Biuro padėjėjų įgūdžių sąrašas su pavyzdžiais

Biuro padėjėjų pareigas galima rasti visose pramonės šakose ir dalytis gana dideliais įgūdžiais. Biuro padėjėjai kartais vadinami sekretoriais ar administraciniais padėjėjais, tačiau tai, ką jie daro, padeda biuro veiklai. Ar biuras priklauso advokatų kontorai, medicinos praktikai, švietimo įstaigai ar korporacijai, poreikiai yra panašūs; kas nors turi pateikti įrašus, tvarkyti tvarkaraščius ir rūpintis įprastu ryšiu žmonių, kurie naudojasi biuru, vardu.

Kad kas nors galėtų būti tavęs.

Biuro padėjėjo pareigos

Nors biuro padėjėjų pareigos paprastai yra panašios viena į kitą, darbas vis dar yra kintamas - jis keičiasi nuo dienos iki dienos, o ne nuo pareigų. Šiandien galite veikti kaip registratorius, rytoj gali prireikti remontuoti spausdintuvą, o kitą dieną turėsite įdėti visą rinkinį į XXI amžių. Jums reikės labai plataus įgūdžių rinkinio.

Biuro padėjėjai yra vienas iš didžiausių verslo pasaulio didvyrių, nes, kai atliksite savo darbą, niekas nepastebi, kad biuras atrodo pats. Tačiau kai kurie žmonės naudojasi sparčiai besivystančiu, bet lanksčiu darbu, jausmu, kad yra viskas širdyje. Ir geras sekretorius vis dar gali rasti darbą beveik visur, bet kokioje organizacijoje.

Kaip naudotis įgūdžių sąrašais

Šiuos įgūdžių sąrašus galite naudoti visą darbo paieškos procesą. Pirma, šių įgūdžių pavadinimai veikia kaip raktiniai žodžiai, todėl rašydami savo gyvenimo aprašymą naudokite kuo daugiau. Nesikliaukite samdydami priežiūros institucijas, kad išsiaiškintumėte, jog turite tai, ko nori, pasakykite jiems tiesiogiai.

Antra, tuos pačius raktinius žodžius galite naudoti savo motyvaciniame laiške. Konkrečiai atkreipkite dėmesį į tuos, kuriuos labiausiai rūpinsis jūsų būsimasis darbdavys. Turėsite atlikti savo tyrimus, nes biuro padėjėjų darbo vietos dažnai yra panašios, prižiūrint priežiūros institucijas skiriasi jų prioritetai. Darbo aprašyme tikriausiai bus pateiktas reikalingų įgūdžių sąrašas. Atkreipkite dėmesį į tai.

Galiausiai galite naudoti šią diskusiją, kad suplanuotumėte savo interviu. Įsitikinkite, kad bent vieną pavyzdį pasiruošėte tam tikram laikui, kai parodėte įgūdžius iš kiekvienos čia išvardytos kategorijos.

Tai taip pat gali padėti peržiūrėti mūsų pateiktus įgūdžių sąrašus pagal darbą ir įgūdžių tipus.

Į viršų Įgūdžiai

Verbalinio bendravimo įgūdžiai: Ryšys yra kritinis švelnus biuro padėjėjo įgūdis. Turėsite bendrauti su savo vadovu, biuro darbuotojais, specialistais, kuriuos padedate, ir galbūt klientais ar kitais tos pačios organizacijos biurais. Jūs visi dirbate kaip komanda, o jūs esate pagrindinis komunikacijos centras. Jūs turite būti linksmas, naudingas, gerai informuotas, suformuluotas ir geras klausytojas kiekvieną dieną.

• Atsakykite į telefonus
• Klientų santykiai
• Komunikacija
• Telefono skambučių persiuntimas
• Pranešimas
• Telefono skambučių nukreipimas
• Perjungimo skydas
• Telefonas
• Žodinis bendravimas

Rašytiniai bendravimo įgūdžiai: Dauguma biuro padėjėjų rašo daug. Jie gali rašyti atmintines, užpildyti formas arba projektus ar laiškus. Kai kurie sukuria turinį kompanijos tinklalapiui arba redaguoja tekstą kitiems. Aiškus, profesionalus rašytinis pranešimas yra privalomas.

• Korespondencija
• El. Paštas
• Paštas
• Pašto adresai
• Rašymas
• Žodžių apdorojimas
• Rašytinis pranešimas

Draugiškumas: Biuro padėjėjas gali būti pirmasis asmuo, kurį klientas mato atvykstant į biurą. Jei biuro pirminis gyventojas šiuo metu nebevyksta, biuro padėjėjas gali būti vienintelis asmuo, su kuriuo lankytojas bendrauja. Jūs turite būti pasirengę pasveikinti kiekvieną lankytoją su šypsena ir maloniu žodžiu ir padėti jiems, ką jiems reikia, kiek įmanoma. Taigi, geri tarpasmeniniai įgūdžiai yra būtinybė.

• Klientų aptarnavimas
• Lankytojų lankymas
• Lankstus
• Draugiškas
• Sveikiname svečius
• Tarpasmeninis
• Teigiamas požiūris
• Patikimumas
• Sveiki atvykę lankytojai

Technologijos įgūdžiai: Senaisiais laikais sekretoriai padarė daug rašymo. Laikai pasikeitė ir taip pat turi technologijas, tačiau biuro padėjėjai vis dar gali tikėtis, kad daug laiko praleis prie klaviatūros. Vietoj rašomosios mašinėlės turėsite žinoti savo kelią aplink įvairias programinės įrangos programas. Taip pat nepažeistas ir žinoti, kaip atlikti tam tikrą lengvą techninę pagalbą ir kaip išspręsti netinkamą spausdintuvą.

• Kompiuteris
• „Excel“
• internetas
• „Microsoft Office“
• Microsoft word
• „QuickBooks“
• Technologijos

Organizacija: Biuro padėjėjai turi būti itin organizuoti, kad galėtų veiksmingai kovoti su daugeliu užduočių.Turėsite padėti išlaikyti ir kitus žmones nuo kalendorių išlaikymo, kad jie būtų tvarkingi.

• Administracinė pagalba
• Paskyrimai
• Atsiskaitymas
• Kalendoriai
• Raštas
• Duomenų įrašas
• „Mail“ pristatymas
• Elektroninis padavimas
• Išlaidų ataskaitos
• Pateikimas
• Priėmimo operacijos
• Pinigų tvarkymas
• Biuro pareigos
• Biuro įranga
• Biuro tiekimo inventorius
• Biuro reikmenys
• „Office“ palaikymas
• Organizacija
• Popierius
• Pristatymas

Problemų sprendimo įgūdžiai: Problemų sprendimas arba kritinio mąstymo įgūdžiai yra svarbūs bet kuriam biuro padėjėjui, nes dažnai esate kitas asmuo, kuris ateina į klausimus ar klausimus.

• Koordinuoti biuro veiklą
• Susitikimai
• Problemų sprendimo įgūdžiai
• Atsakykite į klausimus
• Planavimas
• Skambučių tikrinimas ir nukreipimas
• Skaičiuoklės
• Komandinis darbas
• Laiko planavimas
• Kelionės organizavimo detalės