Projekto chartijos vaidmuo ir tikslas

Projektai formaliai egzistuoja organizacijoje dėl projekto chartijos. Tai dokumentas, leidžiantis atlikti darbą ir paskirti projekto vadovą. Tai suteikia jums, kaip projekto vadovui, įgaliojimus atlikti jame aprašytą darbą.

Svarbiausias projekto chartijos vaidmuo yra tiksliai nustatyti, ką projektas pasieks. Pažvelkime, kas yra šiame esminiame projekto dokumente.

Kas vyksta į projekto chartiją?

Pirmajame projekto chartijos skyriuje bus nurodytas projekto pavadinimas, rėmėjo ir projekto vadovo pavadinimai ir dokumento parengimo data. Tada pateksite į dokumento mėsą.

Pagrindiniai projekto chartijos skyriai yra tokie.

• Projekto tikslas: tai paaiškina, kodėl projektas buvo norimas. Galite kreiptis į verslo atvejį ar sutartį, kuri verčia šį projektą, arba tiesiog paaiškinkite, kodėl svarbu atlikti šį darbą.
• Projekto aprašymas: Šiame skyriuje paaiškinkite, ką projektas sieks. Turėtumėte įtraukti išsamią informaciją apie elementus, kurie bus statomi, arba paslaugas, kurios bus pristatytos.
• Biudžetas: šiuo metu jums gali nebūti visos informacijos apie projekto užduotis, todėl negalite kartu sujungti išsamų ir išsamų projekto biudžetą. Atkreipkite dėmesį į visus biudžeto suvaržymus arba aukšto lygio pradines išlaidas, kurias tikitės.

• Rizika: visi projektai turi riziką. Šis projekto chartijos skyrius sudaro ankstyvą projekto rizikos žurnalo versiją. Dokumentuokite visus rizikos veiksnius, apie kuriuos žinote šiuo metu, kad valdymo komanda galėtų pamatyti, kas gali paveikti projektą.
• Etapai: jei žinote aukšto lygio etapus, įtraukite juos į šio skyriaus projekto chartiją. Vėliau juos galite perkelti į savo Ganto diagramą, kai ateisite kartu su išsamesniu planu. Šiuo metu jūs tik ieškote kritimo datos arba nieko, kas nurodyta sutartyse, kuriomis dirbate.

• Projekto tikslai: tai tikrai svarbus skyrius, tačiau gali būti sunku sujungti. Bandote atsakyti į klausimą: „Kaip mes žinosime, kada baigsime?“ Užsirašykite, ko tikitės, kad projektas pristatys ir kaip žinosite, ar esate čia. Pavyzdžiui, projekto, skirto laiko registravimo sistemai visuose departamentuose, tikslas galėtų būti: „Visos komandos iki metų pabaigos naudos laiko lapo sistemą.“ Taip pat atkreipkite dėmesį į tai, kas bus atsakingas už tai, kad pasiektumėte šį tikslą. Jis vengia bet kokių problemų projekto pabaigoje, kai staiga niekas nėra pasirengęs pasirašyti darbų kaip pilną.

• Projekto vadovo institucijos lygiai: nebent tai yra aiški ir dokumentuota kitur, verta įtraukti į chartiją skyrių apie tai, ką galite padaryti be papildomo pasirašymo iš vyresnio amžiaus. Paprastai jis susijęs su tuo, kokie tolerancijos lygiai nustatyti biudžetui ir terminams, ir jie būtų išreikšti taip: „Projekto vadovas turi 10 proc. Nuokrypį nuo biudžeto ir 5 proc. Bet koks nuokrypis, viršijantis šias patvirtintas ribas, turi būti pasirašytas projekto rėmėjo. “Šį skyrių galite išplėsti, kad nurodytumėte, kokie, jei yra, įgaliojimai, kuriuos projekto vadovas turi apie darbuotojų samdymą ir šaudymą iš projekto komandos.

Projekto chartijos patvirtinimas

Paskutinė projekto chartijos dalis yra patvirtinimo skyrius. Projekto vadovas ir projekto rėmėjas (arba asmuo, pradėjęs darbą, jei dar turi būti paskirtas ilgalaikis rėmėjas) turėtų pasirašyti ir datuoti dokumentą. Šiandien tai greičiausiai bus siunčiama elektroniniu paštu, todėl išsaugokite el. Pašto leidimo kopiją savo projekto failuose, jei jums reikės kreiptis į jį.