Gauti vykdomosios vadovybės paramą projektų valdyme

Projekto vadovai turi sunkų darbą. Savo vaidmens pobūdžiu jie prisiima atsakomybę už veiksmingos komandos formavimą, siekdami vykdyti ir sėkmingai įgyvendinti naujas iniciatyvas. Kadangi projektai apima visus įmonėje atliktus darbus, įskaitant laikinas ir unikalias iniciatyvas bei kasdienę veiklą, kiekvienas projektas yra naujas nuotykis.

Pridėkite realybę, kad projektai yra tai, kaip mes diegiame naujoves; kaip mes vykdome strategiją ir kaip mes sukursime savo organizacijos infrastruktūrą ir pajėgumus, akivaizdu, kad vyresnieji lyderiai turi daryti viską, kas įmanoma, kad paremtų savo įmonės projektų vadovus.

Vienas iš svarbiausių veiksnių, skatinančių projekto sėkmę, yra veiksmingo, dirbančio vykdomojo rėmėjo buvimas. Ši pozicija jau seniai siejama su projekto sėkme pramonės tyrimuose, tačiau literatūros, apibūdinančios faktinę praktiką, susijusią su rėmimu, apžvalga rodo, kad turime ilgą kelią, kad institucionalizuotume rėmėjų vaidmenį ir praktiką mūsų organizacijose. Tinkama šiek tiek konteksto. Pirma, peržiūrėkime pagrindines rėmėjo pareigas.

Projekto vykdomojo rėmėjo pagrindinės pareigos

• Prisiimti atsakomybę už projekto rezultatus. (Šis punktas dažnai apibūdinamas kaip bendra atsakomybė su projekto vadovu.)
• Sutvarkykite projektą ir suteikite įgaliojimus projekto vadovui ir pagrindiniams komandos nariams.
• Palaikykite projekto komandą, kad būtų užtikrintas išteklių ir matomumas.
• Užtikrinti veiksmingų komandos vertybių, įskaitant atskaitomybę ir skaidrumą, buvimą ir palaikymą.
• Palaikykite komandą susidūrus su ypatingais sunkumais.
• Treneris projekto vadovas.
• Ginti projekto komandą nuo organizacinių trukdžių.

Kas atsitinka, kai vykdomasis rėmėjas yra už nuotraukos ribų

Nesant palaikančio vykdomojo rėmėjo, visos pirmiau minėtos pareigos patenka į jau pernelyg apsunkintą projektų vadovą, kuriam paprastai trūksta pralaidumo ir politinių sunkumų, kad galėtų atlikti šias užduotis. Efektyvaus rėmėjo stoka didina projektų problemų, įskaitant, bet neapsiribojant, nesėkmę, neveiksmingą našumą, palyginti su laiko, sąnaudų ir kokybės tikslais, riziką ir padidėjusį komandos neramumą.

Paprasčiausiai pasakytina, kad veiksmingo vykdomojo rėmėjo buvimas yra teigiamas skirtingas veiksnys sudėtingam darbui, kad mūsų svarbiausios laikinos ir unikalios iniciatyvos būtų sėkmingai užbaigtos. Atsižvelgiant į akivaizdžią vaidmens svarbą, gali būti tikslinga manyti, kad dauguma organizacijų rimtai žiūri į savo darbą su vykdomaisiais rėmėjais. Deja, šiek tiek laiko, praleisto realiame pasaulyje, rodo kitaip.

Žvilgsnis į tai, kaip mūsų organizacijos elgiasi su vykdomojo rėmėjo vaidmeniu

Kaip magistrantūros vadybos instruktorius projektų valdymo srityje, turiu gerą laimę reguliariai sužinoti apie mano studentų darbdavių projektų valdymo praktiką didmiesčio teritorijoje. Nuo Fortune 100 įmonių iki mažų, verslininkų steigimo ir pelno nesiekiančių organizacijų atstovaujamos organizacijos yra mūsų ekonomikos skerspjūvis.

Nors būtų tikslinga tikėtis, kad šiame amžiuje, kai projektų valdymo praktika yra gerai nustatyta, dauguma įmonių rodytų brandžią praktiką apie vykdomojo rėmėjo vaidmenį, iš tikrųjų situacija yra visiškai priešinga. Keletas ne mokslinės išvados, gautos iš kasmetinio neoficialaus MBA studentų apklausos apie vykdomojo rėmėjo vaidmenį jų įmonėse:

• Vidutiniškai daugiau nei penkiasdešimt procentų studentų savo firmą apibūdina kaip neturinčią oficialios praktikos vadovų rėmimo srityje.
• Nedaug įmonių turi bet kokį oficialų mokymą arba standartizuotą rėmėjo vaidmens ir atsakomybės aprašymą.
• Dar neturėjau vieno studento pranešimo, kad jo / jos įmonė teikia mokymus savo vykdomiesiems rėmėjams.
• Nėra nuoseklaus sutarimo dėl rėmėjo atskaitomybės už projekto sėkmę.
• Kai studentai apklausia projektų vadovus savo įmonėse apie jų pasitenkinimą savo rėmėjų veikla ir parama, dauguma apklaustųjų išreiškė nusivylimą.

Apžvelgus daugiau oficialių pramonės įmonių asociacijų ir privačių konsultacijų įmonių apklausų, sustiprėja mano studentų indėlis. Ir nors dabartinė vykdomosios paramos rėmimo praktika gali palikti galimybių tobulėti, projektų vadovai neturi kito pasirinkimo, kaip toliau tęsti savo iniciatyvas. Tačiau yra keletas žingsnių, kurių gali imtis projektų vadovai, norėdami įdarbinti labai reikalingą vykdomąją paramą.

Kaip gauti vykdomosios paramos projektui

1. Įdarbinti rėmėją. Jei jūsų projektas turi strateginių pasekmių jūsų įmonei, tiesiogiai klientams arba netiesiogiai, leidžiant efektyvesnę ir efektyvesnę vidaus veiklą remiant klientus, turėtumėte įdarbinti rėmėją. Dirbkite tiesiogiai su savo ataskaita-vadovu arba projekto valdymo biuro vadovu, kad sustiprintumėte projekto svarbą ir paprašykite pagalbos. Pabrėžkite aukščiau nurodytą rėmėjo vaidmenį ir atsakomybę ir atkreipkite dėmesį į pramonės tyrimus, susijusius su projekto sėkme ir veiksmingu rėmimu.

1. Mokykite savo rėmėją. Pabrėžkite, kad vaidmuo yra strateginis, o ne taktinis ar figūrinis. Dauguma vadovų yra rėmėjo vaidmuo, neturintis oficialaus mokymo ar netgi konteksto savo pareigoms. Nors esate šiek tiek nepatogus mokyti vykdomosios valdžios, dauguma šių asmenų vertins jūsų kontekstą ir rekomendacijas. Atsakomybės, vertybių stiprinimo ir komandos apsaugos klausimai turėtų būti jūsų pagrindinis dėmesys, kai lankotės jūsų vykdomojo rėmėjo.
2. Aktyviai dalyvauti ir įtraukti savo rėmėją. Geriausi projekto vadovų / vykdomųjų rėmėjų santykiai yra labai interaktyvūs. Svarbu, kad abi šalys parengtų aiškų komunikacijos protokolą, skirtą atnaujinti projekto veiklą, taip pat pažymėti ir reaguoti į ekstremalias situacijas. Projekto vadovas turėtų paskatinti vykdomąjį rėmėjų dalyvavimą statuso ar komandos susitikimuose nuo laiko iki laiko, kad parodytų tikrą susidomėjimą, ir tapti aktyvia kareivine organizacijai, kuriai reikia komandų.

1. Paklauskite savo rėmėjo paramos. Visuomet naudinga turėti daugiau patirties turinčių asmenų, nei jūs stebite ir siūlote konstruktyvų ir teigiamą atsiliepimą ir instruktavimą apie savo veiklą. Tegul jūsų rėmėjas žino, kad sutinkate su šiuo įdėjimu, kad pagerintumėte, o kai jis bus gautas, sutinku su ja.
2. Stipriai remkite rėmėją dėl didelių problemų. Būkite atsargūs, kad per daug nekreiptumėte dėmesio į savo rėmėją dėl taktinių klausimų. Jūsų rėmėjo aukščiausias ir geriausias būdas yra padėti saugiems ištekliams; tarnauja kaip projekto komandos atstovas platesnei valdymo grupei ir padeda sustiprinti esmines komandos vertybes. Yra balansavimo aktas, kurį projekto vadovas turi laikytis svarstant rėmėjo įtraukimą į komandos veiklą.

Esmė

Vykdomojo rėmėjo vaidmuo yra vienas svarbiausių įspūdžių, susijusių su projekto iniciatyvų sėkme. Sėkmingi projektų vadovai supranta, koks svarbus yra šis vaidmuo ir dirbti, kad įgytumėte vykdomosios paramos reikiamu lygiu ir intensyvumu. Jei rėmėjo vaidmuo nėra arba jis yra neaiškus, paimkite jį įdarbindami ir mokydami savo vykdomuosius rėmėjus, kad padėtų jums, jūsų komandai ir jūsų įmonei sėkmingai.