5 Skirtumai tarp projektų ir verslo kaip įprasti

Ar dirbate su projektu? Ar tai, ką jūs darote savo verslo kasdienėje veikloje?

Kai kalbu su žmonėmis komandose, jie dažnai man sako, kad jie nėra tikri, ar jie dirba su projektu ar verslu, kaip įprasta funkcija. Abi yra reikalingos organizacijoje ir yra vienodai galiojančios, tačiau padeda suprasti, ką dirbate, kad galėtumėte geriau matyti, kur jis tinka organizacijai.

Yra penki pagrindiniai skirtumai tarp projekto darbo ir verslo, kaip įprasta (dažnai sutrumpinta kaip BAU) darbas.

Keičiant verslą

Pirma, yra skirtumas, kaip tvarkomi pokyčiai.

Verslas vyksta kaip įprasta veikla. Jie palaiko šviesas, aptarnauja klientus ir pasiekia tikslus. BAU komandos taip pat pirmą kartą žino, kada esami procesai neveikia ir nebėra naudingi. Tokiu atveju BAU komandos nustato pokyčių poreikį.

Vadybininkas, kaip strateginės peržiūros dalis, gali pasiūlyti, kokie pakeitimai turi būti padaryti, kad padalinys pasiektų savo tikslus. Arba komandos narys gali pasiūlyti pakeitimus. Kitame spektro gale vyresnysis vadybininkas gali turėti visą verslo bylą, kad pateiktų reikiamus pakeitimus, kad padėtų jų padaliniams pasiekti metinius tikslus.

Tai ne tik supaprastina verslo procesus. BAU vaidmenyse dirbantys asmenys taip pat gali suprasti, kad pokyčiai yra būtini dėl reguliavimo sistemos pokyčių arba kaip organizacijos konkurencinės aplinkos dalis. „Frontline“ darbuotojai dirba, kad pasiektų strategiją, ir žino, ką jis nori būti kitaip.

Kita vertus, projektai padeda įgyvendinti visus šiuos pokyčius. Projektai vykdo pokyčius BAU funkcijose ir per jas per projektų valdymą. Mes paaiškinsime, kokie yra projektų valdymas. Projekto organizavimas vykdo pokyčius, kuriuos nustatė BAU komandos. Tai atsitinka, kai projektas buvo patvirtintas, o tai paprastai yra verslo ir vyresniojo vadovybės patvirtinimas.

Tai nereiškia, kad žmonės, dalyvaujantys projekte, negali pasiūlyti verslo praktikos patobulinimų, tačiau jie tai padarys savo, kaip darbuotojo,, o ne kaip projekto vaidmens.

Šis pasiskirstymas, kurį taip pat girdėsite apibendrinant kaip „pakeisti verslą, vykdykite verslą“, pastebimas ir projektų pabaigoje. Projekto įgyvendinimas yra rezultatas. Tai gali būti nauja programinė įranga, pastatas, nauja paslauga ar kažkas kita. BAU komanda yra atsakinga už tai, kad ji būtų tinkamai panaudota, kad gautų naudą. Kitaip tariant, projektas suteikia galimybę gauti naudos, o BAU operacijos naudoja tą galimybę gauti naudą.

Valdymo ir rizikos mažinimo rizika

Jei norite, kad verslas kaip įprastos funkcijos būtų veiksmingos, BAU komandos stengsis sušvelninti visą riziką operacijoms. Geras dalykas - neužtikrinti verslo, kad būtų užtikrintas geresnis organizacinis stabilumas ir pakartojami procesai.

Dėl savo prigimties yra unikalūs ir neaiškūs projektai reikalauja rizikos. Bendrovė daro nedidelį šuolį į nežinomą, tik atlikdama projektą, nes ji įveda pokyčius ir pristato kažką, kas anksčiau nebuvo.

Todėl projektų grupės rizikuoja kitaip nei BAU komandos. Projekto vadovai siekia valdyti ir teigiamą, ir neigiamą riziką, kad gautų geriausius rezultatus. Tai gali apimti pavojaus mažinimą, siekiant pabandyti apriboti tikimybę, kad ji įvyks, tačiau ji taip pat apima ir kitas rizikos valdymo strategijas. Tai mažai tikėtina, kad kada nors išnyksite riziką projektui, tačiau tai gali būti padaryta dėl gerų BAU darbo priežasčių.

Vienas iš jų yra „Time-Bound“, kitas yra tęsiamas

Projektai turi pradžios, vidurio ir pabaigos datą ir yra vienkartinis įvykis. Tai yra projekto gyvavimo ciklas. Tiesą sakant, pats svarbiausias projekto bruožas yra tas, kad jis baigia darbą. Projekto vadovas ir komandinis darbas šiuo metu atlieka projektą. Pabaigoje komanda ištrinama.

BAU nenustoja ir vyksta. Žinoma, galite uždaryti funkciją arba sustabdyti procesą, jei jis nebereikalingas verslui - nors tai būtų valdoma kaip projektas! BAU funkcija sukuria nuolatinį darbą be numatomos pabaigos datos.

Norėdami kapitalizuoti arba ne didinti

Projektai gali būti kapitalizuojami ir dažnai BAU negali būti - remdamiesi įprastu darbu, pasikliaunate savo veiklos išlaidomis. Kitaip tariant, projektų ir kitų užduočių apskaitos metodai yra skirtingi.

Projektų finansavimas dažnai susijęs su turto panaudojimu - tai reiškia, kad išlaidos gali būti kapitalizuojamos. Kai kuriais atvejais, priklausomai nuo to, kur esate pasaulyje, ir vietinių apskaitos taisyklių, galite netgi paimti projekto išlaidas žemiau linijos.

BAU išlaidos paprastai laikomos opex (veiklos išlaidos) ir yra stebimos bendrovės pelno (nuostolio) ataskaitose.

Projektų finansavimas ir verslo finansavimas apskritai yra labai specializuota sritis, todėl prieš priimant sprendimus dėl to, ką reikėtų ir ko neturėtumėte kapitalizuoti jūsų organizacijoje, visada patartina konsultuotis su savo finansų ekspertais. Apskaitos taisyklės skiriasi priklausomai nuo šalies ir netgi organizacijos, kurioje atskiros įmonės turi tam tikrus procesus ir būdus, kaip tai daryti.

Jei abejojate, visada patikrinkite!

Tarpfunkcinės ir funkcinės komandos

Galiausiai, labai skiriasi projektų komandų makiažas. Projektai yra linkę įtraukti daugiadisciplinines ekspertų komandas, kurios subūrė tam tikrą rezultatą. Žinojimas, kaip motyvuoti projekto komandą, yra svarbus, nes ne visi gali žinoti konkretų tikslą iš pat pradžių. Jei žmonės neturi aiškaus supratimo apie tai, ką jie dirba, tada jie paprastai neveikia geriausio darbo.

Projekto komandos yra sudarytos iš žmonių, užpildančių tam tikrus vaidmenis. Tai nėra darbų pavadinimai, bet projekto pozicijos, turinčios atskirų pareigų. Pagrindiniai projekto komandos vaidmenys:

• Projekto rėmėjas
• Projekto vadovas
• Vyresnysis tiekėjas (organizacija, atsakinga už darbo atlikimą, kuri galėtų būti vidaus komanda, pavyzdžiui, IT arba išorės rangovas arba pardavėjas)
• Klientas (tai gali būti vidinis klientas, pvz., Kitas departamento vadovas, arba kliento aptarnavimo organizacijoje - klientas, kuriam vykdote projektą)
• Dalyko ekspertai (žmonės, kurie į komandą pateko į projektą arba jo dalį, kurie naudojasi savo patirtimi prisidėti prie projekto sėkmės).

Sužinokite daugiau apie vaidmenis projekto komandoje.

Kita vertus, BAU darbą valdo funkcinės komandos. Jie yra patys ekspertai, bet suskirstyti į grupes. Paprastai kitose tarnybose yra mažiau tarpusavio funkcijų, nei projektų grupės.

Paprastai labai aišku, kokios BAU komandos turėtų dirbti, o tikslai yra aiškūs. Jie turės apibrėžtus tikslus ir viziją, kaip vaidmuo tenka departamentui. Pavyzdys galėtų būti klientų aptarnavimo komanda, kuri dirba kaip dalis didesnio klientų aptarnavimo skyriaus, tvarkančio skambučius ir el. Laiškus iš klientų apie jūsų produktą.

Tai sudėtinga, nes gali būti persidengiama. Pavyzdžiui, šios skambučių centro komandos vadovas yra šios srities specialistas. Jie gali būti komandiruojami į projekto komandą, kad būtų galima valdyti darbo paketą ir išteklius, susijusius su projekto dalies, susijusios su kliento ryšiais, įgyvendinimu. Tačiau savo projekto darbe jie atlieka dalyko ekspertų, o ne klientų aptarnavimo komandos vadovo, vaidmenį. Kaip projekto komandos narys, jie bus atsakingi už savo projekto biudžeto dalį ir turi didelę diskreciją, kaip darbas atliekamas siekiant galutinių tikslų.

Jie gali neturėti BAU vaidmens.

BAU ir projekto konfliktai

Projekto darbas ir BAU darbas gali sėdėti gražiai vienas šalia kito, tačiau dažnai gali būti įtampa. Taip atsitinka todėl, kad projektai bando pakeisti status quo. Status quo veikia gana gerai, ir dauguma žmonių nemėgsta pokyčių.

Antra, kai prašote žmonių prisijungti prie savo projekto komandos, jie gali patirti lojalumo konfliktą. Ar jų pirmoji atsakomybė tenka jų darbo dienai ar projektui? Čia gali padėti aiškūs tikslai ir tvirtas įsipareigojimas įgyvendinti projektą, taip pat palaikyti ryšių linijas, kad jie žinotų, kokie turėtų būti prioritetai.

Trečia, veiklos palaikymas visada yra prioritetas. Tai turi įtakos projektų grupėms, kurios gali matyti savo finansavimo sumažinimą, pagrindiniai ištekliai, atkurti BAU vaidmenis ir terminai, vėluoja, nes nuolatinės organizacijos veiklos tęstinumas nukreipia dėmesį.

Projekto vadovai gali būti nusivylę tuo, bet tai visada bus, ir tai turėtų būti. Nėra prasmės pateikti fantastišką projektą, jei bendrovė tuo tarpu nuvyko ir niekas nebegali naudoti, ką sukūrėte!

Turint omenyje šias gaires, turėtų būti lengva pamatyti, ar dirbate su projektais, ar BAU ar abiem.