Geriausias verslo laiško formatavimas

Verslo laiškas yra oficialus dokumentas, dažnai siunčiamas iš vienos bendrovės į kitą arba iš bendrovės savo klientams, darbuotojams ir suinteresuotosioms šalims. Verslo laiškai taip pat naudojami profesiniams susirašinėjimams tarp asmenų. Nors el. Laiškai perimami kaip labiausiai paplitusi korespondencijos forma, išspausdinti verslo laiškai vis dar naudojami daugeliui svarbių rimtų korespondencijos rūšių, įskaitant informacinius laiškus, darbo patikrinimus, darbo pasiūlymus ir kt.

Efektyvaus, poliruoto verslo laiško rašymas gali būti lengva sekti užduotis, jei laikotės nustatytų taisyklių dėl išdėstymo ir kalbos. Supraskite, kad jūsų gavėjas reguliariai skaito didelę korespondencijos sumą ir palankiai vertins gerai įvykdytus laiškus, kuriuose nėra klaidų ir gramatinių klaidų. Gera nykščio taisyklė yra ją ištaisyti du kartus, o tada kolega jį peržiūrėti, kad užtikrintų, jog nieko nepastebėta.

Verslo laiško skyriai

Kiekviename jūsų laiško skyriuje turi būti laikomasi atitinkamo formato, pradedant nuo jūsų kontaktinės informacijos ir jūsų gavėjo informacijos; sveikinimas; laiško kūnas; uždarymas; ir galiausiai, jūsų parašas.

Verslo laiško formatas

Toliau pateikiamas tradicinis verslo laiško formatas, kuriame pateikiami patarimai, kaip jį rėminti, atsižvelgiant į jūsų santykius su skaitytoju ir kokie jūsų norimi rezultatai.

Jūsų kontaktinė informacija:

Tavo vardas

Jūsų darbo pavadinimas

Tavo įmonė

Jūsų adresas

Miestas (*): Valstija (*): Pašto indeksas

Jūsų telefono numeris

Jūsų elektroninio pašto adresas

Data

Gavėjo kontaktinė informacija:

Jų vardai

Jų pavadinimas

Jų kompanija

Įmonės adresas

Miestas (*): Valstija (*): Pašto indeksas

Sveikinimas:

• Jei nesate tikri, kam tiksliai kreipiatės, naudokite „Kam ji gali rūpintis“.
• Naudokite oficialią sveikinimą „Gerb. P. Pavardė “, jei nežinote gavėjo.
• Naudokite „Gerb. Vardas“, tik jei turite neoficialius santykius su gavėju.

Kūnas

Formatavimo pagrindai:

• Naudokite atskiras eilutes su papildoma erdve tarp kiekvienos pastraipos, po sveikinimo ir virš uždarymo.
• Kairė pateisina jūsų laišką (prieš kairę paraštę).

Suskleisti teisingą toną:

Padarykite savo laiško tikslą aiškia ir tiksline kalba, palikdami trumpą atidarymo pastraipą. Galite pradėti su: „Aš rašau, remdamasis…“, ir iš ten praneškite tik tai, ką jums reikia pasakyti.

Vėlesniuose punktuose turėtų būti pateikta informacija, leidžianti jūsų skaitytojui suprasti jūsų tikslą (-us), tačiau venkite baisių sakinių ir nereikalingų ilgų žodžių. Vėlgi, išlaikykite glaustą, kad išlaikytumėte jų dėmesį.

Jei jūsų tikslas yra įtikinti gavėją tam tikru būdu, ar tai yra investuoti pinigus, suteikti jums nuorodą, samdyti jus, partnerį su jumis, ar išspręsti problemą, sukurkite įtikinamą atvejį dėl savo priežasties. Pavyzdžiui, jei norite, kad skaitytojas remtų labdaros renginį, nustatykite, ar jie sutampa su savo įmonės filantropiniais tikslais. Įsitikinkite, kad skaitytojas padės jums abipusiai naudingai, ir jūs padidinsite savo galimybes laimėti savo paramą.

Laikykite uždarymo pastraipą dviem sakiniais. Tiesiog pakartokite savo rašymo priežastį ir padėkokite skaitytojui už jūsų prašymą.

Nemokamas uždarymas:

Kai kurie geri uždarymo variantai yra:

• Pagarbiai jūsų,
• Pagarbiai,
• Iš esmės,
• Pagarbiai

Jei jūsų laiškas yra mažiau formalus, naudokite:

• Viskas kas geriausia,
• Geriausias
• Ačiū,
• Sveikina

Parašas:

Parašykite savo parašą tik po uždarymo ir palikite keturias atskiras tarpas tarp uždarymo ir įvesto pilno vardo, pavadinimo, telefono numerio, el. Pašto adreso ir bet kurios kitos kontaktinės informacijos, kurią norite įtraukti. Naudokite toliau pateiktą formatą:

Jūsų parašytas parašas

Įrašytas visas vardas

Pavadinimas

Verslo laiško pavyzdys

Šį verslo laiško pavyzdį galite naudoti kaip modelį. Atsisiųskite šabloną (suderinama su „Google“ dokumentais ir „Word Online“) arba skaitykite toliau pateiktą teksto versiją.

Atsisiųskite Word šabloną

Verslo laiško pavyzdys (teksto versija)

Tavo vardas

Jūsų darbo pavadinimas

Tavo įmonė

Jūsų adresas

Miestas (*): Valstija (*): Pašto indeksas

Jūsų telefono numeris

Jūsų elektroninio pašto adresas

Data

Gavėjo vardas

Gavėjo pavadinimas

Gavėjo bendrovė

Gavėjo įmonės adresas

Miestas (*): Valstija (*): Pašto indeksas

Gerb. P. Pavardė, Norėčiau pakviesti jus dalyvauti mūsų būsimame Liberalų menų skyriaus darbo tinklo renginyje. Renginys vyks vasario 1 d. Popietę. Mes norime suteikti mūsų absolventams galimybę susitikti su verslo lyderiais šioje srityje, kurie gali ieškoti naujų samdomų darbuotojų, turinčių laipsnį Liberalų mene.

Renginys vyks Cox studentų centre Šiaurės valstybiniame universitete ir truks apie 2–3 valandas. Jei domitės lankyti ar siųsti įmonės atstovą susitikti su mūsų studentais, prašome pranešti man kuo greičiau ir galėsiu pasilikti stalą.

Dėkojame už jūsų laiką ir tikiuosi, kad netrukus gausiu iš jūsų.

Pagarbiai

Jūsų parašas (popierinis laiškas)

Jūsų įvestas vardas

Jūsų darbo pavadinimas

Jei siunčiate el. Laišką, jūsų parašas bus šiek tiek kitoks. Užuot įtraukę kontaktinę informaciją į raidės pavadinimą, įrašykite jį žemiau savo parašo. Pavyzdžiui:

El. Laiško siuntimas el. Paštu

Pagarbiai, Vardas Pavardė

Pavadinimas

Jūsų adresas

Jūsų telefono numeris

Jūsų elektroninio pašto adresas

Įtraukite temą, kurią rašote el. Laiško temos eilutėje, todėl skaitytojas aišku, kodėl siunčiate pranešimą.

Verslo laiškų rašymo patarimai

Išsamesnius patarimus šiuose nurodymuose rasite verslo laiško rašymui, įskaitant šriftų pasirinkimą, paraščių pasirinkimą ir tinkamo laiško formatavimą.

Visada naudinga ieškoti pavyzdžių, kad gautumėte idėjų savo paties susirašinėjimui. Peržiūrėkite laiškų pavyzdžius, įskaitant motyvacinius laiškus, pokalbius, laiškus, tolesnius laiškus, darbo priėmimo ir atmetimo laiškus, atsistatydinimo laiškus, dėkingi laiškus ir daugiau verslo ir su darbu susijusių laiškų pavyzdžių.