Organizacijos schemų naudojimas kaip valdymo įrankis

Organizacijos schemos arba „Org“ schemos trumpai naudojamos žmonėms, norintiems rodyti numatomą organizacijos struktūrą. Ši „oficiali“ organizacija turėtų atspindėti įmonės galios struktūrą. Kartais „Org Charts“ tik padeda supainioti žmones apie tai, kas iš tikrųjų yra struktūra. Paprastai tai nėra tyčia, o REFLECTS dalyvaujančių žmonių painiavą.

Tačiau taip pat galima naudoti „Org“ diagramą kaip valdymo įrankį, kad būtų pasiekti jūsų organizacijos tikslai. Išnagrinėsime tipinius „standartinių“ Org diagramų pavyzdžius. Mes pažvelgsime į painius Org grafikus. Galiausiai aptarsime „Org Chart“ naudojimą kaip valdymo įrankį.

„Standartinės“ organizacijos schemos

Paprastai standartinės „Org Charts“ schemos yra skirtos žmonėms rodyti numatomą organizacijos struktūrą. Ši „oficiali“ organizacija turėtų atspindėti įmonės galios struktūrą. Dažnai tai atspindi tik atsakomybės struktūrą. Tikroji organizacijos galia dažnai seka ryšių linijas, o ne eilutes Org diagramoje.

Paprastai diagramos yra piramidės formos. Jie rodo asmenį, atsakingą už viršų. Žemiau yra suskirstyti pavaldiniai, paprastai palaipsniui mažesniuose langeliuose. Paprastai asmenys, rodomi tuo pačiu horizontaliu lygiu Org diagramoje, yra laikomi „bendraamžiais“ organizacijoje.

Ši imperijos koledžo skaičiavimo katedros (DOC) Org diagrama būdinga piramidės diagramai. Departamento vadovas turi penkis direktorius, kurie jam tiesiogiai praneša, taip pat vadovo pavaduotojas ir paieškos komitetas. Kiekvienas direktorius turi savo tiesiogines ataskaitas žaliose ovaluose po jų komitetais.

Klaidingos organizacijos schemos

Kartais „Org Charts“ gali supainioti žmones apie tai, kas iš tikrųjų yra struktūra. Tai paprastai nėra tyčia, o atspindi dalyvaujančių žmonių painiavą. Jei nesate tikri dėl grupės funkcinių santykių, arba jei jie dažnai keičiasi, juos beveik neįmanoma tiksliai diagramuoti.

Galbūt labiausiai paplitusi vieta, kur rasti klaidinančius Org grafikus, yra JAV federalinėje vyriausybėje. „Oak Ridge“ nacionalinės laboratorijos kompiuterinių mokslų ir matematikos skyriaus „Org“ diagrama nesuteikia organizacijos struktūros supratimo. Atrodo, kad vienuolika funkcijų tiesiogiai atsiskaito direktoriui.

Nors kontrolės apimtis (tiesioginių ataskaitų, kurias vadovas gali veiksmingai prižiūrėti), yra labai skirtingi, sunku patikėti, kad tai yra optimaliai veikianti organizacija. Kai kurios funkcijos „lyderiai“ greičiausiai „lygesni“. Jei norėtume apibūdinti komunikacijos srautą šioje organizacijoje ir kiek laiko kiekvienas pavaldinis praleido su direktoriumi, kai kurios tiesioginės ataskaitos tikriausiai turėtų būti perklasifikuotos kaip kitų funkcijų pavaldiniai.

Organizacijos schemos kaip valdymo įrankis

„Org Charts“ paprastai yra reaktyvus, o ne aktyvus prietaisas. Mes sukūrėme organizaciją arba leidome vystytis, ir jis išaugo. Organizacijos žmonėms ar žmonėms, su kuriais jie bendrauja, nebėra aišku, kas yra atsakingas už tai. Taigi mes parengiame dėžių ir linijų krūvą, kad galėtume parodyti visiems, kas daro. Tada pridedame brūkšnines linijas ir panašius dirbtinius įrenginius, kad parodytume, kad tai, ką mes pirmuoju, tikrai ne visada.

Tačiau geresnis variantas - sukurti Org diagramą, atspindinčią, kur norite, kad organizacija vyktų, o ne tiesiog atspindi tai, kaip ji yra dabar. Jei norite turėti plokščią, horizontalią organizaciją, pieškite Org diagramą taip. Parodykite, kad šeši ar aštuoni (ar net vienuolika, kaip matėme pirmiau) vadovai praneša VP. Parodykite, kad visi dešimt programuotojų tiesiogiai praneša projekto vadovui.

Jei jūsų organizacija, atlikdama savo užduotį, pasikliauna kokybės ratais arba gamybos grupėmis, tai turėtumėte parodyti savo „Org“ diagramoje. Negalima jaustis suvaržyti horizontalių grupių ir vertikalių linijų. Jei jūsų darbuotojai aiškiau supras savo vaidmenis, galite naudoti apskritimus, apverstus trikampius arba ką nors, ko jums reikia.

Rinkoje yra daug programinės įrangos produktų, kurie padės jums parodyti, kaip norite, kad jūsų organizacija veiktų. „OrgPlus“ yra pavyzdžių, kokių įrankių galima naudoti siekiant išsiaiškinti daugelį verslo aspektų, įskaitant „Org Charts“.

Būdas, kurį reikia padaryti

Toliau pateikiamas pavyzdys yra Org diagramos atvaizdas, kuris mane labai sužavėjo. Jis buvo išleistas naujai įmonei, kuri reikalavo kūrybingų, naujų veiksmų iš visų darbuotojų.

Jame aiškiai matyti plokščia, horizontali struktūra, skirta skatinti ryšius ir naujoves. Jame aiškiai parodyta dviejų aukščiausiųjų pareigūnų sudaryta komanda, rodanti, ką darbuotojai turėtų daryti. Tačiau ji išlaiko neabejotinas galutinės atsakomybės linijas. Prezidentas aiškiai vadovauja bendrovei, tačiau visi kiti žino, kad jie turi atlikti savo vaidmenį, kad pavyktų.

Org diagramos kelias turėtų būti

Dar per anksti pasakyti, ar šis Org diagramas turės norimą efektą. Jis buvo taikomas tik porą savaičių. Tačiau bendrovės pareigūnai aiškiai naudojo ją kaip veiksmingą valdymo priemonę, padedančią savo organizacijai siekti naujų tikslų.