Veiksmai, kuriuos turėtumėte įtraukti į savo projekto planą

01 Projekto tikslai

Projekto tikslai apibrėžti projekto chartijoje, tačiau jie taip pat turėtų būti įtraukti į projekto planą. Yra keletas būdų tai padaryti. Projekto planas galėtų dar labiau paaiškinti projekto tikslus arba į jį įtraukti priedą. Nesvarbu, kaip projekto vadovas nusprendžia į projekto planą įtraukti tikslus, svarbu išlaikyti aiškų ryšį tarp projekto chartijos - pirmojo projekto pagrindinio dokumento - ir projekto antrojo pagrindinio dokumento, projekto plano.

02 Projekto apimtis

Kaip ir projekto tikslai, taikymo sritis apibrėžta chartijoje. Tačiau projekto vadovas turėtų patikslinti projekto plano taikymo sritį. Pavyzdžiui, norint automatizuoti rankinį procesą, reikėtų apibrėžti taikymo sritį apibrėžiant, kur šis procesas prasideda ir baigiasi.

Apibrėždamas taikymo sritį, projekto vadovas gali pradėti parodyti, koks bus projekto tikslas arba galutinis produktas. Jei taikymo sritis nėra apibrėžta, ji gali būti išplėsta per visą projektą ir lemti išlaidų viršijimą ir praleistus terminus.

Pavyzdžiui, jei vadovaujate rinkodaros komandai, kad sukurtumėte įmonės produkto linijos brošiūrą, kiek puslapių bus? Kokie yra pavyzdžiai, kaip galimas produktas gali atrodyti? Kai kuriems komandos nariams brošiūra gali reikšti du puslapius, o kitiems - tai dešimt puslapių. Apibrėžiant taikymo sritį, visą komandą galima pradėti tame pačiame puslapyje pradžioje.

03 Tarpiniai tikslai ir pagrindiniai rezultatai

Pagrindiniai projekto pasiekimai vadinami etapais. Pagrindiniai darbo produktai vadinami pagrindiniais rezultatais. Jie atspindi didelius projekto darbų komponentus. Projekto plane turėtų būti nurodyti šie elementai, apibrėžti juos ir nustatyti jų užbaigimo terminai.

Jei organizacija vykdo naują programinės įrangos kūrimo projektą, pagrindiniai rezultatai gali būti galutinis verslo reikalavimų sąrašas ir kaip juos įgyvendinti. Po šių projektų projektas gali turėti projekto etapų, sistemos bandymų, naudotojų priėmimo bandymų ir programinės įrangos diegimo datos. Šie etapai yra su jais susiję darbo produktai, tačiau jie labiau susiję su procesais nei patys produktai.

Svarbūs etapai ir svarbiausi terminai neturi būti tikslios datos, bet kuo tikslesni, tuo geriau. Tikslios dienos padeda projektų vadovams tiksliau suskirstyti darbo struktūras.

Šiame plano etape jūs sukursite etapus, kad galėtumėte imtis didelių ar aukšto lygio rezultatų ir suskirstyti juos į mažus rezultatus, kuriuos galima apibūdinti kitame etape.

04 Darbų suskirstymo struktūra

Darbo suskirstymo struktūra arba WBS dekonstruoja projekto etapus ir svarbiausius rezultatus į mažesnius gabalus, kad vienas asmuo galėtų būti priskirtas atsakomybei už kiekvieną gabalą. Plėtodamas darbo suskirstymo struktūrą, projekto vadovas svarsto daugelį veiksnių, pvz., Projekto komandos narių stipriąsias ir silpnąsias puses, užduočių tarpusavio priklausomybę, turimus išteklius ir bendrą projekto terminą.

Projekto vadovai yra atsakingi už projekto sėkmę, tačiau jie negali atlikti vieno darbo. WBS yra įrankis, kuriuo projekto vadovas naudojasi projekto atskaitomybės užtikrinimu, nes jis praneša projekto rėmėjui, projekto komandos nariams ir suinteresuotiems asmenims, kurie yra atsakingi už tai, kas yra. Jei projekto vadovas yra susirūpinęs dėl užduoties, ji tiksliai žino, su kuo susitikti su šiuo klausimu.

05 Biudžetas

Projekto biudžetas rodo, kiek lėšų skiriama projektui užbaigti. Projekto vadovas yra atsakingas už šių išteklių sklaidą. Projektui, kuriame yra pardavėjai, projekto vadovas užtikrina, kad rezultatai būtų įvykdyti pagal sutarties sąlygas, ypatingą dėmesį skiriant kokybei. Kai kurie projekto biudžetai yra susiję su žmogiškųjų išteklių planu.

Svarbu nustatyti kiekvieno etapo ir pristatymo kainą, žiūrėdami, kiek laiko ir darbo sąnaudų turėsite atlikti užduotims atlikti. Projekto kaina bus susieta su projekto trukme, kuri grįžta prie projekto apimties. Apimtis, etapai, užduotys ir biudžetas turi būti suderinti ir realistiški.

06 Žmogiškųjų išteklių planas

Žmogiškųjų išteklių planas rodo, kaip bus įgyvendinamas projektas. Kartais tai vadinama personalo planu. Šis planas apibrėžia, kas bus projekto komandoje, ir kiek laiko bus prisiimtas kiekvienas asmuo. Plėtojant šį planą, projekto vadovas derasi su komandos nariais ir jų vadovais, kiek laiko kiekvienas komandos narys gali skirti projektui. Jei reikia papildomo personalo, kad būtų konsultuojamasi dėl projekto, bet yra projekto grupės dalis, tai taip pat dokumentuojama personalo plane. Dar kartą konsultuojamasi su atitinkamomis priežiūros institucijomis.

07 Rizikos valdymo planas

Daugelis dalykų gali būti negerai dėl projekto. Nors kiekvienas galimas nelaimingas atsitikimas ar nedidelis žagsulys yra nenumatomas, daugelis jų gali būti prognozuojami. Rizikos valdymo plane projekto vadovas nustato riziką projektui, tikimybę, kad ši rizika bus padaryta, ir strategijas šiai rizikai sumažinti. Projekto vadovas ieško informacijos iš projekto rėmėjo, projekto grupės, suinteresuotųjų šalių ir vidaus ekspertų.

Nustatomos rizikos mažinimo strategijos, susijusios su rizika, kuri gali atsirasti arba kurių išlaidos yra didelės. Plane nurodoma rizika, kuri mažai tikėtina, ir tie, kurie turi mažas išlaidas; tačiau jos gali neturėti poveikio mažinimo strategijų.

08 Ryšių planas

Komunikacijos plane aprašoma, kaip projektas bus perduotas įvairioms auditorijoms. Panašiai kaip darbo suskirstymo struktūra, komunikacijos planas priskiria atsakomybę už kiekvieno komponento užbaigimą projekto komandos nariui.

Šiame etape svarbu apibūdinti, kaip problemos bus perduotos ir išspręstos komandos viduje ir kaip dažnai bus palaikoma komunikacija su komanda ir suinteresuotosiomis šalimis arba vadovu.

Kiekvienas pranešimas turi numatytą auditoriją. Ryšių planas padeda projektų vadovams užtikrinti, kad tinkama informacija tinkamu laiku būtų tinkama.

09 Suinteresuotųjų šalių valdymo planas

Suinteresuotųjų šalių valdymo plane nurodoma, kaip projekto dalyviai bus naudojami. Kartais suinteresuotosioms šalims reikia gauti informaciją. Tai galima rūpintis komunikacijos plane. Jei iš suinteresuotųjų šalių reikia daugiau, suinteresuotųjų šalių valdymo planas apibūdina, kaip jis bus gautas.

10 Pokyčių valdymo planas

Pakeitimų valdymo plane nustatoma projekto pakeitimų sistema. Projektų vadovai linkę vengti projekto pakeitimų, tačiau jie kartais yra neišvengiami. Pakeitimų valdymo plane numatyti pakeitimų priėmimo protokolai ir procesai. Ypač svarbu, kad projekto rėmėjai, projektų vadovai ir projekto komandos nariai laikytųsi pokyčių valdymo plano atskaitomybės ir skaidrumo.