Sužinokite apie susitikimo protokolus ir kodėl jie yra svarbūs

Posėdžio protokolai - tai rašytinė arba įrašyta dokumentacija, naudojama informuoti dalyvius ir ne dalyvius apie tai, kas buvo aptarta ar kas įvyko susitikimo metu. Posėdžio protokolus ar pastabas paprastai priima paskirtas posėdžių protokolinis protokolas, kad būtų tiksliai užfiksuota, kas vyko susitikimo metu.

Paprastai yra:

• Dalyvių vardai
• Darbotvarkės klausimai
• Dalyvių sprendimai
• Tolesni veiksmai, kurių ėmėsi dalyviai
• Įsipareigojimų įvykdymo terminai
• Kiti įvykiai ar diskusijos, kurias verta dokumentuoti būsimai peržiūrai ar istorijai

Susitikimo protokolai kaip istorinis dokumentas

Kaip istorinis dokumentas, protokolai yra naudingi dokumentuojant pagrindines idėjas ar diskusijų taškus, dėl kurių buvo priimtas sprendimas. Pavyzdžiui, veiksmingos posėdžių protokoluose gali būti nurodytos penkios alternatyvos, kurias aptarė komanda, ir pagrindinė priežastis, dėl kurios viena buvo pasirinkta per kitus.

Įprasto verslo susitikimo protokolai nereikia įrašyti kiekvienos diskusijos ar išsamios informacijos, kas pasakė ką. Žinoma, ši taisyklė skiriasi ir kitų tipų susitikimuose, pvz., Teismo posėdžiuose ir situacijose, kai svarstomi teisiniai veiksmai. Šio tipo susitikimams reikalingas tikslus pokalbio ir pareiškimų registravimas. Tačiau, nebent žmogiškieji ištekliai aptaria ieškinį, tipiškas darbovietės susitikimas neužfiksuoja kiekvienos iotos.

Kada ir kaip pasidalinti susitikimo protokolais

Idealiu atveju posėdžių protokolai įrašomi elektroniniame įrenginyje, pvz., Nešiojamuoju kompiuteriu ar iPad, o po to, kai bus greitai peržiūrėta rašybos, gramatikos ir aiškumo, susirinkimo pabaigoje elektroniniu būdu platinami susitikimo dalyviams. Tokiu būdu dalyviai nedelsdami praneša apie savo įsipareigojimus ir terminus ir gali kelti klausimus arba siekti paaiškinimų. Jei tai neįmanoma, nes įrašymo įrenginys nori perrašyti protokolą arba patikrinti, ar nėra klaidų, jis turėtų juos skleisti per 24 valandas nuo susitikimo.

Protokolas taip pat primena susitikimo metu įvykdytus komandos narių įsipareigojimus ir padeda dalyviams perkelti šiuos elementus į savo kalendorius ir kasdienius užduočių sąrašus.

Įrašymo įrenginys visada turi peržiūrėti ankstesnio posėdžio protokolą kito posėdžio pradžioje, kad žmonės galėtų juos patikrinti tiksliai ir toliau.

Kaip Organizacijos priima posėdžių protokolus

Kad susitikimas būtų sėkmingas, protokolai dalyviams ir darbuotojams, negalintiems dalyvauti susitikime, pateikia įrašą apie susirinkimo istoriją. Be visiško posėdžio protokolo, susitikimo sėkmės perspektyvos mažėja, nes žmonės, pusiausvyra, vienu metu negali įsisavinti ir išlaikyti daug informacijos.

Darbuotojas, kuris priima posėdžio protokolą, paprastai yra komandos narys ir dalyvauja susirinkime. Susitikimuose, kuriuose dalyvauja teisminiai ar vyriausybiniai procesai, arba įmonių valdybos posėdžiuose, nedalyvaujantis asmuo priima oficialią protokolą ir dažnai užregistruoja bylą.

Norėdami tiksliai įrašyti pagrindinę informaciją, posėdžių protokolų įrašymo įrenginyje turi būti ausys, skirtas detalėms ir sugebėjimas išlaikyti tikslą. Šis darbuotojas taip pat turi daugiafunkcinį darbą, kad galėtų dalyvauti susitikime įrašant protokolus.

Kai kuriose organizacijose tas pats darbuotojas protokolus priima kiekviename susitikime. Arba atsakomybė gali būti perduodama iš darbuotojo į darbuotoją. Protokolo gavėjas vaidina efektyvius vadovavimo ir bendravimo įgūdžius ir gali būti prestižinis darbas.

Reikalavimai susitikimo protokolų įrašymo įrenginiui

Įrašytojui keliami reikalavimai:

• Tiksliai įrašykite susitikime priimtus sprendimus, įsipareigojimus ir pagrindinius diskusijų punktus
• Įrašykite veiksmų elementus ir terminus, kuriuos susitikimo dalyviai įsipareigojo (veiksmų elementų pavadinimai pridedami, tačiau protokoluose nenurodoma, kas pasakė, kas vyksta neoficialiuose darbo vietų susitikimuose)
• Susitikimo pabaigoje peržiūrėkite svarbiausius sprendimus ir užduotis arba savanoriškus įsipareigojimus ir veiksmus, kad dalyviai galėtų juos susitarti prieš išvykdami
• Būkite komandos žaidėjas ir būkite lankstūs, nes dalyviai protokole gali pridėti arba pataisyti viską, ką nesutinka

• Per 24 valandas po posėdžio tikslingai platinkite posėdžio protokolų kopijas