3 projektų organizacinių struktūrų privalumai ir trūkumai

Tai, kaip jūsų organizacija yra struktūrizuota, daro įtaką projektų valdymui ir vykdymui. Tai taip pat gali paveikti, kiek autoritetą ir pasiektą darbą turite atlikti kaip projekto vadovą.

Yra trys bendros organizacinės struktūros, o projektų vadovai dirba visose šiose srityse: funkcinis, projektas ir matrica. Pažvelkime į kiekvieno privalumus ir trūkumus, kad žinotumėte, ką jūs prieš kurdami naują struktūrą.

Funkcinė organizacinė struktūra

Funkcinės organizacijos struktūroje projekto vadovas ir visi ištekliai dirba tame pačiame kompanijos padalinyje, kaip antai pardavimų ir rinkodaros skyrius. Paprastai funkcinis valdytojas turi daugiau įgaliojimų nei projekto vadovas.

Privalumai

Funkcinė struktūra suteikia mažiausiai galios kaip projekto vadovas, tačiau siūlo daug kitų privalumų:

• Jis puikiai tinka mažoms komandoms ir mažiems projektams, nes funkcija visiškai kontroliuoja komandos narius ir kitus reikalingus išteklius.
• Jūs galite lengvai pasiekti reikalingus ekspertus, nes jie yra toje pačioje funkcinėje srityje.
• Greitai visi susitinka, kad išspręstumėte su projektu susijusias problemas.
• Galite apriboti projekto komunikacijos priemones, kurias reikia naudoti, nes komanda yra palyginti maža ir paprasta.
• Jūs dažnai gausite entuziastingų komandos narių, kurie nori dirbti su projektu, nes suteikia jiems karjeros galimybes. Projekto darbas gali būti puikus būdas motyvuoti jūsų komandą.

• Jei projektą perduosite funkcinei komandai, tai bus funkcinė komanda, kurioje dirbate, o tai gali palengvinti projekto uždarymą.

Trūkumai

Nors ši struktūra turi daug privalumų, taip pat apsvarstykite kai kuriuos trūkumus:

• Darbas vyksta silose, o tai gali reikšti, kad neturite prieigos prie žmonių, nepriklausančių jūsų funkciniam skyriui.
• Projekto komandoje dalyvaujantys žmonės gali būti lojalūs savo skyriui ar komandos vadovui nei jų darbui projekte, kuris gali sukelti konfliktus.
• Didelis projektas gali baigtis funkcine projekto vadovu kiekvienai funkcijai. Dėl to, jei visi projektų vadovai nesuderins harmonijos, tai gali sukelti darbą per įtrūkimus.
• Funkcinis darbas gali būti atskirtas, nes neturite galimybės plačiai bendradarbiauti su įmone. Strateginio dėmesio išlaikymas gali būti sunkesnis.

Projekto organizacinė struktūra

Skiriamos specialios komandos, kurios dirba projektinių organizacinės struktūros projektuose. Projektų vadovui tikriausiai tenka atsakomybė už projekto komandos narius. Tai galėtų būti, pavyzdžiui, didelės statybos, bet ir įmonių iniciatyvos, kurioms reikalinga speciali komanda. Projekto vadovas turi galutinį įgaliojimą, pranešdamas projekto rėmėjui ir projekto valdybai. Asmenys, dalyvaujantys komandiniame darbe, tiesiogiai vadovauja projekto vadovui.

Privalumai

Akivaizdus projekto struktūros pranašumas yra tai, kad jūs turite daugiau galimybių kontroliuoti komandą, tačiau yra ir kitų privalumų.

• Komandos gali turėti stiprų tapatybės jausmą. Tai paprasčiausia struktūra, kurianti stiprią komandos kultūrą.
• Visa komanda orientuojasi į komandos tikslus, taigi lojalumo konfliktas egzistuoja su darbo dieną dirbantiems žmonėms. Jų darbas yra projektas.
• Ištekliai skirti projektui, todėl daug lengviau planuoti darbą. Jūs žinosite, kada bus prieinami komandos nariai, ir nėra jokio pavojaus, kad jie bus trumpai atsiimti įprastus darbus kitam valdytojui.

• Projektai, vykdomi šioje struktūroje, yra puiki aplinka, padedanti pagerinti jūsų projektų valdymo įgūdžius ir daugiau techninių vadovavimo įgūdžių.

Trūkumai

Projekto struktūra yra lengviausia dirbti, bet vis dar turi trūkumų.

• Vienam projektui skirta komanda yra brangus įsipareigojimas. Ji yra tik pasirinkimo galimybė tik dideliems projektams.
• Jei pašalinsite žmones iš savo funkcinių darbo vietų, jiems gali būti sunku grįžti, ypač jei projektas yra ilgas. Projektinis darbas tęsiasi, o grįžimas prie to, ką darėte anksčiau, kai dirbote daugiadisciplininėje aplinkoje nauju, sudėtingu projektu, nėra patraukli perspektyva daugeliui žmonių. Komandos uždarymo, kai uždarote projektą, valdymas tampa dar svarbesnis.

• Kartais uždarius projektą, gali būti prarastas jūsų darbas, jei verslas pereis ir kitas vaidmuo jums neprieinamas.
• Savo pobūdžiu išskirtinės komandos sugeria išteklius, kad galėtų dirbti tik vienu dalyku. Jie gali apriboti projektų, kuriuos bendrovė gali atlikti vienu metu, skaičių, ypač kai skirtingi projektai reikalauja tų pačių įgūdžių.
• Šio tipo struktūros projektų vadovai taip pat valdo savo komandas, o tai reiškia, kad praleidžiate laiko ir pastangų žmogiškųjų išteklių užduotims, kurių neturėtumėte daryti kitose struktūrose. Jei jums patiks šis darbo su žmonėmis elementas, šis veiksnys gali būti naudingas.

Matricos organizacinė struktūra

Trečiasis variantas yra matricos struktūra. Ištekliai dalijami įprastiniu darbu ir projekto darbu. Tai gali reikšti dviejų vadovų arba „punktyrinės linijos“ atsakomybę projekto vadovui ir komandos vadovui. Funkcinio valdymo linijos struktūra paprastai yra pirma, o projekto vadovas priima punktyrinę liniją.

Ši struktūra paskirsto galios ir įgaliojimus tarp funkcinės ar padalinio komandos vadovo ir projekto vadovo. Turėsite naudotis savo derybų įgūdžiais iki galo.

Privalumai

Matricos struktūros yra labai įprastos, nes jos leidžia valdytojams pasirinkti lanksčius sprendimus, kaip žmonės praleidžia savo laiką. Tikėtina, kad dirbsite matricos aplinkoje tam tikru savo karjeros momentu. Šios struktūros privalumai yra tokie:

• Ištekliai naudojami efektyviai ir gali prireikus judėti tarp projektų.
• Jūs galite dirbti su daugybe skirtingų dalykų, kartais lygiagrečiai, nors šis punktas taip pat gali būti teigiamas kaip nepalankus.
• Komandos ir asmenys gali būti labai jautrūs. Jei ateina naujas projektas, kuris turi būti prioritetas, pakankamai lengva pasukti ir staiga sutelkti dėmesį į kažką kitą. Jūs negalite to padaryti lengvai projekto struktūroje, kuri trunka ilgiau, kad būtų išskaidyta ir pergrupuota.
• Struktūra reikalauja, kad kiekvienas naudotųsi tuo pačiu projektų valdymo ciklu ir metodika, todėl perėjimas tarp projektų yra paprastas. Žmonės gali prisijungti prie projekto komandos, kuriai reikalingas santykinai mažas poreikis, kai terminai ir procesai yra bendri.

Trūkumai

Kaip ir su visais nustatymais, tai taip pat turi sunkumų. Nepaisant to, kad tai yra bendra struktūra, ne daug šiuolaikinių darbo vietų krekingo perkrovos problemas. Suteikti asmenims per daug darbo gali būti lengva, jei neturite sistemų, skirtų valdyti ir stebėti visą jų darbo krūvį. Kiti trūkumai yra tokie:

• Projektų konfliktas yra dažnas, nes gali būti kovojama už tuos pačius išteklius, kaip ir kitas projektas.
• Kitas projektas galėjo susieti geriausius išteklius - tinkamiausius žmones, turinčius reikiamų įgūdžių, arba jų linijų valdytojas gali neužtikrinti jų prieinamiems projekto darbams.
• Gali būti tam tikrų prieštaravimų tarp įprastinių užduočių ir projekto darbų asmenims, ypač kai abu vadovai teikia skirtingus prioritetus.
• Ištekliai gali turėti konfliktą dėl to, kokio vystymosi kelio jie imasi savo ateities karjerai. Nors galite žinoti, kad norite likti projektų valdymo srityje, jums gali būti suteikta galimybė pereiti į aukštesnį funkcinį vaidmenį arba labiau į projektą orientuotą vaidmenį. Tačiau daug karjeros galimybių yra geras dalykas, net jei tai lemia sudėtingus sprendimus.

Organizacinė struktūra, kuri puikiai tinka visam įprastiniam darbui, ne visada veikia projektams, ir jūs turite valdyti aplinkoje, kurioje dirbate. Tam tikros patirties įgijimas kiekvienoje iš šių struktūrų yra gera idėja, kad galėtumėte išbandyti juos pirmiausia. Tai padės jums nuspręsti, kuri aplinka Jums geriausiai tinka ir atitinka jūsų įgūdžius bei pageidavimus. Tada galite priimti pagrįstą pasirinkimą, jei turite galimybę nuspręsti dėl būsimos darbo aplinkos.

Suprasti kiekvieno projekto organizacinės struktūros privalumus ir trūkumus suteikia jums galimybę išsiaiškinti, kur geriausiai praleisti laiką ir įtaką, kad kuo geriau išnaudotumėte savo komandą ir padėtų sėkmingai užbaigti projektą.