Penki projekto etapai

Nors kai kurios projektų metodikos, pvz., Judrus požiūris, suspausto arba pakartoja šiuos etapus greičiau, kartotiniuose cikluose, kiekvieno etapo darbas yra matomas ir atskiras kiekviename projekte.

Formalūs projektai Sekite penkis etapus

1. Inicijavimas: projekto komandos formavimas, projektų užsakymas ir pradžia.
2. Planavimas: užbaigti projekto apimtį, apibrėžti išsamų darbo suskirstymą, įvertinti riziką, nustatyti išteklių poreikius, užbaigti tvarkaraštį ir pasirengti faktiniam darbui.
3. Vykdymas: atliekant faktinį darbą, kurio reikalauja projekto apibrėžimas ir apimtis.
4. Monitorius ir valdymas: faktinį išteklių valdymą, ataskaitų teikimą ir kontrolę vykdant įgyvendinimo etapą.
5. Projektas uždarytas: projekto įgyvendinimas, įgytos patirties įvertinimas, projekto grupės atidėjimas.

Tradicinis projekto srautas

Nepriklausomai nuo projekto dydžio, judėjimas per etapus yra tas pats. Projektas inicijuojamas arba pradėtas vykdyti pagal chartiją, kuri identifikuoja projekto vadovą ir apibūdina projekto svarbą.

Pradėjus projektą, jis pereina į planavimo etapą. Čia pagrindinės ir darbo grupės nustato būtinus darbus, kurie turi būti atlikti, kad būtų pasiektas projekto mastas, ir parengti laiko, sąnaudų, išteklių ir rizikos įvertinimus.

Po planavimo etapo darbas prasideda ir vyksta apibrėžta tvarka, kad būtų galima pereiti iš ankstesnės ar ankstesnės veiklos į kitą veiklą. Projekto priklausomybės šiame etape atlieka svarbų vaidmenį.

Vykdant projektą, projekto vadovas ir komandos nariai stebi, atsiskaito ir kontroliuoja visą projektą, ypatingą dėmesį skiriant kritinės kelio veiklai. Šis darbas tęsiamas tol, kol užbaigiamas vykdymo etapas ir projektas pristatomas klientui.

Baigiamasis etapas, projekto uždarymas, apima pristatymo užbaigimą, įgytos patirties vertinimą ir projekto grupės atidėjimą, kad nariai galėtų pereiti prie kitos iniciatyvos.

Dėl judrių ar iteratyvių plėtros projektų planavimas ir vykdymas vyksta trumpais spurtais arba sprintais, o etapai kartojasi, kol projektas bus užbaigtas iki kliento pasitenkinimo.

Inicijavimas

Tvirtas projekto inicijavimas ne tik paskatins jūsų projektą sėkmei, bet ir bus visų būsimų etapų pagrindas. Inicijavimo metu paskirsite projekto komandos narius, trumpai informuosite apie bendruosius projekto tikslus ir paklauskite kliento ar projekto savininko kuo daugiau klausimų, kad galėtumėte efektyviai planuoti projektą. Taip pat yra puiki proga užmegzti komandos entuziazmą apie projektą ir surinkti visus paskutinės minutės duomenis, galinčius turėti įtakos projekto planavimui. Papildomi veiksmai:

• Suinteresuotųjų šalių analizė
• Vykdomojo rėmėjo paskyrimas
• Chartijos dokumentų kūrimas ir komunikavimas
• Oficialus startinis susitikimas

Planavimas

Pradėję projektą ir surinkę visą svarbią informaciją, pradėsite planuoti projektą. Planavimo etapas priklauso nuo jūsų projekto dydžio, kiek informacijos jums reikia organizuoti ir kaip didelė jūsų komanda. Planavimo rezultatas turėtų būti aiškus projekto planas arba grafikas, iš kurio kiekvienas atliks savo paskirtas užduotis. Projekto planavimo programos, pvz., „Microsoft Project“ ar „Basecamp“ naudojimas yra labai naudingas planuojant projektą. Jei neturite prieigos prie vienos iš šių programų, atlikite nemokamą internetinę paiešką nemokamų projektų planavimo programoms.

Nors projekto planavimo programa yra naudinga, tai ne visada būtina. Naudojant „Excel“ ir „Word“ sukurti savo planą ir perduoti jį komandai, taip pat veiksminga. Konkrečios užduotys planavimo etape apima:

• Įvairių suinteresuotųjų šalių komunikacijos plano kūrimas.
• Išsamios darbo suskirstymo struktūros kūrimas.
• Kritinio kelio nustatymas.
• Projektavimo plano išteklių planavimas ir darbo sekos nustatymas, remiantis projekto priklausomybe ir išteklių apribojimais.
• Detalaus tvarkaraščio kūrimas.
• Rizikos vertinimas ir rizikos prioritetų nustatymo bei mažinimo plano rengimas.

Vykdymas

Dabar, kai turite tvirtą projekto planą, komanda gali pradėti vykdyti projektą pagal jiems priskirtas užduotis. Tai etapas, kuriame visi pradeda dirbti. Jūs norėsite oficialiai pradėti vykdymo etapą su asmeniniais susitikimais, kad užtikrintumėte, jog kiekvienas turi tai, ko jiems reikia norint pradėti vykdyti savo projekto dalį. Komandos pradžia teisingu keliu yra neatskiriama projekto sėkmė, todėl aiškiai suformuluokite tvarkaraštį ir komunikacijos planą.

Monitorius ir valdymas

Nors projektas yra vykdymo etape, pradėsite stebėti ir kontroliuoti, kad įsitikintumėte, jog projektas vyksta taip, kaip planuota. Yra daugybė būdų, kaip stebėti ir kontroliuoti projektą. Atsitiktiniai įsiregistravimai su komandos vadovais, organizuojami kasdieniniai „stand-up“ arba daugiau oficialių savaitės susitikimų yra veiksmingi. Informacija, gauta iš šių susitikimų ar komunikacijos kanalų, informuos apie grįžtamojo ryšio kilpą ir galiausiai - bet kokį naujo planavimą ir koregavimą, reikalingą projektui. Papildomi svarbūs veiksmai šiame etape yra:

• Laikykitės savo iš anksto nustatyto komunikacijos plano, kad būtų užtikrintas suinteresuotųjų šalių informuotumas apie projekto būklę.
• Darbo grupių ir darbo stebėjimas kritiniame kelyje.
• Nustatant galimybes pagerinti tvarkaraščio našumą, greitai sekant arba užbaigiant veiklą lygiagrečiai arba, jei reikia, sutrumpinant tvarkaraštį pridedant išteklių.
• Stebėti faktines ir planuojamas išlaidas.
• Kai kuriais atvejais projekto plano uždirbtos vertės stebėjimas, apskaičiavimas ir ataskaitų teikimas.
• Stebėti ir sušvelninti riziką ir prireikus patobulinti rizikos planą.

Projekto uždarymas

Kai visi jūsų projekto duomenys ir užduotys yra užbaigtos ir patvirtintos kliento ar projekto savininko; galiausiai galite uždaryti savo projektą. Projekto uždarymas yra toks pat svarbus, kaip jo inicijavimas, planavimas ir vykdymas. Jūs norite dokumentuoti visą informaciją iš projekto ir tvarkingai tvarkyti, kad galėtumėte, jei reikia, grįžti prie jo. Taip pat tinkamas laikas surengti projektą po skerdimo, kad visi komandos nariai galėtų apmąstyti, kas projekto metu buvo teisinga ar neteisinga. Ji taip pat turėtų būti dokumentuojama, kad rezultatą būtų galima dalytis su kitais projekto dalyviais ir pateikti projekto istorijos aplanke.

Galiausiai, svarbu oficialiai atidėti projekto komandą, teikiant grįžtamojo ryšio ir veiklos vertinimus, kaip nurodyta jūsų įmonės politikoje.