Sužinokite, kaip išlaikyti susitikimo protokolus

Posėdžių protokolai yra išsamios pastabos, kurios yra oficialus rašytinis susitikimo ar konferencijos protokolas. Asmuo, atsakingas už rinkimą, paprastai prašo vieno iš dalyvių siekti šios užduoties. Vieną dieną kažkas gali būti tavęs! Nors tai nėra labai sudėtingas darbas, jis yra svarbus. Kadangi posėdžio protokolai yra oficialūs duomenys apie tai, kas atsitiko, reikia tikslumo. Turėsite nuodugniai atkreipti dėmesį, kad žmonės, jei reikia, turi turėti galimybę kreiptis vėliau. Štai keletas patarimų, padedančių jums dirbti su šia užduotimi.

Sužinokite, ką daryti prieš susitikimą, jo metu ir po jo.

Prieš susitikimą

• Pasirinkite įrašymo įrankį: pirmas dalykas, kurį turite padaryti, yra nuspręsti, kaip užsirašysite savo užrašus. Ar eisite seną mokyklą ir naudosite rašiklį ir popierių, ar eisite technologijų ir naudosite nešiojamąjį kompiuterį, planšetinį kompiuterį ar išmanųjį telefoną? Pasitarkite su savo viršininku, kad pamatytumėte, ar jis / ji nori naudoti konkretų metodą. Tai mažai tikėtina, bet įmanoma.
• Įsitikinkite, kad pasirinktas įrankis yra tinkamas ir turi atsarginę kopiją tik tuo atveju, jei jūsų originalas nepavyks. Jei, pavyzdžiui, atnešite nešiojamąjį kompiuterį, taip pat naudokite rašiklį ir popierių. Jūs nenorite, kad susitikimas būtų sustabdytas, kai ieškote ko nors, kad parašytumėte, jei kompiuteris sugenda.

• Prieš susitikimą perskaitykite susitikimo darbotvarkę. Tai leis jums suformuluoti savo protokolą. Po kiekvienu elementu palikite šiek tiek vietos ir ten užrašykite savo užrašus. Tai padarius jūsų darbas bus šiek tiek lengviau, kol susitikimą vykdantis asmuo laikysis darbotvarkės.

Susitikimo metu

• Aplankykite lankomumo lapą ir įsitikinkite, kad visi prisijungia. Oficialiame posėdžio protokole turėsite pateikti visų dalyvių sąrašą.
• Įsitikinkite, kad žinote, kas yra visi.Tokiu būdu galėsite nustatyti, kas kalba ir teisingai įrašo šią informaciją.
• Atkreipkite dėmesį į susitikimo pradžios laiką.
• Nebandykite užrašyti kiekvieno komentaro. Gerai įtraukti tik pagrindines idėjas. Būkite labai atsargūs, kad nepalikite dalykų, su kuriais nesutinkate. Jūsų šališkumas neturėtų turėti įtakos jums. Atminkite, kad tai yra oficiali sąskaita, o ne jūsų nuomonė apie tai, kas įvyko!

• Užsirašykite visus pasiūlymus, kurie juos pateikė, ir balsavimo rezultatus, jei tokių buvo; jums nereikia užsirašyti, kas paskyrė pasiūlymą. Žinoma, jūsų organizacijos taisyklės gali skirtis, todėl jas pirmiausia patikrinkite.
• Jei balsavimas dėl bet kokių pasiūlymų ar diskusijų yra atidėtas iki kito posėdžio, atkreipkite dėmesį į tai.
• Įrašykite baigiamąjį susitikimo laiką.

Po susitikimo

• Įveskite minutes kuo greičiau po posėdžio, o viskas vis dar yra švieži jūsų mintyse. Jei pastabose pastebėsite klaidą arba turite klausimą, galite jį greitai išvalyti, kalbėdami su kitais dalyviais.
• Galutiniame protokolo egzemplioriuje nurodykite organizacijos pavadinimą, komiteto pavadinimą, posėdžio tipą (dienos, savaitės, mėnesio, metinių ar specialių) ir jo paskirtį.
• Pateikite laiką, kurį jis pradėjo ir baigė.
• Pateikite dalyvių sąrašą ir pastabą apie susitikimą. Čia taip pat galite nurodyti, kad ėmėtės minučių. Įtraukite savo vardą į dalyvių sąrašą ir skliaustuose po savo vardo pasakykite, kad užėmė minutes. Arba dokumento pabaigoje galite pasirašyti rašydami „Atitinkamai pateiktą“, po kurio seka jūsų vardas.

• Ištaisykite minutes prieš pateikdami juos. Paprašykite, kad kas nors kitas, kuris dalyvavo, ieškotų jų. Jis ar ji galės jums pranešti, jei atsitiktinai paliko kažką.
• Pateikti juos susitikimui vadovavusiam asmeniui, nebent būtų nurodyta kitaip.