Kiek laiko turi išlaikyti darbuotojų failus

Vienas iš svarbiausių dalykų žmogiškųjų išteklių srityje yra tai, kad turime daugybę dokumentų. Tonų ir tonų. Suteikta, kad daugelis jų yra elektroninės šių dienų, tačiau principas išlieka. Žmogiškųjų išteklių registras. Ir mes turime išlaikyti tuos įrašus, bet kiek ilgai?

Čia pateikiamos pagrindinės žmogiškųjų išteklių apskaitos gairės. Nepamirškite, kad valstybės įstatymai gali skirtis nuo šių gairių. Jei valstybės įstatymai ir federaliniai įstatymai prieštarauja, visada saugokite įrašus pagal tai, kuris reikalavimas yra ilgesnis. Geriau kažką laikyti per ilgai, nei pakankamai ilgai.

Įrašų registravimas

Jūs turite išsaugoti visus tuos atnaujinimus, pokalbio užrašus, programas ir darbo skelbimus ir netgi savo paieškos užklausą per savo pareiškėjo stebėjimo sistemą vienerius metus po sprendimo dėl darbo pasiūlymo priėmimo. Taigi, jei apklausiate pareiškėją, o visas procesas trunka tris mėnesius, kol nėra priimtas galutinis sprendimas dėl darbo, laikrodis pradeda pažymėti.

Kodėl tai turite padaryti? Jei kas nors abejoja savo nuomos sprendimu, turėsite parodyti, kad nelegaliai nediskriminuojate jokiu būdu, formoje ar formoje. Tokie įstatymai, kaip antai amerikiečių su negalia įstatymas, VII antraštinė dalis, ir daugelis kitų reikalauja, kad jūs įrodytumėte, jog esate laikomasi. Šių įrašų išsaugojimas padeda jums tai padaryti.

Narkotikų testų įrašai

Jei reikia atlikti testavimą prieš narkotikus, tai yra nuomos įrašo dalis, o rezultatų kopiją turėtumėte saugoti vienerius metus. Jei atliksite papildomą narkotikų tyrimą, nesvarbu, ar tai įvyko darbe, ar kaip atsitiktinės patikros dalis, jūs taip pat turite išlaikyti šiuos įrašus vienerius metus. Tačiau, jei jums taikomas Transporto departamento reglamentas, minimalus narkotikų tyrimo įrašų laikotarpis yra penkeri metai.

Darbo užmokesčio / laiko kortelės ir kt.

Įstatymas reikalauja, kad šie įrašai būtų saugomi trejus metus, tačiau naujausi ieškiniai reiškia, kad būtų protingiau juos laikyti ilgiau. Norite išlaikyti įrašą apie tai, kiek kiekvienas darbuotojas buvo sumokėtas, ir kiek valandų jie dirbo visą savo įmonės valdymą. Laikykite savo įrašus ne trumpiau kaip penkerius metus po to, kai darbuotojas išvyksta, nepriklausomai nuo priežasties.

Išimtis atleidžiantiems darbuotojams, žinoma, nereikia išlaikyti laiko įrašų, nes jų darbo užmokestis yra tas pats, nepriklausomai nuo dirbtų valandų skaičiaus. Tačiau, jei jūs kada nors neteisingai klasifikavote darbuotoją kaip atleidimą nuo mokesčių, kai ji turėjo būti atleista nuo mokesčio, šie dirbtų valandų įrašai gali padėti jums mokėti už viršvalandžius. Įsitikinkite, kad įtraukiate, kaip įmonė apskaičiuoja darbo užmokestį. Pvz., Jums reikia stebėti, ar tai buvo tiesioginis atlyginimas, atlyginimas, komisiniai, viršvalandžiai, vienetiniai darbai ar tiesioginis valandinis atlyginimas.

Tai reikia padaryti ne tik dėl darbo užmokesčio ir mokesčių klausimų, bet ir daugelis kitų sprendimų priklauso nuo dirbtų valandų skaičiaus. Pavyzdžiui, tinkamumas FMLA priklauso nuo dirbtų valandų skaičiaus per metus. Jei turite ne visą darbo dieną atleistą darbuotoją, galbūt norėsite apsvarstyti laiko įrašymą, kad nustatytumėte FMLA tinkamumą. Jūs taip pat turite sugebėti įrodyti, kad apmokėjote savo darbuotojus už visas dirbtas valandas.

I-9 forma

Išlaikyti darbuotoją I-9 formą, saugomą atskirai nuo jūsų personalo įrašų, trejus metus po to, kai samdote darbuotoją, ir vienerius metus po darbo nutraukimo, priklausomai nuo to, kuri data yra vėlesnė.

Informacija apie sveikatą / pensiją

Jūs turite saugoti savo planų įrašus apie visas savo išmokas mažiausiai šešerius metus. Teismai nusprendė, kad jei darbuotojas jums pareikalauja, sakydamas, kad, pavyzdžiui, jis nusipelno didesnės pensijos, darbdavio pareiga yra įrodyti, kad jie neturi daugiau skolų, o ne darbuotojo atsakomybės įrodyti, kad jie daro. Laikykite visus šiuos suvestinės plano aprašymus.

Jei turite buvusių darbuotojų, turinčių teisę į COBRA, pratęsdami naudą sveikatai, tuos įrašus turėtumėte saugoti šešerius metus. Įstatymas nenurodo išlaikymo, tačiau, kadangi tai galėtų būti taikoma pagal darbuotojų pensijų apsaugos įstatymą (ERISA), šis įstatymas reikalauja išlaikyti šešerius metus. Jei norite būti saugioje pusėje, neišmeskite šių įrašų.

FMLA įrašai

Kai darbuotojas prašo FMLA, turite išlaikyti tą popieriaus taką, net jei atsisakote atostogų trejus metus. Įsitikinkite, kad sekate kiekvieno darbuotojo atostogas - kai jis prasidėjo ir kiek laiko naudojate. Jei darbuotojas turi nereguliarų FMLA, įsitikinkite, kad stebite kiekvieną atostogas ir dokumentuojate naudojamų valandų skaičių. Datos ir valandų skaičius turėtų būti dokumentuojami. Atminkite, kad pertraukos gali būti naudojamos kelias valandas per dieną arba kelias dienas per savaitę. Dokumentuokite viską ir saugokite šiuos įrašus.

Atminkite, kad tai nėra išsamus sąrašas ir taikomas tik federaliniams įstatymams. Jums gali būti taikomi papildomi įrašų saugojimo įstatymai, jei, pavyzdžiui, esate federalinis rangovas arba jūsų valstybė turi skirtingus standartus. Kilus abejonėms, neišmeskite.

Galite gauti papildomų išteklių apie įrašų saugojimą ir privalomą atskaitomybę žmogiškųjų išteklių valdymo (SHRM) draugijoje.

Atsakomybės apribojimas: Atkreipkite dėmesį, kad teikiama informacija, nors ir patikima, nėra garantuojama dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito pasaulinė auditorija, o įdarbinimo įstatymai ir nuostatai įvairiose šalyse ir šalyse skiriasi. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą arba pagalbą iš valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai yra tinkami jūsų vietai. Ši informacija skirta patarimams, idėjoms ir pagalbai.