Žinoti, kodėl ir kada dokumentuoti darbuotojų našumą

Žmogiškųjų išteklių ir užimtumo pasaulyje dokumentai apie darbuotojo veiklą gali padaryti arba nutraukti jūsų sugebėjimą drausti, nutraukti ar sąžiningai skatinti, atlyginti ir pripažinti darbuotojus.

Dokumentai yra labai svarbūs vadovams ir žmogiškųjų išteklių darbuotojams, nes jums reikia stengtis įrašyti visus jūsų darbuotojų užimtumo istorijos įvykius - tiek teigiamus, tiek neigiamus veiklos įvykius.

Čia yra viskas, ko vadovai ir žmogiškųjų išteklių darbuotojai turi atidžiai dokumentuoti darbuotojų darbą.

Kodėl turėtumėte dokumentuoti darbuotojų našumą

• Dokumentacijoje pateikiami įrodymai, kad su darbuotoju susiję klausimai buvo aptarti laiku ir glaustai.
• Dokumentacija suteikia darbuotojui patobulinimo ar nesugebėjimo pagerinti našumą istorijoje. Tai chronologinė ir tiksli darbuotojo veiksmų, vadovo veiksmų ir įvykių aprašymas.
• Dokumentuose pateikiami įrodymai, patvirtinantys, kad vadovybės sprendimai priimti nepalankius veiksmus, pvz., Drausmę ar nutraukimą su darbuotoju.
• Dokumentacija suteikia įrodymų, kad darbuotojas nusipelno turimo reklamos ar galimybės kitiems darbuotojams, kurie taip pat yra tinkami.

• Dokumentuose pateikiami įrodymai, pagrindžiantys darbo užmokesčio padidėjimą, sumažėjimą arba kodėl darbuotojas negavo jokio atlyginimo.
• Kilus ieškiniui, išsamūs ir išsamūs dokumentai saugo darbdavio interesus. Dokumentacija gali padėti vadovybei nutraukti nesėkmingą darbuotoją. Ji taip pat gali įrodyti, kad darbuotojas buvo nutrauktas dėl priežasčių, kurios yra teisėtos, palyginti su kitomis, pavyzdžiui, neteisėta diskriminacija.

Ką dokumentas

Vadybininkai turi dokumentuoti darbuotojų rezultatus, teigiamus indėlius ir našumo trūkumus. Jie turi tiksliai dokumentuoti, ką darbuotojas padarė ir ką pasakė, ir ką vadybininkas padarė ir atsakė susitikimo ar pokalbio metu.

Turite dokumentuoti visus pokalbio metu sudarytus susitarimus, nustatytus tikslus, būtinus ir laukiamus patobulinimus ir patobulinimo grafiką. Dokumentuose taip pat turėtų būti nurodyti įsipareigojimai, kuriuos valdytojas padėtų darbuotojui.

Kaip dokumentas

Dokumentai turėtų būti parašyti susitikimo ar pokalbio su darbuotoju metu arba iš karto po jo. Jokiu būdu neturėtumėte praleisti pokalbio užrašymo tą dieną, kai jis faktiškai įvyko. Laukiama, kol vėlesnis veiksmas paveiks dokumentacijos kokybę, nes jis pagrįstas atmintimi.

Vienas iš blogiausių klaidų vadovų yra tikėti, kad jie gali rekonstruoti darbuotojų konsultavimo istoriją. Nėra žmogiškojo personalo, kuris turi kokią nors padoraus, savalaikio dokumentavimo patirtį. Vadybininkai, atkuriantys iš atminties, kelia savo kompanijai nereikalingą ir nepriimtiną riziką, nes sukaupta istorija nepaliks galimo ieškinio.

Jums reikalinga jūsų dokumentacija, kad būtų rodoma profesionali, tvarkinga ir organizuota. Parašykite dokumentus taip, tarsi kalbėtumėte apie istoriją trečiajai šaliai. Jūs niekada nežinote, kas vieną dieną gali skaityti jūsų dokumentaciją, todėl įsitikinkite, kad jis atspindi jūsų profesionalumą. (Kokteilių servetėlės, vokų ar lipniųjų lapelių nugarėlė nėra laikoma profesionalia dokumentacija.)

Jei darbuotojas įgyja naują darbą - arba jūs - savo organizacijoje turėtų eiti į naują dokumento darbuotoją. Jei norite atminties ir informuoti darbuotojo naująjį vadybininką, turite įdėti kiekvieno darbuotojo vardą ir pavardę, vardą ir pavardę bei visą datą.

Parašykite faktinius, teisingus, teisingus, objektyvius, išsamius ir nuoseklius dokumentus. Venkite nuomonių (Mike yra aplaistė. Alice yra tingi. Tomas gulėjo man.), Pavadinimo skambinimas, editorializavimas (Jonas yra trūkčiojimas. Ženklas turi problemos problemą.) Ir ženklinimas (Marija yra neatsakinga. grotuvas.).

Taip pat stenkitės interpretuoti darbuotojo elgesį. (Marsha neturi patikti šiam uždaviniui. Paula atrodo virš galvos.) Sumažinkite savo apibūdinamųjų žodžių, pvz., Būdvardžių ir prieveiksčių, naudojimą (lėtai, nevargiai, nepatenkinti, nuotaikas, grubus). Nurodykite darbuotojo elgesį ir veiksmus, o ne savo nuomonę ar jos aiškinimą.

Dokumentuose reikia tiksliai užfiksuoti pokalbį. Laikykitės faktų ir užsirašykite, ką pasakėte ir ką darbuotojas sakė. Įsitikinkite, kad jūsų dokumentai yra nedviprasmiški ir kad jie gauna faktus tiesiai. (Bet kokioje galimoje teisinėje situacijoje bet kokiuose dokumentuose nurodytuose įvykiuose klaidos įtariamos.)

Galiausiai, dokumentuokite visus susitarimus, įsipareigojimus, terminus, būtinus patobulinimus, registracijos taškus ir kitas detales, kurios gali atmesti. Įsitikinkite, kad nustatėte terminų ir terminų datą ir laiką, kad nebūtų nesusipratimų.

Žinokite savo personalo skyriaus dokumentacijos politiką, kuri jums pasakys, kokie dokumentai turi būti patalpinti darbuotojo personalo byloje.

Kur dokumentuoti ir saugoti

Kadangi dokumentai apie darbuotojus yra konfidencialūs ir privatūs darbuotojui, turite pasirūpinti, kad dokumentai lieka konfidencialūs vadovui, žmogiškiesiems ištekliams ir galbūt darbuotojo kitam vadovui. Tokiu būdu, dokumento įdėjimas į bendrąjį kompiuterio diską nerekomenduojamas. Rankiniu būdu užrašyti dokumentai ir išspausdintas tvarkytojo dokumentai geriausiai saugomi užrakintame sandėlyje.

Jei laikotės šių gairių, kai kreipiatės į vyriausiąjį įgaliotinį, kad paprašytumėte pagalbos drausminant, nutraukiant ar perkeliant darbuotoją į darbą, kuriam yra geresnis potencialas, HR padės jums išspręsti problemą ar pagerinti situaciją. Kai HR nurodo jums dokumentuoti, dokumentuoti, dokumentuoti arba jie negali jums padėti; jūs turėsite visas savo bazes.

Atsakomybės apribojimas: Atkreipkite dėmesį, kad teikiama informacija, nors ir patikima, nėra garantuojama dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito pasaulinė auditorija, o įdarbinimo įstatymai ir nuostatai įvairiose šalyse ir šalyse skiriasi. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą arba pagalbą iš valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai yra tinkami jūsų vietai. Ši informacija skirta patarimams, idėjoms ir pagalbai.