Kas yra valdymo ataskaitų sistema?

Kaip rodo frazė, valdymo ataskaitų sistemos užfiksuoja įvairius duomenis, kurių reikia įmonės vadovams, kad galėtų vykdyti verslą. Metinėse ataskaitose pateikti finansiniai duomenys paprastai yra jų pagrindiniai. Tačiau tvirtos valdymo ataskaitų sistemos sukurs duomenis daug detalesniais lygiais, nei pateikiama investuojančiai visuomenei. Pavyzdžiui, finansinių paslaugų įmonės bendri finansiniai rezultatai gali būti pertvarkyti į pelno (nuostolio) ataskaitą, suskirstytą pagal:

• Organizacija (pvz., Skyrius, verslo padalinys ar skyrius)
• Geografinis regionas
• Produktas
• Kliento segmentas
• Konkretūs klientai (tiek mažmeniniai, tiek instituciniai)
• Finansinis patarėjas

Tuo tarpu finansiniai rodikliai, pvz., Pajamos, sąnaudos ir pelnas, vargu ar yra vienintelis valdymo ataskaitų sistemų rūpestis. Geriausiai valdomose įmonėse jie taip pat naudojami stebėti įvairius nefinansinius kintamuosius, kurie yra susiję su valdymu, pvz.,:

• Darbuotojų skaičius
• Klientai, namų ūkiai ir (arba) sąskaitos
• Kliento turtas sulaikytas
• Grynieji nauji pinigai, kuriuos klientai deponavo arba atsiėmė
• Valdomo kliento turto investiciniai rezultatai

Šių sistemų projektuotojai ir naudotojai

Kontrolieriai ir vyresnieji finansų pareigūnai (CFO) yra linkę skirti didelę laiko dalį valdymo ataskaitų sistemoms kurti, įgyvendinti, prižiūrėti ir koreguoti, taip pat stebėti ir analizuoti jų rezultatus bei rekomenduoti vadovybei imtis veiksmų, remiantis tokia analize.. Informacinių technologijų ir vadybos mokslo darbuotojai dažnai yra pagrindiniai finansų vadovų ir finansų analitikų partneriai kuriant ir prižiūrint valdymo ataskaitų sistemas.

„Desktop Versus Mainframe“

Tačiau daugeliu atvejų valdymo ataskaitų sistemos yra sukurtos ir prižiūrimos griežtai naudojant stalinius kompiuterius, pastatytas Excel skaičiuoklėse ir veikia asmeniniuose kompiuteriuose, o ne užprogramuotos pagrindiniuose kompiuteriuose. Tiek didelėse, tiek mažose įmonėse stalinių kompiuterių naudojimo priežastys (dažnai reikalauja daug duomenų rankiniu būdu) paprastai yra dvejopos.

Pirma, kūrimo ir priežiūros išlaidos yra daug mažesnės nei naudojant pagrindinio kompiuterio programas.

Antra, stalinių kompiuterių aplinka leidžia daug didesnį lankstumą keičiant skaičiavimo algoritmus ir ataskaitų formatus nei tipinė pagrindinio kompiuterio programa. Tai gyvybiškai svarbus dalykas dinamiškoje verslo aplinkoje, kur nuolat keičiasi įmonės struktūra, produktų pasiūla, verslo procesai, analitiniai metodai ir (arba) ataskaitų teikimo reikalavimai, arba kai vadovybė linkusi paklausti dažnų nestandartinių ar individualių finansinių analitikų klausimų.

Automatinis valdymas rankiniu būdu

Kas vadinama valdymo ataskaitų teikimo sistemomis, daugelyje įmonių dažnai yra labai priklausoma nuo rankinių procesų ir toli gražu nėra visiškai (ar netgi pirmiausia) automatizuota? Pavyzdžiui, daugelis ataskaitų, kurios užbaigia vadovų stalus, iš tikrųjų gali būti skaičiuoklės, rankiniu būdu įvestos duomenimis ir suformatuotos personalo. Šia prasme valdymo ataskaitų teikimo sistemos dažnai yra griežtesnės, o ne tik informacinės sistemos.

Valdymo ataskaitų taikymas

Valdymo ataskaitų teikimo sistemos dažnai yra svarbios organizacijos ir vadovų, o kartais ir žemesnio lygio darbuotojų vertinimo priemonės. Rezultatai gali būti pagrindiniai kompensavimo veiksniai, pvz., Premijų fondų nustatymas. Pavyzdžiui, verslo padalinio vadovas ir personalas gali atleisti nuo pelno, kurį valdymo ataskaitų sistema priskiria šiam padaliniui. Taip pat ir produktų vadybininkui, jei įmonė turi gerai išvystytą produkto pelningumo matavimo sistemą.

Taip pat rinkodaros vadybininkui už konkretaus kliento segmento plėtrą ir pelningumą, jei matuojamas šio segmento veiklos rezultatas.

Valdymo ataskaitų sistemų kūrimo kliūtys

Įprasta problema, susijusi su valdymo ataskaitų teikimo schemomis, yra ta, kad duomenys, reikalingi įmonės metinei ataskaitai, 10-K forma, 10-Q forma, įmonių mokesčių deklaracijoms ir ataskaitoms reguliavimo agentūroms (be kitų rinkimų apygardų), gali būti nepakankamai išsamūs arba tinkamu formatu atlikti įvairias analizes (kai kurios iš jų minėta pirmiau), kad vadovybei gali prireikti įvertinti įmonę ir jos sudedamąsias verslo linijas ir koreguoti strateginę kryptį. Vadovavimo ataskaitos - tai bendra tokių analizių, kurias vadovybė naudoja vidaus viduje, terminas, o ne išoriniams subjektams (pvz., Investuojančiai visuomenei, mokesčių institucijoms ir reguliavimo institucijoms).

Pagrindiniai analizės klausimai

Valdymo ataskaitų sistemų kūrimas dažnai susiduria su kliūtimis, susijusiomis su pagrindiniais analitiniais klausimais, pavyzdžiui:

• Vidaus perdavimo kainodaros metodika
• Įmonių pridėtinių išlaidų priskyrimas atskiriems produktams ar klientams
• Kliento turto pokyčių suskirstymas į atskirus rinkos kainų pokyčių (t. Y. Investicinio rezultato) ir grynųjų indėlių bei išėmimo pokyčius

Daugeliu atvejų šie analitiniai uždaviniai gali būti taikomi daugeliui metodų, kurių kiekvienas turi savo trūkumų ir nėra akivaizdžiai pranašesnis visais atvejais.