Kaip planuoti įmonės susitikimą

Sveikiname! Jūsų įmonė surengs susitikimą su darbuotojų grupe, atrinkta iš visų įmonės lygių. Generalinis direktorius yra atsakingas už projekto vadovą. Šie patarimai ir pavyzdinio projekto planas parodo, kaip projekto vadovas galėtų pasiekti projekto plano sudarymą įmonės susitikimui ar panašiai sudėtingam projektui.

Iš anksto suplanuokite projektą

Jūsų pirmasis žingsnis yra planuoti planą. Pradedate aptarti renginį su suinteresuotosiomis šalimis. Jei tai buvo padaryta praėjusiais metais, kas nutiko? Kas nutiko? Kas valdė projektą ir ar gali padėti išvengti šių metų spąstų? Kadangi generalinis direktorius jums paskyrė projektą, ką jis nori iš įvykio? Kada bus renginys? Kur? Kas yra biudžetas?

Surinkite kuo daugiau informacijos. Tai bus skeletas, ant kurio statysite projekto planą.

Sukurkite komandą

Kokius kitus išteklius reikia, kad šis projektas būtų sėkmingas? Ar yra kitų departamentų žmonių, kurie gali padėti jums padaryti šį įvykį sėkmingą? Ką reikia padaryti, kad galėtumėte padėti? Ar galite tiesiog paklausti ar jums reikia gauti oficialų patvirtinimą iš savo viršininko? Kiek laiko jums reikia iš jų? Kokių specialių įgūdžių jums reikia? Ar kas nors kitas gali suteikti šį įgūdį, jei norimas asmuo nėra prieinamas?

Kadangi tai yra visos įmonės susitikimas, kaip HR gali padėti? Ar jums reikia patalpų departamento pagalbos? Ką apie rinkodaros skyrių? Ar jums reikia pagalbos šioje srityje?

Planuokite darbotvarkę

Kai žinosite, kiek laiko truks susitikimas, pradėsite užpildyti laiko blokus. Ar jums reikia atidaryti garsiakalbį? Kas tai bus? Ar ketinate išlaikyti dalyvius kartu, ar jūs dalį programos dalinsite į mažesnes grupes? Kiek kitų kalbėtojų jums reikės? Kas įrengs mažesnes sesijas, jei išeisite?

Ar renginys truks daugiau nei vieną dieną? Kaip jūs uždarysite pirmąją dieną? Kaip jūs vėl atidarysite antrą dieną?

Kaip baigsis pabaigoje? Ar jums reikia baigiamosios kalbos? Kaip elgiatės su žmonių, išvykstančių iš viešbučio, logistika, jei užsakote vieną iš viešbučių?

Raskite erdvę

Sužinokite, kiek žmonių ateina. Tada nustatykite, kiek vietos jums reikia. Kur vyks renginys? Ar yra korporacijos biure ar reikia didesnės erdvės? Ar generalinis direktorius nori, kad susitikimas vyktų ne vietoje, kad žmonės galėtų susikoncentruoti, ar jis / ji nori, kad jis vyktų biure, kad sumažintų išlaidas?

Kokios jūsų vietovės savybės gali suteikti jums reikalingą erdvę? Ar netoli oro uosto esantis viešbutis yra geras pasirinkimas, kad būtų sumažintas kelionės iš žmonių, išvykstančių iš miesto, laikas, ar turėtumėte rasti kažką iš miesto, kuris bus tylesnis?

Ką apmokestina skirtingos vietos už savo patalpas? Ką jie apima ir ką jums reikės įsigyti ir pateikti? Ar jie paskirs asmenį jums dirbti? Kokia jų politika, susijusi su medžiaga ir žmonėmis iš išorės?

Ištraukite jį

Surinkę atsakymus bent į daugelį šių klausimų, galite pradėti sujungti projekto planą. Atminkite, kad tai, ką rodome čia, yra tik projekto užduočių sąrašas, tik darbų suskirstymo struktūra (WBS). Į jį neįtraukiamos jokios priklausomybės tarp užduočių ar terminų. Tai bus pridėta vėliau.

Imties įmonės susitikimo projekto planas

Kaip planuoti projektą naudojant pagrindinius projektų valdymo įrankius, aptarėme projektavimo planavimo idėją ir naudojant projektų valdymo įgūdžius planavimo proceso metu. Štai kaip projekto plano darbo suskirstymo struktūra (WBS) gali atrasti projektą, skirtą įmonės susitikimui planuoti:

1. Išankstinis projektas

1. Nustatykite biudžetą
2. Aptarkite su generaliniu direktoriumi, kad nustatytumėte projekto tikslus
3. Dėl patarimų kreipkitės į ankstesnį projekto vadovą (PM)
4. Nustatykite suinteresuotųjų šalių sąrašą
5. Susisiekite su suinteresuotaisiais subjektais.
6. Nustatykite pageidaujamą įvykio datą
7. Nustatykite, kiek garsiakalbių / pranešėjų reikia
8. Nustatykite, kiek paramos personalo reikia
9. Nustatykite, kiek darbuotojų dalyvaus
10. Sąrašas galimų įvykio vietų

2. Sukurkite projekto komandą

1. Gauti rep iš rinkodaros
2. Gauti rep iš HR
3. Pažiūrėkite, ar pirkimas paskiria ką nors pagalbos
4. Paprašykite Susan tvarkyti visus garsiakalbių duomenis
5. Gauti rep iš patalpų
6. Planuokite projekto komandos susitikimą

3. Plėtoti darbotvarkę

3a Planuokite pirmąją dieną

1. Nustatykite pradžios laiką
2. Nustatykite laiką, pasirūpinkite, kad vieta ir darbuotojai būtų registruojami
3. Nustatykite ryto sesijos trukmę
4. Nustatykite kalbų ilgį
5. Apskaičiuokite garsiakalbių, reikalingų ryte, skaičių
6. Įdarbinkite garsiakalbius
7. Suplanuokite vidurnakčio pertrauką (laikas ir ilgis)
8. Organizuoti konferencijų salės atnaujinimą per pertrauką (vanduo, šiukšliadėžė ir tt)
9. Suplanuokite pietų pertrauką (laikas, ilgis, vieta, meniu, kuris moka)
10. Planuokite popietę (ilgis, garsiakalbių skaičius)
11. Įdarbinkite popietę garsiakalbius
12. Planavimo diena - vienas uždarymas (laikas, kas, ilgis)

3b Planuokite antrąją dieną

1. Nustatykite pradžios laiką
2. Nustatykite ryto sesijos trukmę
3. Apskaičiuokite garsiakalbių, reikalingų ryte, skaičių
4. Įdarbinkite garsiakalbius
5. Suplanuokite vidurnakčio pertrauką (laikas ir ilgis)
6. Organizuoti konferencijų salės atnaujinimą per pertrauką (vanduo, šiukšliadėžė ir tt)
7. Suplanuokite pietų pertrauką (laikas, ilgis, vieta, meniu, kuris moka)
8. Planuokite popietę (ilgis, garsiakalbių skaičius)
9. Įdarbinkite popietę garsiakalbius
10. Plano uždarymo kalba (laikas, kas, ilgis)
11. Organizuokite išvykimo laiką su viešbučiu

4. Planuokite erdvę

1. Nustatykite dalyvių skaičių
2. Suplanuokite sėdimų vietų išdėstymą (eilutės ir lentelės)
3. Apskaičiuokite reikiamą erdvę
4. Ištirti vietas, kuriose yra ta erdvė (išlaidos, vieta, paslaugos)
5. Apskaičiuokite garsiakalbių skaičių kiekvieną dieną ir iš viso
6. Nustatykite reikalingo pagalbinio personalo skaičių ir tipą
7. Sužinokite, kiek dalyvių / garsiakalbių / darbuotojų reikės kambarių
8. Derėtis dėl išlaidų ir datų su turimomis vietomis
9. Pasirašykite sutartį su pasirinkta vieta

5. Paskelbkite renginį

1. Baigti visus duomenis su įvykio vieta
2. Įsitikinkite, kad dalyviai yra informuoti
3. Praneškite visiems kalbėtojams apie temą ir pristatymo laiką / dieną
4. Praneškite visiems paramos darbuotojams apie pareigas ir pamainas
5. Gauti RSVP iš dalyvių
6. Prireikus praneškite keistiems dalyviams

6. Tolesni veiksmai

1. Gauti visų kalbėtojų kalbas
2. Peržiūrėkite galutines kalbas
3. Gaukite visų dalyvių, garsiakalbių, darbuotojų vardų žymes
4. Įsigykite bet kokias medžiagas ir dovanas dalyviams
5. Patvirtinkite įvykio vietoje

7. Peržiūra ir įvertinimas

1. Siųsti pasitenkinimo apklausą visiems dalyviams
2. Siųsti peržiūros apžvalgą visiems garsiakalbiams
3. Dėkokite visiems kalbėtojams ir darbuotojams
4. Laikykitės uždarymo susitikimo su projekto komanda

Tolesnis planavimas

Aukščiau pateikta projekto plano darbo suskirstymo struktūra (WBS) rodo įmonės susitikimo planavimo pavyzdį. Tai tik kontūras. Projekto komanda vis dar turės dirbti su šiais klausimais ir išplėsti daugelį jų. Be to, jiems reikės dirbti pagal kiekvieną užduotį reikalingą laiką, santykinę užduočių svarbą ir užduočių tarpusavio ryšius / priklausomybę.