Reikia viršų darbo įgūdžių biuro vadovų

Biuro vadovai prisiima atsakomybę už tai, kad visas biuras ar biurų kompleksas vyktų sklandžiai. Tai galėtų apimti tokias pareigas kaip vieno ar kelių administracinių padėjėjų valdymas ir priežiūra. Biurų vadovams paprastai nereikia specializuoto išsilavinimo, tačiau jiems reikia daug atitinkamos patirties ir gerai parengtų įgūdžių rinkinių tiek administraciniuose, tiek valdymo vaidmenyse.

Jei pageidaujate tokio tipo darbo, galite gerokai pagerinti savo galimybes įsidarbinti, žinodami, kurie iš jūsų įgūdžių ir patirties, kuriuos norite parodyti paraiškos ir pokalbio metu.

Kaip naudotis įgūdžių sąrašais

Pažvelkite į šį pageidaujamų įgūdžių sąrašą. Galite pastebėti, kad turite daugiau jų, nei jūs manėte. Naudokite savo atitinkamų įgūdžių pavadinimus kaip raktinius žodžius savo gyvenimo aprašyme ir motyvaciniame laiške, todėl nuomos vadovas gali aiškiai matyti, kad turite tai, ko ieškote.

Atidžiai perskaitykite darbo aprašymą, kad žinotumėte, kokie įgūdžiai yra svarbiausi jūsų būsimam darbdaviui. Tyrinėkite įmonę, kad suprastumėte verslą ir bet kokią papildomą, svarbią patirtį ar žinias, kurias turite pasiūlyti.

Pasiruošę pokalbiui, sugalvokite bent vieną konkretų laiko, kurį parodėte kiekvieną iš įgūdžių, kuriuos tikitės aptarti, pavyzdį. Negalima tikėtis, kad būsimasis darbdavys paims jūsų žodį vien dėl jūsų patirties.

Svarbūs įgūdžiai

Ne visuose biuro vadovų postuose reikalingas toks pat įgūdžių rinkinys. Daug kas priklauso nuo to, kiek biuro padėjėjų turite prižiūrėti, kiek žmonių naudoja jūsų valdomą biurą ir kokią programinę įrangą bei kitas sistemas naudoja jūsų darbdavys.

Yra tam tikrų įgūdžių, kad beveik visi veiksmingi biuro vadovai turi ir negali be jokių veiksmų. Taip pat galite peržiūrėti išvardytų įgūdžių sąrašus pagal užduotis ir įgūdžių tipus.

Administraciniai įgūdžiai

Būdami biuro vadovu, būsite atsakingi už kelių administracinių užduočių atlikimą. Tai apima darbuotojų samdymą ir šaudymą, veiklos vertinimų atlikimą, naujų darbuotojų mokymą ir kitų darbuotojų priežiūrą. Oficialūs rekvizitai, bendrų verslo operacijų vykdymas ir dokumentų tvarkymas bei personalo įrašai taip pat gali patekti į jūsų jurisdikciją.

Taip pat turėsite suplanuoti, atsakyti už pašto apdorojimą, planuoti ir dalyvauti susitikimuose. Gali būti raginama praktikuoti konfliktus, deleguoti darbą ir būti politikos ir sprendimų priėmėja.

Analitiniai įgūdžiai

Dalis jūsų darbo bus rasti būdų, kaip geriau atlikti darbą. Jei galite nustatyti neveiksmingumą, kaip veikia jūsų biuras ir teikiate sprendimus, galite sutaupyti daug darbdavio ir išsaugoti savo kolegoms daug sunkumų.

Puikus biuro vadybininkas nuolat klausia apie visus procesus, praktiką ir procedūras, „ar tai prasminga? Ar tai yra geriausias dalykas, kurį galime padaryti? “Rekomenduojame savo gyvenimo aprašyme įtraukti analitinių įgūdžių sąrašą.

Dėmesys detalėms

Būdamas biuro vadybininkas, su juo sustoja. Jūs būsite atsakingi už tinkamo biuro reikmenų užsakymą laiku, tiksliai ir organizuotai tvarkant įrašus, taip pat už visų kitų biuro poreikių ir klausimų stebėjimą. Jei atliksite savo darbą gerai, biuras pasirodys pats. Jei gausite tam tikrą informaciją, kiti žmonės gali nesugebėti visiškai atlikti savo darbo.

Bendravimo įgūdžiai

Kaip ir biuro padėjėjai, jūs dažnai būsite vienas iš pirmųjų lankytojų, ir kartais gali būti vienintelis, kurį jie mato, jei vienas iš jūsų biure dirbančių specialistų atsitiks. Jūs turite veikti kaip veiksmingas registratorius, tuo pačiu metu vykdydami kitas pareigas.

Jūs taip pat galite būti pagrindiniu kontaktiniu punktu tarp įvairių žmonių, kurie naudojasi biuru ir galbūt tarp jūsų biuro ir kitų toje pačioje organizacijoje. Gali tekti praktikuoti konfliktų sprendimą ir deleguoti darbą. Visa tai papildo tiek rašytinę, tiek žodinę komunikaciją, kuri visada turi būti tiksli, veiksminga, draugiška ir profesionali.

Darbo kompiuteriu įgūdžiai

Svarbu, kad biuro vadovai turėtų daugybę kompiuterinių įgūdžių. Specifika priklausys nuo jūsų darbdavio, bet paprastai apima duomenų įvedimą, skaičiuokles ir bendras IT užduotis.

Vadovaujančios įstaigos gali prisiimti didžiulę atsakomybę. Biuro vadovai paprastai dirba organizacijos viršūnėje, o jų rankos yra visuose įmonės aspektuose. Jei šis centrinis vaidmuo jums patinka, toliau peržiūrėkite įgūdžių sąrašą, kad pamatytumėte, ar tai galėtų būti karjera jums.

Finansiniai klausimai

Jūsų atsakomybė gali apimti buhalteriją, sąskaitų faktūrų išrašymą, biudžeto sudarymą ir apskaitą. Jums taip pat gali tekti tvarkyti darbo užmokesčio, smulkių pinigų ir „QuickBooks“ įrašus. Ketvirčio ir pusmečio ataskaitos taip pat gali patekti į jūsų pareigų spektrą. Bent jau, jei jūsų biuras apskritai tvarko pinigus, jūs galiausiai būsite atsakingi už tai, kad jis būtų tinkamai tvarkomas.

Lyderystės įgūdžiai

Kaip vadovas, kuris gali būti didelė biurų padėjėjų grupė, turėsite išlaikyti visus motyvuotus ir suderintus. Turėsite atlikti komandinį darbą. Jūsų darbas apims kiekvieno kito darbo standartą ir užtikrins, kad šie standartai būtų įvykdyti. Dažnai tai reiškia, kad padeda kitiems žmonėms augti savo karjeroje ir padėti žmonėms savarankiškai pradėti ir bendrauti tarpusavyje.

Socialiniai įgūdžiai

Tarpasmeniniai įgūdžiai vaidina svarbų vaidmenį, kai yra biuro vadovas. Jums reikės turėti teigiamą požiūrį, pasveikinti lankytojus ir dalyvauti komandiniame darbe.

Įvairios stiprybės

Biuro vadovai dažniausiai turi įvairų įgūdžių rinkinį, kuris padeda jiems veiksmingai atlikti savo darbą. Tai reiškia, kad reikia atkreipti dėmesį į detales, paprastai yra lanksčios dėl jūsų teikiamos paramos ir yra patikimos. Biuro vadybininkai taip pat turi būti tinklo operatoriai, loginiai mąstytojai, daugialypės užduotys ir problemų sprendimo būdai. Laiko valdymas ir organizavimas turėtų būti antrasis pobūdis žmonėms, kurie tarnauja šiame vaidmenyje.