Darbo projektų pokyčių valdymas

Projektų vadovai praleidžia daug laiko gamindami planus ir nustatydami komandos tikslus. Tuomet rėmėjai, suinteresuotosios šalys ir komandos praleidžia daug laiko, kad pakeittų darbo apimtį ir diegimo procesą. Turint aiškų, paprastą pakeitimų valdymo procesą ir nuolatinį didesnio vaizdo akis, net ir kai kurių detalių perkėlimas, eina ilgai, kad projektas būtų judamas į priekį ir leis jums išlaikyti vėsią.

Priimti tą pakeitimą

Pokyčiai vyksta beveik kiekviename projekto valdymo ciklo taške. Pripažindamos, kad pokyčiai yra neišvengiami - iš tikrųjų dažnai naudingi - dalis proceso leidžia geriausiems projektų vadovams priimti lankstesnius planavimo ir vykdymo metodus. Atsižvelgiant į strategijas, kurios padėtų veiksmingai spręsti pokyčius, kai jie įvyksta, yra greitas būdas išlaikyti kiekvieno akį ant prizo, net ir tuo, kas kartais gali atrodyti pastoviai.

Apibrėžtas, struktūrizuotas pokyčių valdymo procesas yra jūsų vykdomasis grojaraštis; jūsų strategija „Biblija“. Jame jums bus apibrėžta, kaip geriausiai reaguoti kaip lyderis į siūlymus - netgi reikalavimus - pokyčiams vystymosi procese. Tai padės jums naršyti, maloniai ir patikimai, kartais ginčytinais bendradarbiavimo kraštovaizdžiais, siekiant visų šalių tikslų.

Pakeitimų valdymo procesas

Pakeitimų valdymo procesas atrodo taip:

• Gauti užklausą / paklausą dėl projekto pakeitimų
• Įvertinkite pakeitimo užklausą / paklausą, sutelkiant dėmesį į projekto biudžetą, susijusį su:
• medžiagos
• bet kokius atitinkamus leidimų reikalavimus
• žmogaus valandos
• prarastas / įgytas laikas
• Paruoškite ir pateikite projekto akcininkams / palaikykite ryšius su rekomendacijomis, kaip elgtis, palyginti su prašymu (-ais)
• Gauti akcininkų sprendimo patvirtinimą arba atsisakyti vykdyti sprendimą

Pažvelkime kiekvieną iš šių žingsnių:

Gauti užklausos / paklausos pokyčius procese projekte

Gausite prašymą pakeisti projektą šimtais skirtingais būdais: susitikime, elektroniniu paštu, telefonu, koridoriuje, kai vakare skubate iš biuro.Idealiu atveju gausite informaciją apie pakeitimo užklausos formą, tačiau turėtumėte žinoti, kad realiame gyvenime daugelis svarbių suinteresuotųjų šalių mano, kad tokio pobūdžio dokumentų parengimas yra projekto vadovo darbas - ir jūsų įmonėje.

Projekto pakeitimo užklausos šablonas (daugiau apie tai per minutę) turėtų tiksliai ir glaustai užfiksuoti visus prašymo duomenis, tačiau neoficialiai jie atvyksta į jus. Kai jaučiate, kad visi duomenys yra tiksliai užregistruoti, atlikite formą, esančią praeityje iniciatoriui, kad patikrintumėte, ar visi taškai buvo visiškai pašalinti.

Atminkite, kad pakeitimai taip pat gali būti susiję su darbų atlikimu. Ne visada manote, kad pakeitimai bus susiję su darbo pradžia. Procesas yra tas pats, neatsižvelgiant į tai, ar didinate ar mažinate projekto apimtį.

Atlikti pakeitimų vertinimą

Pažvelkite į pakeitimo užklausą išsamiai. Įvertinsite poveikį:

• Tvarkaraštis
• Dokumentacija
• Iki šiol atliktas darbas ir dar reikia atlikti darbą
• Biudžetas
• Kokybės priemonės
• Taikymo sritis
• Išteklių prieinamumas

Pavyzdžiui, programinės įrangos keitimas gali būti įvertintas 5 dienomis. Tai ne tik pridėtų 5 dienas į tvarkaraštį, nes tai išstumtų kitą užduotį ir perkeltų tą laiką, per kurį pagrindiniai ištekliai yra atostogauti. Ši užduotis taip pat turėtų būti perkelta, todėl apskritai šis pakeitimas sudarytų 8 dienas į tvarkaraštį. Tai kainuotų $ 5k, o papildomos 8 dienos mus verčia į kitą mėnesį su tiekėjo sutartimi, taigi ten taip pat yra išlaidų. Kokybė išlieka tokia pati, tačiau patenka į naujus pakeitimus.

Reikėtų atnaujinti visus susijusius dokumentus, įskaitant jau pradėtus projektų planus ir mokymo vadovus.

Taigi, dideliame vaizde, paprastas 5 dienų pokytis turi didžiulį poveikį. Svarbu apsvarstyti visus svarbius veiksnius prieš priimant sprendimą dėl įgyvendinimo, nes visapusiškas vaizdas gali pakeisti rezultatą.

Parengti ir pateikti rekomendacijas

Sužinoję apie visą prašomo pakeitimo ar pakeitimų poveikį, pateikite savo rekomendacijas dėl pamainos gyvybingumo.

Kai kuriais atvejais pakeitimai nebus įgyvendinti, nes suvokiama nauda bus mažesnė už išlaidas. Kitais atvejais galima rasti pakankamai naudos, kad kompensuotų papildomo darbo išlaidas. Vis dėlto kiti atvejai pasirodys neišvengiamai ir be jūsų kontrolės, nepaisant neigiamo poveikio, atsirandančio dėl reguliavimo ar atitikties problemų, arba vidinių klausimų, tokių kaip organizacinė restruktūrizacija.

Sprendimas

Dėl nedidelių pakeitimų, kurie patenka į jūsų leidimo ribą, sprendimą priimti ar atmesti pakeitimus priima jums (su tinkama komanda). Bet kas didesnis, turėtų būti patvirtintas projekto rėmėjo arba projekto valdybos. Sąlygos, kurios priklauso kuriai kategorijai, paprastai yra aiškiai išdėstytos bet kurio projekto pradžioje.

Nepriklausomai nuo rezultatų, svarbu, kad visi dalyvaujantys procese būtų informuoti. Užsienio komandos nariai bet kuriame kūrimo etape gali kainuoti viso projekto vientisumą ir visus būsimus bendradarbiavimus.

Keisti valdymo įrankius

Buvo sukurta nemažai pakeitimų valdymo priemonių, kad šis procesas būtų paprastesnis ir paprastesnis. Kiekvieno pakeitimų valdymo įrankių rinkinio pagrindinis elementas turėtų būti:

• Kontrolinis sąrašas arba proceso žemėlapis, kuriame dalyvauja suinteresuotosios šalys, imantis tinkamų veiksmų, kad būtų padidintas projekto apimties pokytis
• Šablono keitimo užklausos forma (Pastaba: Jei jūsų projektai veikia automatiškai iš automatinio darbo eigos, tai puiki idėja, kad ši forma būtų įtraukta į jūsų dokumentų sąrašą

Projekto pakeitimo užklausos formos kūrimas

Projekto pakeitimo užklausos formoje turėtų būti:

• Asmens, prašančio pakeitimo, pavadinimas („prašytojas“).
• Unikalus identifikatorius, kaip ir keitimo numeris (vėliau galite jį pridėti, nes mažai tikėtina, kad bet kuris iš žmonių, keliančių užklausą ir naudodami formą, žinos, ką čia įvesti).
• Siūlomo pakeitimo aprašymas, kiek įmanoma išsamiau.
• Pokyčio kategorija. Idealiu atveju, prašytojai turėtų turėti galimybę pasirinkti iš šio skyriaus iš anksto parengto skyriaus, kad jie tik pažymėtų langelį. Tai yra gera vieta pažymėti, ar pakeitimo prašymas yra susijęs su reguliavimu ar vidiniu atitikimu - jei jis yra (tikrai), galite apeiti daug planavimo ir vertinimo etapų ir paprasčiausiai su jais pereiti.
• Pakeitimo „kodėl“. Koks yra jo įgyvendinimo pagrindas? Kodėl prašytojas nori?
• Galimas siūlomo pakeitimo poveikis įvairiems projekto elementams, įskaitant laiką, kainą, kokybę, taikymo sritį. Pareiškėjas gali neturėti visų detalių, todėl gali reikėti jūsų pagalbos užpildant šiuos blankus per pakeitimų vertinimo etapą. Mažiausias, kurį ieškote šiuo metu, yra paaiškinimas, ar jis gali padidinti, sumažinti ar pakeisti esamus projekto parametrus.

Pakeitimo užklausos formos turėtų būti suapvalintos, kad būtų galima išsamią informaciją, kad galėtumėte užpildyti, nes pasikeitimas toliau aptariamas. Šablone taip pat turėtų būti vietos:

• Pakeisti sprendimą: priimti, atmesti arba atidėti
• Sprendimą priimančio asmens (grupės) pavadinimas ir sprendimo priėmimo data bei papildomos pastabos.

Pokyčiai ir projektų apimties valdymas

Projekto apimties valdymas yra procesas, kuris filtruoja ir tobulina skirtumus tarp to, kas būtina sėkmingai įgyvendinti projektą ir kas ne. Gavus projekto pakeitimų užklausas, būtina apsvarstyti, kaip šie pakeitimai gali paveikti bendrą projektą. Jūsų pakeitimų valdymo procesas padeda jums patobulinti ir apibrėžti kontekstą, kodėl pasikeitimas yra praktiškas ar būtinas.

Projektų valdymo žinių žinyno vadovas (PMBOK vadovas) - verta paminėti penktojo leidinio aprėpties projekto pakeitimų valdymą, nes jis nėra toks intuityvus, kaip manote. „PMBOK vadovas“ „Projektų apimties valdymas“ skyriuje pateikiamos puikios pradžios gairės, vadinamos „kontrolės taikymo sritimi“. Tačiau pokyčių valdymo procesas projektuose turi būti sprendžiamas labiau integruotu būdu, ir tai atsispindi tekste. „PMBOK Guide“ naudotojai taip pat turėtų remtis „Integrated Change Control“ atlikimo procesu, nes jame aiškiai nurodoma, kaip viskas susieja didesnį kraštovaizdį.

Norint tapti PMP, svarbu suprasti, kaip „PMBOK vadovas“ apima pokyčių valdymą, nes jis bus jūsų tyrimo dalis. Tačiau reikia nepamiršti, kad pokyčių valdymo procesas, kurį iš tikrųjų naudosite projektuose, turi būti integruotas, lengvai stebimas ir praktiškas.

Jūsų komandos vedimas per keitimo procesą

Projekto komanda yra labai svarbi bet kurio projekto sėkmei, todėl padeda aktyviai dalyvauti vykdant proceso pakeitimus.

Čia pateikiami 5 būdai, kuriais galite padėti savo komandai greitai susitaikyti su projekto pakeitimų valdymo procesu:

1. Būkite atviri apie pokyčius. Leiskite savo komandai žinoti, kad tikimasi, kad pasikeis projektai.

2. Būkite atviri apie procesą. Čia aptartas pokyčių valdymo procesas nėra natūralus visiems. Dauguma komandos narių nežino, ko iš jų tikimasi, kol jie bus informuoti. Sukurkite informacinį pranešimą, kad galėtumėte su jais susipažinti ir leisti kiekvienam žinoti, koks jo vaidmuo vykdant šį procesą.

3. Lengva. Projektų keitimas dažnai yra geriausiu atveju kontroliuojamas chaosas. Veiksmai, kurių imtasi norėdami sėkmingai naršyti, apibrėžia jūsų projektą kaip projekto vadovas. Jūsų komanda gali rasti neramumų dėl pokyčių - ypač didelių ar tuos, kurie apsisprendžia ilgai laikomus sprendimus ir kliūtis, laikomas ilgai išvalytomis. Grafikas yra neteisingas, biudžetas gali būti skirtingas, reikalavimai tikrai skiriasi.

Jūsų komanda laukia jūsų patarimų ir stabilizavimo. Padarykite procesą kuo lengviau.

4. Būk ten padėti. Naujas darbo būdas reikalauja laiko sėkmingai integruotis. Jei anksčiau neformaliai valdėte projektų pakeitimus (arba visai ne), tada perėjimas prie oficialaus proceso gali užtrukti, kol taps „kaip mes čia darome“. Leiskite komandai žinoti, kad esate ten, kad jiems padėtų, jei jiems reikia paleisti kažką praeityje.

5. Nebijokite pasakyti „ne“. Ne visi pakeitimai yra protingi pasiūlymai. Leiskite savo komandai žinoti, kad jei jie jaučiasi tvirtai apie tai, kad šiuo metu projektas nėra tinkamas dalykas, tuomet jūs palaikysite juos pokalbyje su pakeitimo prašytoju.

Nesugebėjimas efektyviai valdyti pokyčių yra vienas iš būdų, kaip projektas gali būti visiškai nuvažiuotas, todėl stebėkite. Gavę tinkamą informaciją ir procesus, projekto pakeitimai gali būti sprendžiami tvarkingai, protingai ir naudingai visiems dalyviams.