Administracinio padėjėjo darbo aprašymas: atlyginimai, įgūdžiai ir daugiau

Administraciniai padėjėjai, įskaitant sekretorius, yra biuro funkcionalumo pagrindas. Jie įrašo ir rengia dokumentus, planuoja susitikimus ir tvarko failus. Jie atsako į telefonus ir tiesioginius skambučius bei padeda susitikti su darbuotojais. Kai kuriuose biuruose jie gali atlikti pagrindines buhalterinės apskaitos užduotis ir gali priimti mokėjimus iš klientų ir klientų.

2016 m. JAV dirbo apie 4 mln. Administracinių padėjėjų ir sekretorių.

Administracinio padėjėjo pareigos ir atsakomybė

Administracinių padėjėjų pareigos gali skirtis priklausomai nuo pareigų, kuriose jie dirba, rūšies, tačiau kai kurios bendros pareigos yra:

• Sukurti dokumentus.
• Sudėkite skaidrių pristatymus
• Sukurti skaičiuokles.
• Valdyti duomenų bazes.
• Kurkite ir (arba) prižiūrėkite svetaines.
• Dirbkite kaip biuro vadybininkas, planuodami personalo renginius, pvz., Apdovanojimus vakarienėms ir lėšų rinkimo renginiams, planuodami klientų susitikimus ir organizuodami darbininkų tvarkaraščius.

Administracinio padėjėjo atlyginimas

Atlyginimas gali priklausyti nuo verslo pobūdžio, kuriame dirba administracinis asistentas, ir pareigų apimtis. Tie, kurie tarnauja vadovams, gauna didžiausią atlyginimą.

• Vidutinės metinės pajamos: $ 38,880 ($ 18,69 / val.)
• 10% metinių pajamų: Daugiau nei $ 64,230 ($ 30,88 / val.)
• 10% metinių pajamų: Mažiau nei $ 24,690 ($ 11,87 / val.)

Švietimas, mokymas ir sertifikavimas

Ši profesija nereikalauja jokio specialaus išsilavinimo, tačiau tai gali būti naudinga.

• Švietimas: Jums reikės vidurinės mokyklos diplomo ar lygiavertės, ir jūs galite gauti krašto krašte, užsiregistruodami asocijuotoje studijų programoje arba lankydamiesi sekretoriato mokymo programoje po vidurinės mokyklos. Dabar sekretoriai turi bakalauro laipsnį arba įgyja specialybės specialybės sertifikatus, pvz., Akredituotą teisės sekretorių ar sertifikuotą medicinos administracijos padėjėją vis daugiau sektorių. Vykdomieji padėjėjai ir sekretoriai turėtų turėti bent jau koledžo kreditus, jei ne bakalauro laipsnį.

• Mokymas: Apsvarstykite galimybę pradėti dirbti su laikinojo įdarbinimo agentūra. Tai kartais siūlo naujų darbuotojų mokymą. Priešingu atveju, jei turite tam tikrų pagrindinių sekretoriaus įgūdžių, mokymasis darbo vietoje gali būti teikiamas mokantis tam tikros įmonės ar srities lynų.

Administracinių padėjėjų įgūdžiai ir kompetencijos

Jums reikės kelių esminių savybių, kad taptumėte administraciniu padėjėju.

• Kompiuterių ir programinės įrangos įgūdžiai: Turėtumėte būti patogūs naudojant „Microsoft Office“, el. Paštą ir internetą. Jums gali tekti susipažinti su „QuickBooks“ ar kitomis apskaitos programinės įrangos programomis, jei dirbate smulkiajam verslui.
• Daugiafunkciniai įgūdžiai: Tai gali būti ypač svarbu, jei dirbate ir vadovu. Jūs turite sugebėti vienu metu žongliruoti keliais reikalavimais.
• Žodiniai ir rašytiniai bendravimo įgūdžiai: Tai yra būtina. Turėtumėte turėti tvirtą anglų kalbos žinyną ir turėti gerų korektūros įgūdžių.

• Tarpasmeniniai įgūdžiai: Jūs dirbsite su kitais, įskaitant klientus ir kitus biuro darbuotojus. Geras manieras ir ramus elgesys gali būti labai svarbūs.
• Organizaciniai gebėjimai: Jūs turite būti išsamiai orientuotas ir organizuotas, kad galėtumėte greitai aptikti dokumento arba atšaukimo protokolą.
• Sprendimų priėmimo įgūdžiai: Dažnai atsidursite keliose užduotyse beveik vienu metu, ypač užimtuose biuruose, todėl turėtumėte turėti galimybę nustatyti prioritetus ir priimti sprendimus dėl laiko. Klientas gali norėti, kad jis iš karto gautų paskyrimą, tačiau ar jis tikrai turi skubią pagalbą, ar gali palaukti kelias dienas?

Darbo Outlook

Deja, ši pozicija nėra skatinanti darbo perspektyva. JAV Vital statistikos biuras numato, kad nuo 2016 m. Iki 2026 m. Technologinės pažangos pradės perimti daug administracinių padėjėjų pareigų, dėl to darbo vietų augimas sumažės 5%.

Darbo aplinka

Šią poziciją reikalauja beveik kiekviena pramonė. Jūs galite rasti sau darbą medicinos įstaigoje, advokatų kontoroje, vyriausybės įstaigoje ar mažame kaimynystėje. Bet kuriuo atveju greičiausiai atsidursite biure.

Virtualūs padėjėjai vis labiau paklausa, todėl gali būti, kad galėsite dirbti iš namų.

Darbo grafikas

Tai beveik visada yra nuolatinis darbas įprastomis darbo valandomis, tačiau verslo pobūdis gali pareikalauti darbo savaitgaliais, pavyzdžiui, jei dirbate medicinos klinikoje. Be to, teisininkų profesijos atstovai gali manyti, kad jie tikisi per ilgas valandas prieš bandymus ir terminus.

Kaip gauti darbą

PASKIRTI REKOMENDACIJAS

Darbdaviai, samdantys sekretorių ar administracijos padėjėją, ieško asmens, su kuriuo jie gali dirbti patogiai, kurie gerai susilieja su kitais darbuotojais ir kurie gali pasitikėti konfidencialia informacija. Stiprios rekomendacijos gali parodyti šias savybes.

NAUDOTI TINKLUS

Bakstelėkite į savo tinklus ir gaukite darbo vietas. Pasiekite „Facebook“ ir „LinkedIn“ kontaktus, šeimos draugus, kaimynus ir buvusius darbdavius. Leiskite jiems žinoti, kad vertinate pristatymą visiems, kurie gali samdyti.

TRACK DOWN OPENINGS

„Google“ ieškokite darbo vietų su raktiniais žodžiais, pvz., Administraciniu padėjėju, rinkodaros asistentu, redakcijos asistentu, medicinos sekretoriumi, teisiniu sekretoriumi ir biuro padėjėju, kad sukurtumėte darbo skelbimus. Daugelis administracinių darbo vietų taip pat bus skelbiamos jūsų vietinio laikraščio ar Prekybos rūmų interneto svetainės užimtumo skyriuje.

Lyginant panašias darbo vietas

Kai kurios panašios darbo vietos ir jų vidutinė metinė įmoka apima:

• Teismo reporteris: $57,150
• Informacijos sekretorius: $34,520
• Medicinos transkripcijos specialistas: $34,770