Rašymas verslui - valdymas ir vadovavimas

Verslo rašymo tikslas yra perduoti informaciją kitam asmeniui arba prašyti informacijos iš jų. Kad galėtumėte efektyviai rašyti verslui, turite būti išsamūs, glausti ir tikslūs. Jūsų tekstas turėtų būti parašytas taip, kad skaitytojas galėtų lengvai suprasti, ką pasakote ar klausiate.

Daug rašyti verslui yra apgaulinga, blogai parašyta, nesuderinta, pakliuvyta žargonu ir neišsami. Dažnai tai yra per ilgas arba per trumpas. Visi šie požymiai prisideda prie neveiksmingo verslo rašymo.

Nesvarbu, ar rašote pardavimo pasiūlymą, el. Laišką į savo viršininką, ar programinės įrangos paketo instrukcijų vadovą, yra tam tikrų veiksmų, kurių reikia laikytis, kad galėtumėte būti veiksmingi. Atlikite šiuos penkis veiksmus:

1. Organizuokite savo medžiagą
2. Apsvarstykite savo auditoriją
3. Užsirašykite savo mintis
4. Ištaisykite savo medžiagą
5. Redaguokite savo medžiagą

Organizacija yra raktas

Jei neorganizuosite savo medžiagos, jis neteka ir nebus prasmės. Rašymas gali būti paprastas arba sudėtingas. Rašydami el. Laišką, kuriame skelbiamas darbuotojų susitikimas, tai yra taip paprasta, kaip ir jūsų mintis. Kita vertus, jums tikriausiai reikės sukurti sudėtingą kontūrą prieš baigtą medžiagą, jei rašote pažangaus farmacinio tyrimo rezultatus. Nepriklausomai nuo to, kokia užduotis, be tinkamo organizavimo lygio (netgi organizuodami savo mintis), jūs negalite įtraukti visko, ko jums reikia, arba nepateikti svarbiausių temų.

Nesėkmės ar neteisingas dėmesys jūsų verslo rašymui bus mažiau aiškus.

Žinokite savo auditoriją

Prieš pradėdami rašyti, pagalvokite apie savo tikslinę auditoriją. Pvz., Pristatymas apie jūsų įmonės naująją 401 (k) programą gali būti toks pat, kaip ir savo finansų direktoriui, ir darbuotojams, tačiau jūsų įtrauktos informacijos lygis gali skirtis. Taip pat reikia atsižvelgti į tonas. Greitas el. Laiškas savo komandai, primindamas jas apie metinę kompanijos „picknick“, neturės to paties atspalvio, kaip jūsų praleidimas dėl įmonės metinės ataskaitos.

Taip pat nepamirškite, kad geriau informuosite savo auditoriją, jei sutelsite dėmesį į tai, ko norite, kad jie išgirstų, o ne į tai, ką ketinate pasakyti.

Žodis apie gerą rašymą

Geras rašytojas turi skirtingus rašymo stilius. Kai kurie nori rašyti viską, o tada grįžti ir redaguoti. Kiti nori redaguoti, kai jie eina. Kartais jų pageidaujamas stilius skiriasi priklausomai nuo to, ką jie rašo.

Rašydami (ar redaguodami) žinokite apie ilgį. Turėtumėte naudoti pakankamai žodžių, kad jūsų prasmė būtų aiški, bet nenaudokite nereikalingų žodžių, kad tai taptų gėlinga. Verslo rašymas turi būti aiškus ir glaustas, o ne žodinis ir gėlus. Atminkite, kad niekas versle neturi laiko skaityti daugiau nei būtina.

Kita vertus, nepadarykite savo kūrinio per trumpo. Jūs turite parašyti pakankamai, kad jūsų prasmė būtų aiški ir nebūtų suprantama. Įsivaizduokite, jei sandėlyje esanti įranga buvo pažymėta „naudojama, bet gera“. Būtų neaišku, ar tai reikštų, kad įranga buvo panaudota daug, ar kad įranga nebebuvo nauja, bet vis dar funkcionali. Keletas papildomų žodžių būtų aišku. Taip pat venkite žargono ar santrumpų, nes jie gali reikšti skirtingus dalykus skirtingiems skaitytojams.

Nepriklausomai nuo jūsų rašymo stiliaus, visi rašytojai turi ištaisyti ir redaguoti visą rašytinę medžiagą, net ir laiškus.

Korektūra ir redagavimas

Nepriklausomai nuo jūsų rašymo stiliaus, visi rašytojai turi ištaisyti ir redaguoti visą rašytinę medžiagą, net ir laiškus. Baigę rašyti, patikrinkite savo darbą. Tada jums gali tekti jį redaguoti. Korektūra perskaito tai, ką parašėte, kad įsitikintumėte, jog visi jūsų galvoje esantys žodžiai jį teisingai padėjo ant popieriaus. Kadangi mūsų smegenys dirba greičiau nei mūsų pirštai, galite praleisti žodžius, palikti galą arba naudoti neteisingą homonimą (pvz., „Ten“, o ne „jų“). Korektūra sugauna šias klaidas. Akivaizdu, kad vienos eilutės el.

Tačiau, jei rašote instrukcijų vadovą, jūsų korektūra bus sudėtingesnė ir užtruks ilgiau.

Po to, kai patikrinsite savo medžiagą, atėjo laikas redaguoti. Kartais korektūrą ir redagavimą galima atlikti vienu metu, tačiau jis yra veiksmingesnis, kai jie atliekami nuosekliai.

Priežastis, kodėl redaguojate, yra pataisyti ar pakeisti tai, ką parašėte, kad medžiaga būtų garsesnė (ir skaitoma) geriau. Rašydami verslą, tai reiškia klaidų nustatymą ir teksto aiškumą bei glaustumą.

Jūs nesate rašęs romano

Kai rašote verslui, rašote kitą „didelį amerikietišką romaną“. Jūsų rašymas turėtų būti toks apibūdinantis, kaip reikia, bet nereikia dažyti ryškių žodžių paveikslėlių, naudodami daug žodžių ir kalbų. Jei galvojate apie „stiklinius namus“, nerašykite „stiklinių namų“, rašykite „stiklo namus“.