Išlaidų kompensavimas kelionės metu

Išlaidų kompensavimas - tai metodas darbuotojams apmokėti, kai jie išleidžia savo pinigus dirbdami įmonės laiku. Šios išlaidos paprastai atsiranda, kai darbuotojas vyksta į verslą.

Kelionės išlaidos gali apimti apgyvendinimą, skrydžius, antžeminį transportą, patarimus „bellhops“, maitinimą ir kitas atsitiktines išlaidas, kurias darbuotojas gali patirti kelionės metu. Kitos verslo išlaidos gali apimti tokius dalykus, kaip klientų ar būsimų darbuotojų į pietus ar vakarienę pirkimas, būtinų knygų ar kitų mokymo priemonių pirkimas, kurias darbdavys apima, arba vairavimo išlaidos.

Išlaidos, kurias organizacija kompensuos, yra nustatomos įmonės verslo kelionių, pramogų ir bendros kompensuojamų išlaidų politikos nuostatose, pateiktose darbuotojų vadove. Kai kuriais atvejais išlaidos, tokios kaip sausas valymas ir narystė treniruoklių salėje, yra pratęstos. Nors kliento pramogos verslo kelionėse yra bendros kompensuojamos išlaidos, dauguma įmonių nustato maisto ir pramogų išlaidų ribas.

Kaip darbuotojai moka išlaidas

Vis dažniau įmonės teikia mažo ir vidutinio lygio darbuotojus, dažnai keliaujančius su įmonės kredito kortelėmis. Užuot apmokėję už savo pinigus, darbuotojai apmokestina visus, bet atsitiktinius ir patarimus, į įmonės kredito kortelę.

Tai yra patogus požiūris į išlaidų kompensavimą darbuotojui, nes kredito kortelės sąskaitose dokumentuojamos tikslios išlaidos, o darbuotojas neprivalo išsaugoti kvitus ir užpildyti kelionės išlaidų ataskaitas.

Kitas būdas apmokėti darbuotojus už verslo kelionės išlaidas yra dienpinigiai. Dienas yra iš anksto nustatyta dienpinigiai, mokami darbuotojams už išlaidas, patirtas kelionės metu. Šios išlaidos galėtų būti apgyvendinimas, maitinimas, patarimai, taksi ir kiti antžeminio transporto mokesčiai.

Išlaidų ataskaitos pildymas

Tiek įmonės kredito kortelės naudojimo, tiek grynųjų pinigų mokėjimo atveju darbuotojai, grįžę iš kelionės, greičiausiai turės užpildyti išlaidų kompensavimo ataskaitą. Su įmonės kreditine kortele jie turės paaiškinti mažiau nei akivaizdžius mokesčius, kurie atsiranda kredito kortelės sąskaitoje (pvz., Pavėluotoje valgio metu). Jie taip pat apmokestins įmonę už papildomus įvykius, kuriuos jie sumokėjo savo pinigais ar kredito kortele.

Kai darbuotojas moka pinigus, jis arba ji turės išvardyti ir kartais pateisinti kiekvieną išlaidas, už kurias prašoma atlyginti. Dauguma kompanijų nustato datą, iki kurios turi būti pateiktos išlaidų kompensavimo ataskaitos, ir visos išlaidos yra apskaitytos apskaitos būdu, kaip ir kredito kortelės kompanijos ataskaitos. Bet kokios nepagrįstos išlaidos arba tos, kurios neįtrauktos į įmonių politiką, nėra kompensuojamos - tai kelia darbuotojui problemų.

Neįprastos situacijos

Tarkime, pardavimų atstovas su jais pasiima gyvūną su kelione ir apmokestina viešbučio namo mokestį į įmonės kredito kortelę, teigdamas, kad viešbutis neatlygins mokesčio ir planuoja grąžinti įmonę.

Ar tai yra piktnaudžiavimas įmonės lėšomis? Atrodo taip. Nesvarbu, ar tai raštu, ar ne, aišku, kad įmonės kreditinės kortelės naudojimas turi būti naudojamas tik įmonės išlaidoms. Kai kuriais atvejais asmeninis įmonės naudojimas gali baigtis. Tačiau čia reikia apsvarstyti. Ar darbuotojas eidavo į apskaitą ir paaiškino problemą, kad viešbutis negalėjo atskirti naminių gyvūnėlių mokesčių? Arba, ar darbuotojas buvo kruopščiai apžiūrėtas jos išlaidos apskaitoje?

Kitas aspektas yra tai, ar įmonė anksčiau atlygino kitiems darbuotojams už panašias išlaidas? Jei taip, drausminė atsakomybė nėra tinkama. Tačiau, jei įmonės politika aiškiai nurodo, kad tam tikros išlaidos neleidžiamos, o darbuotojas yra sugautas (ne tiesioginis), tada vyriausiasis įgaliotinis turėtų imtis tam tikrų griežtų drausminių veiksmų. Ne kiekviena situacija yra aiški. Kartais prieš imdamiesi veiksmų turite paklausti ir šiek tiek kasti.