Kaip sumažinti darbuotojų verslo kelionių išlaidas

Su tam tikra užuojauta darbdaviams, kurie bando kontroliuoti kelionės išlaidas, paprašyti darbuotojų dalintis kambariais nėra ten, kur pradėti ar baigti.

Šios idėjos yra mažiau stresinės ir įžeidžiančios vidutinį darbuotoją, kuris keliauja į verslą savo darbdaviui. Darbuotojai yra normalūs žmonės, kurie tik nori tam tikro privatumo ir atstumo nuo bendradarbių, kai jie dirba komandiruotėje, ypač jei jie praleido dieną su bendradarbiais. Darbdaviams nereikia paprašyti darbuotojų dalintis kambariais.

Kiti būdai sutaupyti darbuotojų verslo kelionių kaštų

• Reikalauti darbuotojams, jei įmanoma, keliauti tą pačią dieną.
• Sukurti ir įgyvendinti tvirtą kelionių politiką, kurioje pateikiami konkretūs duomenys apie dienpinigius įvairiose paskirties vietose, pageidaujamus viešbučių tinklus, kuriuose darbdavys gali nustatyti diskonto normą, išlaidų kompensavimą ir ribas, dėl kurių reikalaujama, kad viršininkas būtų pasirašytas iš anksto.
• Laikykite darbuotojus į įstatymo raidę, kaip nurodyta kelionių politikoje, be išankstinio leidimo išimties. Negalima kompensuoti išlaidų, kurios nebuvo leistinos pagal politiką ar išimtį.

• Pakartokite derybas arba derėtis dėl įmonių kainų, priklausančių jūsų paskirties vietoms. Ieškokite viešbučių, siūlančių patogumus, pavyzdžiui, nemokamus pusryčius, nemokamą kokteilių valandą, popietės užkandžius ir užkandžius, taip pat kambariuose esančius šaldytuvus ir kavos virimo aparatus. Reikalauti, kad darbuotojai galėtų naudotis šiais viešbučiais ir patogumais.
• Naudodamiesi rezervacija naudokite pigesnę viešbučių grandinę. Dauguma darbuotojų atiduodavo žvaigždę privačiam kambariui. Negalima tikėtis mažesnių standartų tokiose srityse, kaip švara ir kiti patogūs patogumai viešbučiuose, kuriuose yra mažiau žvaigždžių. Reguliariai apžiūrėkite keliaujančius darbuotojus, kad įsitikintumėte, jog pasirinktos vietos atitinka jų poreikius.

• Naudokite nuoseklią kelionių rezervavimo paslaugą, pvz., „American Express Global Business Travel“, kad padėtų kontroliuoti išlaidas. Jie padės jums planuoti, priimti politiką, taupyti išlaidas ir apriboti darbuotojų išlaidas. Net vietos kelionių paslaugos gali padėti jums sutaupyti verslo kelionių, bet „American Express“ kompanijos pranašumas yra jų pasiekimas nacionaliniu ir tarptautiniu mastu bei jų internetinės paslaugos.
• Sudarykite susitarimus su viena oro linijų bendrove, kad jie galėtų naudotis savo paslaugomis, jei įmanoma, gauti nuolaidą kiekvienam skrydžiui. Reikalauti, kad darbuotojai naudotųsi oro linijų užsakymo paslauga, pavyzdžiui, „Southwest Airlines Corporate Travel“. Darbdaviai taip pat gali sutaupyti, kai lėktuvai yra iš anksto užsakomi.

• Padaryti leidimus darbuotojams, kurie priima paskutinius kelionės sprendimus. Vienu atveju, kliento kompanijoje, lėktuvo bilietas, kuris kainuotų 300 JAV dolerių, jei užsisakė kelias savaites iš anksto, kainavo daugiau nei 1200 JAV dolerių, kai darbuotojas atliko rezervaciją prieš dvi dienas iki renginio. Tai turėtų įvykti tik avarijos atveju, nes dauguma bilietų yra perleidžiami, net jei jie nėra grąžinami.
• Sumažinkite kelionės išlaidas kitose vietovėse, pvz., Valgio ir alkoholio dienpinigių bei transporto išlaidas. Užfiksuoti dienpinigius pagal vietą. Niujorkas yra brangus, pavyzdžiui, Las Vegase. Mažesnės, ne kurortinės zonos yra dar labiau prieinamos. Jūsų kelionės politika turėtų atspindėti išlaidas, kurias jūsų darbuotojai patirs, kai jie keliaus į skirtingas valstybes ir vietoves.

• Eksperimentuokite su virtualiais susitikimais, paslaugomis, pvz., „Skype for Business“ ir vaizdo įrašais. Nors iš pradžių nepatogūs, ne asmeniniai susitikimai yra įgytas įgūdis. Darbuotojai tampa patogesni, nes jie naudojasi šiomis paslaugomis laikui bėgant. Webinarai puikiai tinka įvairiems mokymams, ypač seminarams, kuriuose dalyvauja keli darbuotojai.
• Reikalauti, kad jūsų darbuotojai naudotųsi pigesniais viešojo transporto ir pervežimo paslaugomis, kai jos yra prieinamos, o ne taksi, ypač kai darbuotojai keliauja tarp oro uostų ir viešbučių. Dauguma didelių konferencijų siūlo nemokamą pervežimą tarp viešbučių ir konferencijų centro. Mažiau taksi naudojimas arba reikalavimas, kad darbuotojai susirenka mokėti už grupės taksi, gali sutaupyti daug pinigų.

Paprašyti suaugusiųjų darbuotojų laiku atlikti užsakymus, biudžeto išlaidas savo komandiruotėms ir ištirti kitas galimybes, išskyrus keliones susitikimams ir mokymui, yra tinkamas būdas verslo kelionių išlaidoms racionalizuoti. Jie gerbia darbuotojus.

Jie naudingi darbdaviui, nes darbuotojai jaučiasi gerbiami ir rūpestingi, o tai sukuria teigiamą moralę. Jie palaiko teigiamą santykių ciklą teisinga kryptimi.

Ką apie pigias šeimos keliones?