Suinteresuotųjų šalių valdymo planas projektų valdyme

Projektų valdymo srityje suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra oficialus dokumentas, kuriame nurodoma, kaip suinteresuotosios šalys dalyvaus projekte. Suinteresuotasis asmuo yra asmuo ar grupė, kuri yra suinteresuota projektu. Mąstydami, kada ir kaip bus įtrauktos suinteresuotosios šalys, projekto komanda gali padidinti suinteresuotųjų šalių teigiamą poveikį projektui.

Kas yra suinteresuotosios šalys?

Suinteresuotosios šalys gali būti organizacijos vidaus ir išorės. Vidaus suinteresuotųjų šalių pavyzdžiai yra vadovai ir verslo padaliniai, pvz., Apskaitos ir informacinės technologijos.Verslo padaliniai paprastai atstovauja projekto komandai. Išorės suinteresuotosios šalys gali būti interesų grupės, įmonės ir pilietinės organizacijos. Išorės suinteresuotosios šalys yra retai atstovaujamos projekto komandoje. Agentūroms, kurios turi reguliavimo instituciją, jų reglamentuojamos pramonės šakos paprastai yra svarbiausia išorės suinteresuotųjų šalių grupė bet kuriam projektui.

Jei projekto grupė nustato suinteresuotąją šalį, suinteresuotieji subjektai turėtų būti įtraukti į suinteresuotųjų šalių valdymo planą.

Nepraktiška, kad projekto grupę sudarytų nariai, atstovaujantys kiekvienai suinteresuotųjų šalių grupei. Daugeliu atvejų tai neįmanoma. Tačiau projekto grupei reikia projekto dalyvių įnašų ir pirkimo, kad projektas būtų sėkmingas. Pavyzdžiui, vyriausybinė organizacija nori visiškai atnaujinti ir modernizuoti savo plačiausiai naudojamą programinę įrangą. Beveik visi organizacijos nariai naudoja programą tam tikru būdu. Kiekvienas naudotojo tipas negali būti tiesiogiai atstovaujamas projekto komandoje, todėl komanda parengia būdus, kaip surinkti suinteresuotųjų šalių indėlį ir nuspręsti, kaip informuoti suinteresuotąsias šalis apie projekto būklę.

Šie informacijos ir komunikacijos strategijų rinkimo metodai dokumentuojami suinteresuotųjų šalių valdymo plane.

Suinteresuotųjų šalių ir komunikacijos planas

Tarp projekto suinteresuotųjų šalių valdymo plano ir komunikacijos plano gali atsirasti nemažai lėšų. Jų funkcijos yra labai panašios. Suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra platesnis, nes jis palengvina indėlį į projektą ir nurodo rezultatus. Suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra siauresnis, nes jis skirtas tik tiems, kurie turi interesų, o komunikacijos planas gali apimti platesnę auditoriją.

Evoliucija

Suinteresuotųjų šalių valdymo planą paprastai tvarko projekto vadovas. Vykdydamas projektą, projekto vadovas peržiūri suinteresuotųjų šalių valdymo planą ir periodiškai grąžina jį projekto grupei, kad apsvarstytų atnaujinimus. Projekto laikas gali būti labai skirtingas laiko plano viduryje, nei planavimo etapuose, todėl svarbu įsitikinti, kad, jei reikia, projekto dokumentai būtų keičiami.

Pavyzdys

Čia pateikiamas pavyzdys, kaip projekto vykdymo metu gali keistis suinteresuotųjų šalių valdymo planas. Valstybinė agentūra pradeda taisyklių kūrimo projektą. Pradėjus projektą, projekto rėmėjas ir projekto vadovas pateikia suinteresuotųjų šalių sąrašą, įtraukiantį į suinteresuotųjų šalių valdymo planą. Viena iš pirmųjų projekto komandos užduočių - parengti planą. Po kelių mėnesių projekto komandos narys identifikuoja suinteresuotąjį asmenį, kurio niekas nemanė projekto pradžioje. Projekto vadovas į planą įtraukia naują suinteresuotąjį asmenį ir kviečia projekto grupės posėdį aptarti, kaip įtraukti naują suinteresuotąjį asmenį.

Kai komanda nuspręs, ką daryti, projekto vadovas informuos projekto rėmėją.

Suinteresuotųjų šalių valdymo planas yra gyvas dokumentas. Pakeitus projektą, su juo gali pasikeisti suinteresuotųjų šalių valdymo planas, siekiant geriau patenkinti projekto poreikius. Su ryškiu suinteresuotųjų šalių valdymo planu projekto grupė gali tinkamai surinkti suinteresuotųjų šalių indėlį ir grįžtamąjį ryšį, taip pat informuoti suinteresuotąsias šalis.