Kaip sukurti projekto rizikos registrą

01 Geras rizikos registras

Vienas iš būdų skatinti dalyvavimą rizikos valdyme yra geros rizikos registro projektavimas. Tinkamas formatas greitai perduos bendrą projekto rizikos lygį jums ir kitiems projekto komandos nariams.

Ji turėtų leisti vartotojams lengvai gauti išsamesnę informaciją apie individualius pavojus. Tai, savo ruožtu, skatina kiekvieną galvoti apie riziką - naujus, kai jie atsiranda, ir stebėti bei imtis veiksmų mažinant esamą riziką.

02 Įtraukti teisingus laukus

Rizikos registre turėtų būti bent jau kiekvienos rizikos unikalus identifikatorius, jo aprašymas, veiksmai, kurių reikia imtis atsakant, ir užduoties savininkas.

Apibūdinimai turėtų būti trumpi ir tikslūs. Pavyzdžiui, rizika, nustatyta kaip „lietaus pažeidimas“, gali apimti šį aprašymą: „Sunkus lietus gali užtvindyti lauką ir sukelti pasėlių sugadinimą“.

03 Papildomos priemonės

Gali tekti įtraukti kiekybinius tikimybės, poveikio ir bendros rizikos rodiklius, o likutines vertes, mažinant rizikingesnius projektus.

Skaitiniai laukai, apskaičiuoti automatiškai, gali būti naudingi, jei naudojate rizikos vertinimo metodą, pvz., Monte Karlo metodą. Kitos naudingos sritys yra pagrindinės datos, rizikos kategorija, rizikos atsako kategorija, artumas, mažinimo išlaidos ir statusas.

Nėra jokių apribojimų laukų, kuriuos galite įtraukti, skaičiui, tačiau sąrašo rodinyje turėtų būti rodomi tik raktų laukai. Venkite didžiųjų vartotojų, pateikdami nereikalingus duomenis sąrašo rodinyje. Idealiu atveju žiūrovai, kuriems reikia išsamesnės informacijos, spustelės iki detalių.

04 Kita galimybė

Galbūt norėsite sukurti rizikos registrų duomenų bazę kiekvienam projektui, kad neapsiribotų standartiniu laukų rinkiniu. Nors skaičiuoklė gali padėti jums stebėti jūsų projektus, ypač mažesnius projektus, duomenų bazė, sukurta naudojant tokią programinę įrangą kaip „Kahootz“ arba „Podio“, gali būti geresnė. Jie leidžia lengvai pridėti dokumentus ir didelius teksto kiekius.

05 Eismo šviesos

Sunku įveikti šviesoforų sistemą, kad būtų galima vizualiai paveikti. Vartotojai žino, kad raudona reiškia didelę riziką, gintaras reiškia vidutinę riziką, o žalia - maža rizika. Šie greitai matomi vaizdai padeda skaitytojams greičiau nuskaityti informaciją.

06 Apsaugos priemonės

Galbūt norėtumėte paskatinti dalyvavimą, leidžiant visiems projekto grupės nariams ir galbūt kai kuriems suinteresuotiesiems subjektams peržiūrėti rizikos registrą. Tačiau turite nustatyti naudotojo prieigos teises, kad jas galėtų redaguoti tik pagrindiniai rizikos savininkai ir vadovai. Jums reikia audito sekos, kas pakeitė ką ir kada.

07 Santrauka Rizikos profilis

Vyresniosios projekto komandos nariai ir suinteresuotieji subjektai gali neturėti laiko suvokti kiekvieno pavojaus sąrašo vaizdą. Jų santraukos rizikos profilis suteikia greitą bendrą projekto riziką. Tai iliustruoja pavojų skaičių kiekvienu tikimybės ir poveikio lygiu.

08 Tai viskas apie komunikaciją

Atminkite, kad projekto rizikos registras neapsiriboja tik rizika ir sušvelninimo veiksmais. Tai komunikacijos priemonė, kuria jūsų kolegos įtraukiami į rizikos valdymą. Jūsų dizainas turėtų atspindėti šį tikslą su skirtingomis skirtingų auditorijų nuomonėmis.