Kaip parašyti profesionalų el. Laišką - 7 klausimai, kuriuos reikia užduoti prieš siųsdami

Jau daugelį metų žmonės prognozuoja el. Pašto žlugimą. Tiesa, mes naudojame kitas bendravimo formas, pvz., Siuntimo ir socialines žiniasklaidos priemones, kad „pasikalbėtume“ su draugais arba siųsti greitus pranešimus kolegoms, vis dar naudojame el. Paštą, ypač su darbu susijusiam bendravimui. Tai taip pat yra pagrindinė ryšio priemonė, kai kreipiatės dėl darbo. Taip pat svarbu žinoti, kaip parašyti profesionalų el. Laišką.

El. Laiškas gali būti jūsų pradinis kontaktas su kuo nors, ir dėl to tai yra jūsų pirmoji galimybė padaryti įspūdį. Atkreipkite dėmesį į savo pranešimus. Prieš paspausdami siuntimą atsakykite į šiuos 7 klausimus.

1. Ar mano pranešimas yra klaidingas?

Patikrinti savo el. Laiškus dėl klaidų yra svarbiausias dalykas, kurį galite padaryti prieš išsiųsdami. Neteisinga rašyba ir bloga gramatika leis jums atrodyti neatsargiai. Tai prieštarauja įspūdžiui, kurį bandote padaryti, ypač jei kreipiatės dėl darbo.

Korektūra, kol esate įsitikinę, kad sugadėte visas rašybos ir gramatines klaidas, taip pat klaidų. „Grammarly.com“ turi nemokamus įrankius, įskaitant „Chrome“ naršyklės plėtinį, kuris gali jums padėti.

2. Ką pasakoja mano el. Pašto adresas?

Jūsų darbo el. Pašto adresas, kuris, beje, niekada neturėtumėte naudoti darbo paieškai, tikriausiai yra labai paprastas. Labiausiai tikėtina, kad tai yra jūsų vardo variantas. Galbūt pasirinkote mažiau verslo tipo adresą, kurį naudosite asmeniniam el. Laiškui. Ryškus, vaikiškas ar mielas adresas yra gerai, jei naudojate jį tik norėdami siųsti laiškus savo draugams ir šeimai, bet jei reikia parašyti profesionalų el. Laišką, prisiregistruokite prie naujos paskyros, kuri perteikia profesionalumą.

Nustatykite el. Pašto adresą, kuris naudoja jūsų faktinį pavadinimą. Išbandykite savo vardą ir pavardę; jūsų vardas, pavardė, vidurinė pradinė ir pavardė; arba jų derinys. Niekada nesiųskite savo profesionalaus el. Laiško iš „[email protected]“.

3. Ar lauke „To“ nurodytas pavadinimas ir el. Pašto adresas yra teisingi?

Kai pradėsite įvesti gavėjo vardą į lauką „Į“, dauguma el. Pašto klientų užpildys likusį pavadinimą su vienu iš kontaktų. Jūs galite lengvai baigti neteisingą pavadinimą šiame lauke, todėl būtinai atkreipkite dėmesį į tai.

Įsivaizduokite, kokių problemų gali kilti, jei netyčia atsiųsite el. Laišką į neteisingą gavėją. Tarkime, jūs ieškote darbo, kol dirbate. Galimojo darbdavio nuomos vadybininkas gali turėti pavadinimą, kuris prasideda tuo pačiu laišku, kaip ir jūsų dabartinio boso vardas. Kaip gėdingai tai būtų, jei nusiųstumėte savo viršininkui žinutę, skirtą šiam nuomos vadovui? Jūs ne tik norite įsitikinti, kad jūsų pranešimas pasiekia numatytą paskirties vietą, bet ir jūs norite būti tikri, kad jis nepasiekia nenumatyto.

4. Ar naudoju tinkamą adresatą adresatui adresuoti?

Jei jau esate pirmojo vardo pagrindu su asmeniu, kuriam siunčiate el. Laiškus, tai yra gerai, kad juos praneštumėte taip. Tačiau, jei tai yra pirmas kartas, kai bendraujate su kuo nors, ar nesate tikri, kaip jie norėtų būti adresuoti, pageidautina naudoti oficialų pavadinimą, pvz., P., Ponia, ponia, ar dr. vardas.

Visada klaidingai elkitės atsargiai. Jis negali pakenkti būti formalus. Užuominą apie tai, kaip žmogus, su kuriuo jau esate užmezgę ryšius, nori būti adresuotas, peržiūrėkite ankstesnius pranešimus, kad pamatytumėte, kaip jie yra pasirašyti. Tai padės jums nuspręsti, ką daryti.

5. Ar mano tonas gerai perduoda mano pranešimą?

Kaip sakoma: „Tai ne tai, ką jūs sakote, bet kaip tai sakote“. Kai kalbate su kuo nors iš akių į akį, galite pasikliauti intonacija, kūno kalba ir veido išraiškomis, kad padėtų savo žodžiams suteikti papildomos reikšmės.

Kai bandote perteikti tą patį pranešimą raštu, yra daugiau vietos nesusipratimams, nes skaitytojas negali matyti jūsų veido, neskaityti jūsų kūno kalbos ar išgirsti jūsų balso. Įsitikinkite, kad jūsų pranešimas yra mandagus ir skamba draugiškai ir kad jūsų numatoma reikšmė yra aiški.

6. Ar mano pranešimas paprastas, bet ne paslaptingas?

Laikydami trumpus ir saldus pranešimus, juos bus lengviau suprasti. Tuo pačiu metu jūs neturėtumėte praleisti nieko svarbaus. Nenorite priversti savo el. Laiško gavėjo atspėti, ką bandote pasakyti. Jūsų žinutė turėtų būti kiek įmanoma tikslesnė, tačiau joje turi būti visa reikalinga informacija.

7. Ar įtraukiau nepageidaujamus priedus?

Daugelis žmonių atsisako atidaryti el. Pašto priedus, kurių jie nesitikėjo. Jie teisingai vengia to daryti. Kompiuteriniai virusai dažnai perduodami tuose prieduose. Jei norite atsiųsti failą kitam asmeniui, pavyzdžiui, savo gyvenimo aprašymą, pirmiausia paprašykite savo gavėjo. Siųskite jį tik tada, jei jis sako, kad tai gerai.