Geriausios darbuotojų personalo bylų praktikos

Labai gerai, kad darbdavys išlaikytų kiekvieno darbuotojo bylą. Darbuotojų byloje yra darbo istorijos, įnašų ir pasiekimų įrašų, drausminių pranešimų, reklamos, veiklos tobulinimo planų ir dar daugiau. Išmanieji darbdaviai taip pat saugo daugiau nei vieną personalo bylą.

Darbdavys turi gerų priežasčių išlaikyti keletą personalo bylų - kai kurie teisiniai ir kai kurie geriausios praktikos pavyzdžiai. Dokumentacija reikalinga, kad darbdavys galėtų tiksliai matyti darbuotojo darbo istoriją. Dokumentacija palaiko darbdavio sprendimus ir gali apsaugoti darbdavį ieškinyje - teisingai išsaugota.

Personalo bylos turinys pateikia istorinę apžvalgą apie svarbius įvykius darbuotojo karjeros metu. Jie remia sprendimus dėl darbuotojo ir jo karjeros. Jie įrodo, kad darbdavys remiasi nuomos, paaukštinimo, perkėlimo, apdovanojimų ir pripažinimo bei šaudymo sprendimų priežastimis.

Su skirtingais personalo failų tipais susijusios skirtingos gairės

Kadangi rekomenduojama naudoti kelių tipų personalo bylas, su kiekvienu personalo bylos tipu susijusios skirtingos taisyklės ir gairės.

• Kiekviena personalo bylos rūšis turi skirtingą priežastį, kodėl esama ir kitokio turinio, atsižvelgiant į tai.
• Kiekvienas personalo failo tipas saugomas skirtingai.
• Galimybė susipažinti su personalo byla suteikiama tik kai kuriems darbuotojams daugelyje organizacijų. Daugelis organizacijų riboja personalo bylų prieigą tik žmogiškųjų išteklių personalui. Skirtingi personalo failų tipai turi skirtingas prieigos gaires.
• Darbuotojų prieiga prie jo personalo bylos yra leistina, tačiau dauguma darbdavių nustato darbuotojų prieigos gaires su darbuotojų failų prieigos politika darbuotojo vadove. (Įvairiose valstybėse ir jurisdikcijose yra skirtingos taisyklės, todėl būkite naujausios informacijos apie savo buvimo vietą.)

  Dauguma organizacijų neleidžia darbuotojo vadovui pasiekti bendros personalo bylos. Jie tikisi, kad vadovai laikys atitinkamus dokumentus savo vadovo darbuotojo byloje, kuri nėra oficiali personalo byla.

• Žmogiškųjų išteklių skyrius turi ir yra atsakingas už darbuotojų personalo bylas.

Rekomenduojami personalo failai

Čia pateikiami rekomenduojami personalo failų tipai ir tai, ką reikia žinoti apie darbą su jais.

Darbuotojų personalo byla

Tai yra pagrindinė darbuotojų byla, kurią darbdavys palaiko kiekvienam darbuotojui. Personalo rinkmenoje saugomas kiekvieno darbuotojo darbo istorija. Tai, ką jums reikia žinoti apie darbuotojų personalo bylą.

Medicininė byla

Darbuotojo medicininė byla turi rimtų teisinių apribojimų, kuriuos darbdavys turi žinoti ir atsižvelgti. Štai ką reikia žinoti apie darbuotojų medicininės bylos konfidencialumą ir turinį.

Darbo užmokesčio failas

Darbuotojų prieiga prie darbuotojų darbo užmokesčio bylos yra mažiau ribojanti nei prieiga prie medicinos ar personalo bylos. Darbo užmokesčio faile yra informacija apie darbo užmokestį, išmokų pasirinkimą, darbo užmokesčio normų pokyčius, garnings ir kitus teisinius dokumentus, kurie turi įtakos darbuotojo darbo užmokesčiui. Įvairūs apskaitos ir žmogiškųjų išteklių darbuotojai susipažįsta su darbo užmokesčio failo informacija.

Darbuotojų I-9 formos failas

Dėl įvairių vyriausybinių agentūrų prieigos teisių jūs laikotės geriausios praktikos, palaikydami atskirą failą, skirtą darbuotojo I-9 formoms. Sužinokite daugiau apie I-9 formų saugojimą.

Darbuotojų dokumentų prieigos politika

Norite, kad kiekvienas darbuotojas žinotų, kas yra jo personalo rinkmenoje, tačiau turite kontroliuoti failo vientisumą, išsamumą ir kruopštumą. Darbuotojų ir darbdavių konfidencialumo palaikymas ir ribota prieiga užtikrinama naudojant personalo bylų prieigos politiką.

Kas neįtraukiama į darbuotojų personalo rinkmeną

Ieškote gairių apie turinį, kuris niekada neturėtų būti įtrauktas į darbuotojų personalo bylą? Čia pateikiamos mano geriausios rekomendacijos dėl turinio, kurį norite išlaikyti atskiroje, neformalioje vietoje arba visai neužlaikyti. Nereikalingų ir grynai apgalvotų dokumentų saugojimas gali jums pakenkti.

Dokumentacija

Ar žinote, kokie dokumentai yra? Žodis, dokumentai, augalai dažnai auga užimtumo ir žmogiškųjų išteklių pasaulyje. Tačiau dokumentacijos reikšmė ir kodėl galbūt norėsite dokumentuoti konkrečius užimtumo įvykius yra išsamiai aptariami: „Dokumentacijos svarba žmogiškiesiems ištekliams“. Pažvelkite, nes tinkami dokumentai yra būtini norint gauti tikslius užimtumo failus.

Atsakomybės apribojimas: Atkreipkite dėmesį, kad teikiama informacija, nors ir patikima, nėra garantuojama dėl tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito pasaulinė auditorija, o įdarbinimo įstatymai ir nuostatai įvairiose šalyse ir šalyse skiriasi. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą arba pagalbą iš valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai yra tinkami jūsų vietai. Ši informacija skirta patarimams, idėjoms ir pagalbai.