Patarimai, kaip patobulinti įmonės susitikimą

Ar esate mėnesinio ar periodinio įmonės ar departamento posėdžio planuotojas? Jie gali būti mirtini nuobodu, jei nesate atsargūs. Jūs žinote sėjamąją. Daugybė kalbančių galvų susideda iš žmonių, kad jie pateiktų informaciją apie įmonę. Taip, tai neabejotinai gera jums už šį periodinį susitikimą.

Darbuotojams reikia informacijos, kad jie atitiktų įmonės strateginę kryptį. Jie nori žinoti, kas vyksta visoje įmonėje, ypač kai informacija liečia jų darbą ar bendrą įmonės sėkmę. Jie nuoširdžiai domisi įvairiais departamentais.

Taigi, jūsų darbuotojai domisi, bet suteiks jiems pertrauką iš kalbančiųjų galų ir nesibaigiančių galios taškų. Efektyviausi susitikimai atkreipia dėmesį į klausimus ir atsakymus, garso ir vaizdo įrašus bei dalyvavimą. Šie patarimai leis jums sėkmės.

Ką reikia sėkmingam susitikimui

• Garsiakalbio stovas arba stalas
• Mikrofonas
• Darbotvarkė
• Vaizdinės priemonės
• Vaizdo kamera
• Trikojis
• Kodavimo įrenginys
• Tiesioginio transliavimo technologija

10 patarimų, kaip geriau susitikti

1. Pradėkite susitikimus, pristatymus ir treniruotes su ledlaužių ar pašildymo veikla. Dideliame susitikime ar trumpame posėdyje ledlaužis gali būti vienintelis klausimas, dėl kurio žmonės galvoja ir kalba su kaimynu. Pavyzdžiui, užduokite klausimą, kuris verčia žmones pakelti rankas. Ledo pertraukiklio ilgis priklauso nuo jūsų susitikimo trukmės, todėl suplanuokite išmintingai.
2. Padidinkite pristatymo metodus. Jei kiekvienas kalbėtojas pasikalbės su auditorija, paskaitų formatu netgi susidomėję vadovai netrūksta. Paprašykite žmonių kalbėti mažose grupėse. Naudokite garso ir vaizdo medžiagą, pvz., Vaizdo įrašus, skaidres ir „PowerPoint“ pristatymus ir nuotraukas. Jei kalbate apie naują tapybos procesą, parodykite savo darbuotojams prieš ir po dažytų dalių. Peržvelkite teigiamų klientų apklausų ir komentarų korteles.

1. Pakviesti svečių kalbėtojus dalyvauti auditorijoje ir jaudulį. Jūsų klientai turi daug ką pasakyti savo darbuotojams apie jų poreikius ir kokybės reikalavimus. Viena kliento organizacija, bendradarbiaujanti su ne pelno siekiančiomis labdaros organizacijomis, siūlo svečius iš organizacijų, kurios gauna jų dovanas. Kalbantys iš organizacijų, kurias darbuotojai finansiškai remia, yra dinamitas.
2. Skatinkite klausimus gauti dialogą. Paprašykite žmonių parašyti savo klausimus prieš susitikimą ir susitikimo metu. Leiskite laiko kiekvienam garsiakalbiui nukreiptam klausimui. Jei negalite iš karto ir teisingai atsakyti į klausimą, pasakykite žmonėms, su kuriais susisieksite, kai turėsite teisingą atsakymą. Jei klausimai viršija laiką, suplanuokite temą.

1. Dažnai nepastebėta, bet labai svarbi sėkminga susitikimo taktika yra paprašyti kiekvieno kalbėtojo garsiai pakartoti kiekvieną jo paklausimą. Tuomet klausantis asmuo žino, kad kalbėtojas suprato klausimą. Kiti susitikime dalyvaujantys žmonės taip pat gali išgirsti ir žinoti klausimą, o ne tik įtarti klausimą - galbūt netinkamai - iš kalbėtojo atsakymo.
2. Nustatykite periodinio susitikimo tikslus. Jūs negalite pristatyti kiekvieno įmonės verslo aspekto vienos valandos susitikime. Taigi, nuspręskite svarbius, savalaikius klausimus ir su jais praleisti laiką. Atkreipkite dėmesį ir į daugumos dalyvių interesus. Atminkite, kad turite kitų būdų, kaip perduoti įmonės informaciją, kuri apima tokias programas kaip „Yammer“, „Google Hangout“, „GoToMeeting“, „Skype“ verslui, „Flowdock“, el. Paštas ir MP. Viso strateginės įmonės informacijos perdavimas neturi vykti susitikime.

1. Atidžiai suformuluokite savo darbotvarkę. Nustatykite daugumos dalyvių poreikius ir interesus. Pradėkite nuo geros žinios, kad dalyviai jaustis gerai.
2. Kiekvieno mėnesio darbotvarkėje nurodykite kalbėtojų tvarką. Jūs nenorite, kad žmonės būtų nuobodu vienodai. Išplatinkite reikiamus verslo elementus darbotvarkėje, kad žmonės nenustotų susitikimo pabaigos arba manote, kad galutiniai elementai yra mažiau svarbūs. Prieš keletą metų „Wall Street Journal“ straipsnyje teigiama, kad JAV vadovai sutaupys 80 proc. Pirmasis buvo visada turėti darbotvarkę. Antrasis buvo pradėti laiku ir baigtis laiku. Aš pridėsiu, kad kiekvienam kalbėtojui reikia leisti laiko, reikalingo jų temai padengti. Laikykite juos iki savo laiko ribos - gražiai.

1. Organizuokite fizinę aplinką, kad žmonės atidžiai stebėtų susitikimo turinį.Niekas neturėtų sėdėti už jūsų garsiakalbių. Įsitikinkite, kad yra vietų visiems dalyviams, ir jei reikia užrašų, taip pat reikia užrašyti paviršių. Įsitikinkite, kad vaizdai yra matomi ir kad žmonės girdėtų. Gali reikėti naudoti mikrofoną. Aplink kambarį galite peržiūrėti rekvizitus ar mėginius. Jei jūsų susitikimo dydis pernelyg didelis jūsų posėdžių salės fizinei aplinkai, naudokite technologiją susitikimui keliose papildomose konferencijų salėse. Nors tikrai galėtumėte susitikti su asmenų nešiojamuosius kompiuterius, tai neigiamai veikia komandos kūrimo teigiamą poveikį, kuris skatina lankytis su kitais darbuotojais keliose konferencijų salėse.

1. Niekada nenuvertinkite maisto galios susitikime. Maistas atpalaiduoja atmosferą, padeda žmonėms jaustis patogiai, padeda žmonėms išlaikyti teigiamą energijos lygį ir stato komandos draugystę. Užtikrinkite, kad patenkintumėte įvairius jūsų grupės poreikius, naudodami patiekalą. Pavyzdžiui, pasiūlykite vaisių ir jogurto, taip pat ir spurgų. Siūlo vegetariškus ir koserinius karštus šunis su reguliariais frankais.