Taikymo sritis, rizika ir prielaida projektų valdyme

Projektų valdymo srityje, kaip ir bet kurioje kitoje kompetencijos srityje, yra unikalus žodynas, užpildytas akronimų ir specializuotų terminų. Trys esminiai terminai ir sąvokos, kuriuos turite suprasti, yra šie:

• Taikymo sritis
• Rizika
• Prielaidos

Tai yra šių trijų esminių projektų valdymo sąlygų santrauka ir jame pateikiamos nuorodos ir pasiūlymai dėl papildomo skaitymo.

Taikymo sritis

Projektų valdymo srityje apimtis yra ribų, apibrėžiančių projekto mastą, rinkinys. Apimtis apibūdina, kas bus pristatyta klientui dėl projekto iniciatyvos.

Supratimo apimtis leidžia projekto vadovui ir projekto komandai suprasti, kas patenka į projekto ribas. Jei kažkas yra „neveiksminga“, tai neatsižvelgiama į projekto planavimo darbą. Veikla, kuri patenka į taikymo srities apibrėžimo ribas, laikoma „taikymo sritimi“ ir yra įtraukta į tvarkaraštį ir biudžetą. Jei veikla nepatenka į ribas, ji laikoma „nesusijusi“ ir nėra planuojama. Kollektsioonid

Nesvarbu, ar esate projekto vadovas, ar projekto grupės narys, norėsite apsvarstyti, ar kažkas yra apimties ar taikymo srities ribų. Pavyzdžiui, įsivaizduokite, kad klientas paprašė jūsų sukurti svetainę. Apibūdindami projekto apimtį (arba nustatykite ribas), nurodote šiuos elementus kaip taikymo sritį:

• Svetainės projektavimas ir vielos brėžinys
• Bandymų stendo įrengimas
• Koduojama pagal patvirtintą vielos rėmą
• Svetainės temos grafikos kūrimas
• Bandymas ir derinimas prieš pateikiant svetainę

Projekto metu klientas prašo įtraukti vaizdo įrašo apžvalgą. Vaizdo įrašas nenurodytas projekto apimtyje, todėl jis nėra taikomas. Nors jums gali būti malonu atlikti vaizdo įrašų darbą už papildomą mokestį, reikės peržiūrėti projekto apimtį ir sąnaudų bei laiko įvertinimą.

Nesant aiškaus ir suderinto taikymo srities dokumento, vaizdo įrašo išdavimas galėjo tapti ginčytinu tarp jūsų komandos ir kliento atstovų. Aiškus taikymo srities pareiškimas leido jums sušvelninti situaciją ir tvarkingai pasikeisti.

Taigi, kaip jūs nustatote, kas yra ar ne? Pirmiausia norėsite apibūdinti visus šiuo metu žinomus projekto duomenis, remiantis diskusijomis su klientu arba projekto savininku. Tada jūs norėsite padaryti pagrindines prielaidas, kurios paskatins tai, kas svarstoma ar neviršijama.

Prielaidos

Tam tikru momentu jūsų gyvenime tikriausiai buvo pasakyta: „Niekada nedarykite prielaidų“. Tačiau prielaidų projektų valdyme priėmimas yra kasdienė veikla. Prognozės padeda apibrėžti apimtį ir riziką bei tiksliai suderinti savo laiko ir išlaidų sąmatas. Žinoma, labai svarbu dokumentuoti ir patvirtinti savo prielaidas.

Apsvarstykite kažką paprasto, pavyzdžiui, sukurkite knygą. Tarkime, kad jūsų draugas turi idėją, kad galėtumėte užsisakyti kavos stalą, ir paprašė jūsų valdyti projektą. Pirmasis jo prašymas yra skirtas biudžetui, kad jis galėtų užtikrinti finansavimą. Apibrėždami taikymo sritį, aišku, kad jūsų draugas yra neaiškus dėl daugelio detalių, įskaitant puslapių skaičių, vaizdo įrašų įtraukimą, viršelio stilių ir popieriaus, naudojamo puslapiuose, svorį.

Kadangi visi šie veiksniai paveiks sąnaudų ir gamybos sudėtingumą, turėsite daryti prielaidas apie specifikacijas ir patvirtinti šias prielaidas kaip priimtinas ar nepriimtinas jūsų draugui. Po tolesnių diskusijų jūsų draugas sako, kad jis ketina į knygą įtraukti 50 nuotraukų. Savo prielaidą galite pagrįsti 50 vaizdų arba, manydami, kad šis skaičius didės, galite daryti prielaidą, kad bus 75–90 puslapių su vaizdais.

Taip pat galite pamatyti, kaip prielaidos tiesiogiai veikia tvarkaraštį. Pavyzdžiui, įsivaizduokite, kad jūs vedate projektą parke, kuriame yra pastatytas sūpynės rinkinys. Nustatydami savo projektą jums suteikiamas biudžetas ir paskirti komandos nariai, iš kurių vienas yra atsakingas už medžiagas. Sukūrę tvarkaraštį paprašykite, kad asmuo, atsakingas už medžiagas, atvyktų į cementą. Šis asmuo atsako, kad jis nėra tikras, kada cementas atvyks, bet mano, kad jis bus tarp birželio 1 d. Ir birželio 10 d.

Sukūrę savo taikymo sritį ir tvarkaraštį, darote prielaidą, kad cementas atvyks ne vėliau kaip birželio 10 d. Šis pavyzdys rodo dvi prielaidas.

Pirmoji nauda yra ta, kad prielaida, kad cementas bus priimtas ne vėliau kaip birželio 10 d., Leidžia planuoti planuojamą veiklą, kuri priklauso nuo cemento atvykimo. Antrasis privalumas yra tas, kad už medžiagą atsakingam asmeniui suteikiamas terminas cemento pristatymui, kurį jis gali perduoti savo tiekėjui. Jis netyčia nustatė pagrindinį terminą, per kurį projektas turi būti įgyvendinamas.

Priimant prielaidas nustatomi kriterijai, kurie projekto metu dažnai peržiūrimi, kad padėtų projekto grupei laikytis taikymo srities, laiko ir biudžeto ribose. Bet kas atsitinka, kai prielaidos yra neteisingos? Tai ten, kur rizika kyla.

Rizika

Sukūrę savo taikymo sritį ir nustatę prielaidas, kurios priklauso nuo taikymo srities ir įverčių, norėsite pradėti vertinti rizikos sritis. Rizika yra tokia pati, kaip ir realiame pasaulyje; tai yra pavojus arba atsitiktinumas, galintis sukelti žalą.

Visuose projektuose yra rizika, o jei esate projekto vadovas ar projekto savininkas, ne tik esate atsakingas už riziką, bet ir jūsų darbas yra pranešti apie galimą šių pavojų poveikį projekto komandai ir pasirengti sumažinti riziką.

Rizika kyla įvairiais laipsniais. Kartais rizika gali reikšti tik tai, kad projektas truks šiek tiek kitaip arba šiek tiek netikėtai. Tačiau kai kuriais atvejais rizika gali sukelti katastrofiškus rezultatus, kurie savo projektą paverčia galva.

Panaudosime žaidimų aikštelės scenarijų iš pirmiau minėto cemento pavyzdžio. Viena iš rizikų yra tai, kad cementas nepasiekia iki numatytos birželio 10 d. Dėl šios problemos visos vėlesnės veiklos rūšys, po to, kai cementas buvo išpiltas, vėluoja.

Rizika taip pat gali būti teigiama. Apsvarstykite poveikį projektui, jei cementas pasirodys anksčiau nei tikėtasi. Nors tai atrodo teigiamas rezultatas, vis dar kyla problemų dėl visų kitų projekto etapų laiko ir sekos nustatymo.

Projekto vadovai bendradarbiauja su savo projektų grupėmis, siekdami susimąstyti ir nustatyti galimas rizikas. Jie žengia žingsnį toliau ir žiūri į galimą rizikos laipsnį ir jo atsiradimo tikimybę. Be to, jie nustato tuos asmenis, kurie geriausiai tinka nustatyti riziką, ir parengia sutartus rizikos mažinimo planus.

Daugelis įmonių turi išsamų rizikos modelį, kurį jie sukūrė laikui bėgant ir iš kitų projektų patirties. Kai kurios pramonės šakos sudarė rizikos profilius, kurie naudojami kaip rizikos analizės pradžia. Daugelis pramonės šakų praktikoje atlieka labai išsamią statistinės rizikos planavimo analizę.