El. Pašto etiketo darbo vietoje taisyklės

Nors jūs negalite naudoti el. Jei tokiu būdu bendraujate su savo kolegomis, bosais, klientais ir klientais bei būsimais darbdaviais, būtinai laikykitės šių šešių taisyklių dėl tinkamo elektroninio pašto etiketo.

1. Prisiminkite savo žinutes

Net ir pasaulyje, kuriame skubame kuo greičiau padaryti tai, kas įmanoma, kad pereitume prie kitos užduoties, naudokitės laiko el. Nepamirškite pasakyti „prašau“ ir „ačiū“.

Kai kreipiatės į žmones, kurių nežinote gerai arba visai nesate, arba su kuriais turite tik formalų ryšį, kreipkitės į savo vardą ir pavardę, nebent jie paprašė jūsų daryti kitaip. Pavyzdžiui, pasakykite „Gerb. P. Baltas“ arba „mielas ponia Gray“. Jei atsakote į el. Laišką, o pirminio pranešimo siuntėjas jį pasirašė tik su savo pavarde, tuomet galite saugiai manyti, kad jie yra tokie patys.

2. Žiūrėkite savo toną

Tonas yra tai, kaip jūs, kaip rašytojas, galite išreikšti savo požiūrį el. Tai įtakoja tai, kaip ji gaunama. Paprastai norite įsitikinti, kad gavėjas susiduria su pagarba, draugiška ir prieinama. Nenorite skambėti ar reikalauti. Prieš pradėdami siųsti žinutę, pakartotinai perskaitykite pranešimą.

Rašydami žmogui, su kuriuo anksčiau buvote informuotas, pradėkite sakydami kažką draugiško, pvz., „Tikiuosi, kad jūs gerai.“ Nors emojiai gali padėti jums lengviau perduoti tonas, nenaudokite jų profesionaliame el. Laiške, nebent rašote kitam asmeniui, su kuriuo turite labai neoficialų ryšį. Niekada nenaudokite jų rašydami būsimam darbdaviui.

Visada laikoma, kad elektroninio pašto etiketas yra blogas, kad parašytumėte el. Laišką ar jo dalį iš visų didžiųjų raidžių. Tai padės jums atrodyti, kaip šaukiate.

3. Būkite glausti

Užimtas žmogus neturi laiko ar polinkio praleisti daugiau nei minutę skaityti atskirą el. Laišką. Jei norite leisti gavėjui greitai perskaityti jūsų pranešimą ir vis tiek jį suprasti, turite jį trumpai laikyti.

Tačiau nepalikite reikiamų detalių. Įsitikinkite, kad jūsų pranešimas aiškiai perteikia jūsų priežastį rašyti ją pirmiausia. Niekas taupo laiką, jei galų gale pasieksite pirmyn ir atgal, o bandote paaiškinti, kokių detalių jūs praleidote.

4. Venkite teksto sutrumpinimų

Nors norite sutaupyti laiko, neturėtumėte naudoti teksto santrumpų savo profesiniame el. Laiške. Jei rašote daug, kaip daugelis žmonių, galite būti pripratę naudoti tam tikrą santrauką, kad galėtumėte pasikalbėti su savo draugais.

Pvz., Vietoj „jūs“, „jūsų“ ir „prašome“ galite naudoti „u“, „ur“ ir „plz“. Šios santrumpos neturi verslo korespondencijos vietos, nebent gavėjas yra asmuo, su kuriuo jūs esate atsitiktinis ryšys.

5. Naudokite profesionalų el. Pašto adresą

Pranešimams, susijusiems su jūsų dabartiniu darbu, visada naudokite el. Pašto adresą, kurį jums paskyrė darbdavys. Tačiau niekada nenaudokite jo, jei norite siųsti pranešimus, nesusijusius su jūsų darbu, pvz., Jei ieškote naujo. Vietoj to naudokite asmeninę el. Pašto paskyrą.

Jei neturite asmeninės paskyros, pavyzdžiui, jūsų interneto paslaugų teikėjo teikiamos paslaugos, kai prisijungiate prie paslaugos, gaukite nemokamą el. Pašto paskyrą. Naudokite „Gmail“ ar kitą paslaugą, kad sukurtumėte profesionalų adresą. Nenaudokite nieko kvailo ar patariamojo. Jūsų pirmasis vardas ir pavardė arba vardas ir pavardė yra tinkami pasirinkimai.

6. Nepamirškite rašybos ir gramatikos

Būtina kruopščiai ištaisyti el. Paštą. Niekada nepamirškite šio kritinio žingsnio, nesvarbu, kaip esate užimtas. Tai, ką norite atidžiai stebėti, yra teisinga rašyba ir tinkama gramatika. Be teisingų bendrų žodžių rašymo, jūs taip pat norite rašyti žmonių vardus, įskaitant jūsų gavėjo ir jo įmonės pavadinimą.

Būkite atsargūs, pasikliaudami per daug rašybos tikrintuvais. Jie gali nepastebėti žodžių klaidų, kai jie naudojami neteisingai. Pavyzdžiui, rašybos tikrintojas nepažymės žodžio "į" sakinyje: "Turiu jums klausimų," nors šiame kontekste jis turėtų būti "du". Patikrinkite rašybas, kurių nesate tikri, naudodami nemokamą internetinį žodyną, pvz., „Merriam-Webster“.