į sterilų stiklo darbastalį, ar tiesiog norite šiek tiek daugiau užsakyti savo darbastalio chaosą, yra keletas pagrindinių gairių:

• Tikrai norite tobulinti: Mes nerekomenduojame griežto požiūrio, kurį kai kurie daro. Deja, tai palieka pasiteisinimą būti pernelyg lengva sau. Šis bandymas padaryti jūsų stalą netinkamiau ir efektyviau priklauso nuo to, ar jūs labai stengiatės.
• Laikyti, išmesti arba perkelti: Rasti tris konteinerius. Pažymėkite mažiausią „laikyti“. Pažymėkite didžiausią „išmesti“. Turėkite kitą konteinerį, pažymėtą „judėti“. Iš tikrųjų gyvybiškai svarbūs dalykai pateks į jūsų talpyklą, kuri bus rūšiuojama vėliau. Viskas, ką norite nuvykti į namus ar atiduoti, patenka į „judėti“ konteinerį. Visa kita eina į išmestą indą.

• Pradėkite nuo seniausių: Jūs galite pasakyti, pažvelgdami į juos, kas yra seniausia. Paprastai jis yra toliausiai nuo kėdės. Tai bus lengviausia išmesti daiktus iš šios krūvos.
• Įvertinkite kiekvieną tik vieną kartą: Pažvelkite į kiekvieną krūvos elementą. Nuspręskite, į kurį konteinerį jis pateks. Vėliau negalite jį grąžinti ant stalo, dabar turite nuspręsti. Įdėkite viską į vieną iš trijų konteinerių. Nėra kito pasirinkimo.
• Paklauskite savęs: Pirmasis klausimas yra „ar aš turiu tai kitur, ar galiu ją gauti iš kažko?“. Jei turite kopiją savo el. Laiške arba ataskaitoje, ar rinkos analizės rengėjo, ir tt, stalelyje, jums nereikia laikyti kitos kopijos. Toss. Tada paklauskite „kodėl man tai reikia?“ Jei atsakymas yra a) imtis veiksmų dėl to, b) kažką daryti su juo, kai gaunu daugiau informacijos iš kito, arba c) kreiptis į kitą darbą, įdėkite jį į laikymo krūvą. (Po to, kai atsikratysite netvarkos, jūs iš naujo suskirstysite savo laikymo krūvą į šias tris kategorijas, todėl nedvejodami juos atskirti dabar. Tai padės sutaupyti laiko vėliau.) Jei jūsų atsakymas buvo kažkas kitas, išmeskite šį elementą.

• Būkite negailestingi ir drąsūs: Vykdydami kiekvieną krūvą, artindami ir artėdami prie ką tik atvykusių dalykų, būkite negailestingi savo sprendimuose. Negalima nuteisti kalinių. Jei tikrai to nereikia, išmeskite. Ir būkite drąsus. Negalima pakabinti prie kažko tik dėl to, kad kažkas gali kažką paklausti. Negalima statyti popieriaus tvirtovės, kad apsaugotumėte save.

Valdykite problemą

Jūsų darbastalis neturi būti sterilus ir visiškai neturintis popieriaus, nors tai gali būti, jei tai padeda. Jūsų tikslas yra organizuoti darbalaukį taip, kad jis būtų kuo efektyvesnis. Jei tai reiškia dar keletą polių ant jūsų stalo, nei šalia esančio asmens, tai yra gerai - jei viskas, ką laikote, padeda pasiekti tikslą padidinti efektyvumą.