Kaip būti teisminiu sekretoriumi

Teismo sekretoriai teikia paramą teisminiams advokatams ir paralegalams bylose, pateiktose vietiniuose, valstybiniuose ir federaliniuose teismuose bei administraciniuose teismuose.

Teismo sekretoriai dirba visų dydžių advokatų kontorose. Kai kurie sekretoriai teikia tik administracinę paramą. Tačiau daugelio firmų sekretoriai atlieka hibridinį vaidmenį, kuris veikia kaip sekretorius ir teisminis ginčas.

Toliau pateikiamos kelios dažniausiai nagrinėjamos teisminio sekretoriaus funkcijos per visą bylos nagrinėjimo laikotarpį. Sekretorių vaidmenys skiriasi priklausomai nuo įmonės, teismų praktikos rūšies ir personalo dydžio.

Atvejo atranka

Ieškovių įmonėse pirmasis bylos žingsnis yra bylos patikrinimas nuopelnais. Ar potencialus klientas turi veiksmų priežastį? Ar yra kokių nors konfliktų? Sekretorius gali padėti parengti bylų nagrinėjimo formas ir planuoti pirminius advokato ir potencialaus kliento susitikimus. Kai kuriais atvejais sekretorius atliks pirminį patikrinimą, klausdamas galimų klientų klausimų telefonu. Jei klientas yra pasirašytas, sekretorius parengs naują bylos medžiagą ir perduos išlaikymo sutartį bei kitus dokumentus klientui.

Tyrimas

Daugeliu atvejų šalys atlieka tyrimą prieš pateikdamos ieškinį. Šis tyrimas gali apimti liudytojų suradimą ir apklausą, avarijos vietos tyrimą ir dokumentų bei kitų įrodymų rinkimą. Proceso sekretorius gali padėti šiame procese planuojant susitikimus ir telefonų konferencijas advokato vardu, kuriant liudytojų sąrašus, organizuojant įrodymus ir kitus dokumentus bei sukuriant patikimą dokumentų ir elektroninių dokumentų rinkmenų sistemą.

Pareiškimai

Jei ieškinys pateikiamas, sekretorius parengs rašytinius dokumentus teksto apdorojimo programoje. Pareiškimuose gali būti šaukimas, skundas, pareiškimai, prašymai priimti įvaikinimą ir pasiūlymai. Teisminis sekretorius dažnai sukurtų pareiškimus dėl rišiklių, kurie organizuoja ir indeksuoja visus konkrečios bylos dokumentus. Šį dokumentą sekretorius gali pateikti teismui asmeniškai arba elektroniniu būdu, nors šią užduotį dažnai atlieka paralegalinis arba teismo atstovas.

„Discovery“

„Discovery“ yra ilgiausias teisminio proceso etapas. Atradimo metu teisminis sekretorius gali atlikti visas arba kai kurias iš šių užduočių:

• Rasti dokumentų paieškos tekstų apdorojimo sistemoje, įskaitant užklausas ir gamybos prašymus
• Rašymo, siuntimo ir stebėjimo užklausos
• Planavimas dėl kelių dalyvių, įskaitant advokatą, klientus, priešininkus ir teismo žurnalistus
• Nepriklausomų medicininių patikrinimų ir kitų paskyrimų, numatytų Civilinio proceso taisyklėse, planavimas
• Atradimų rišiklių kūrimas; atradimų dokumentų indeksavimas ir pateikimas
• Atvejo dokumentų tvarkymas ir pateikimas
• Svetainių patikrinimų planavimas

• Ekspertų paieška ir bendravimas su jais; ekspertų ataskaitų organizavimas ir pateikimas

Išankstinis bandymas

Nustačius bandomąją datą, sekretorius padeda teisinei komandai pasiruošti teismui. Sekretoriaus vaidmuo gali būti:

• Ikiteisminių dokumentų, įskaitant judesius, trumpikinius, iškilmingus klausimus ir liudytojų sąrašus, įvedimas ir formatavimas
• Eksponatų rinkimas ir organizavimas
• Bandomųjų rišiklių kūrimas, organizavimas ir (arba) indeksavimas
• Padėti organizuoti bandomuosius bandymus
• Stebėjimo terminai ir priminimų siuntimas teisinei komandai
• Nurodykite tikrinimo ir korektūros trumpus ir teisinius dokumentus
• Užtikrinti, kad dokumentai būtų tinkamai suformuluoti laikantis teismo taisyklių
• Liudytojų koordinavimas

Bandymas

Per teismo procesą teismo sekretorius atlieka svarbų paramos vaidmenį. Jo pareigose gali būti:

• Bandomųjų dokumentų rengimas, spausdinimas ir formatavimas
• Diagramų, grafikų ir kitų teismo salės vaizdų rengimo koordinavimas
• Kurjerių, teismo žurnalistų ir ekspertų liudytojų planavimas
• Dokumentų, eksponatų ir bandomųjų rišiklių organizavimas, pateikimas ir tvarkymas
• Advokatų, liudytojų, klientų ir kitų kelionių organizavimas

Kitos administracinės užduotys

Tiems, kurie dirba gynybinėje pusėje, teisminis sekretorius į advokatų ir paralegalų laiką kiekvienu atveju praleis į įmonės laiką ir atsiskaitymo sistemą. Jis taip pat periodiškai išsiųs klientui sąskaitas ir atliks pavėluotus mokėjimus. Kitos bendrosios teisminės sekretoriaus užduotys yra:

• Informacijos kūrimas teksto, duomenų ir grafikos transkribavimas, formatavimas, įvedimas, iškėlimas, kopijavimas ir perdavimas
• Stebėjimo atvejų terminai
• Atitinka klientus, liudytojus ir priešininkus
• Atsiliepimas į telefoną
• Skaičiuoklių kūrimas, kad būtų galima stebėti išlaidas, eksponatus ir kitą informaciją
• Diktavimo perrašymas
• Įrašų sistemos palaikymas
• Maršruto korespondencija, ataskaitos ir teisiniai dokumentai
• Klientų konferencijų ir advokatų susitikimų organizavimas
• Išlaidų ataskaitų rengimas
• Išlaikyti advokato kalendorių planuojant ir planuojant konferencijas, telekonferencijas, deponavimą ir keliones

• Užsakymų užsakymas

Teisminis sekretorius Švietimas

Daugelis bylinėjimosi sekretorių baigia pažymėjimą ar asocijuotą studijų programą profesinėje mokykloje ar bendruomenės kolegijoje. Tačiau sekretoriai su ketverių metų koledžo laipsniais turi geriausias galimybes advokatų kontoroje. Teisminis mokymas dažnai vyksta darbe. Patyrę teisminiai sekretoriai dažnai pereina į kitas pareigas įmonėje, įskaitant paralegalines ir biurų valdymo pareigas.

Teismo sekretorius Įgūdžiai ir žinios

Teismo sekretoriai turi turėti įvairius tarpasmeninius, technologinius ir biuro įgūdžius, taip pat teisines ir procedūrines žinias. Reikalingi įgūdžiai ir žinios apima:

• Žodynas, skaičiuoklė, pristatymas ir laiko bei atsiskaitymo programinė įranga; žinios apie „Microsoft Office“ paketą
• Profesionalumas su transkripcijos įranga
• Puikūs rašytiniai ir žodiniai įgūdžiai
• Žinios apie vietos, valstybės ir federalinių teismų bylų dokumentus ir dokumentų rinkimo procedūras
• Žinios apie dokumentų duomenų bazes, pvz., Ringtail, Summation ir Concordance
• E-padavimo patirtis
• Žinios apie biuro procedūras ir teisinę terminiją
• Stipri spausdinimo įgūdžiai
• Tvirti organizacijos įgūdžiai ir daugiafunkciniai įgūdžiai
• Gebėjimas profesionaliai bendrauti su visais personalo lygiais