Darbuotojų įrašai Darbdaviai turėtų išlaikyti

Norite sužinoti, kokie darbuotojų įrašai turi būti laikomi darbdaviu? Darbdavys kiekvienam darbuotojui tvarko keturias darbuotojų įrašų bylas. Be to, darbdavys palaiko kitus darbuotojų įrašų failus visiems darbuotojams.

Darbuotojų įrašų personalo bylos

Kiekvienam darbuotojui tvarkoma personalo byla. Šiuose personalo bylose yra konfidencialių dokumentų, kuriuos tvarko ir prižiūri žmogiškųjų išteklių personalas. Personalo bylos yra pagrindiniai darbdavio, darbuotojo ir darbuotojo vadovo įrašai kai kuriose įmonėse.

Kituose - ir tai yra rekomenduojamas požiūris - prieiga prie darbuotojų personalo bylos yra ribojama asmeniniu vadovu ir darbuotoju, prižiūrint.

Įprastas personalo bylos dokumentas yra prašymas įsidarbinti, šeimos skubios pagalbos kontaktinė forma, dokumentais patvirtinta drausminių veiksmų istorija, tęsinys, darbuotojo vadovo gavimo darbuotojas, atleidimas iš darbo, darbdavių pasirašymo lapai, periodinis vertinimas, darbo vertinimas arba atlikimas plėtros planas, mokymo pažymėjimai ir dalyvavimo įrodymai, taip pat dabartinė asmeninė kontaktinė informacija apie kiekvieną darbuotoją.

Ne visuose personalo failuose yra tie patys dokumentai, tačiau kiekvienas personalo failas turi tam tikrus dokumentus. Darbuotojo veiklos dokumentacija nepriklauso personalo rinkmenai, nebent tai pateisintų drausminius veiksmus, apdovanojimą ar kitą puikių pasiekimų ženklą. Tokios kasdienės veiklos pastabos priklauso failui, kurį vadovai stebi savo darbuotojų darbą, tikslus ir įnašus.

Darbuotojų įrašų darbo užmokesčio failai

Darbo užmokesčio failai taip pat palaiko darbuotojų įrašus. Darbo užmokesčio failuose yra darbuotojo darbo vietų, padalinių, kompensacijų pokyčių, paskolų, paskolų ir kitos informacijos, būtinos darbuotojui sumokėti ir darbuotojo kompensacijos istorijos kopijai, istorija.

Darbo užmokesčio rinkmenoje taip pat bus pateikta vyriausybės formų istorija, pvz., W-2, W-4 ir socialinės apsaugos dokumentai, kuriuos užpildė darbuotojas. Dokumente taip pat bus informacija apie darbuotojo išmokas ir leidimas atsiimti mokėjimus iš darbuotojo darbo užmokesčio.

Darbuotojų įrašų medicininiai failai

Darbdavys taip pat tvarko darbuotojo medicininę bylą. Darbuotojų įrašai medicininėje byloje nėra prieinami visiems, išskyrus žmogiškuosius išteklius, paskirtiems darbuotojams ir darbuotojui, kurio įrašai saugomi byloje. Medicininėse bylose yra gydytojo pastabos, FMLA paraiškos dokumentai, informacija apie narkotikų testą, reikalinga fizinė informacija ir kiti dokumentai, susiję su darbuotojo ar jo šeimos nario medicinine sveikata.

Medicininės bylos dėl darbuotojų įrašų konfidencialumo gauna didžiausią saugaus saugojimo ir konfidencialumo lygį. Rekomenduojama, kad medicininės bylos būtų saugomos užrakintuose failų stalčiuose, kurie yra užrakinti kambaryje, kuris nėra prieinamas kitiems darbuotojams, o ne personalui.

I-9 darbuotojų įrašų failai

I-9 Failai įrašo darbuotojo įrašus, saugomus visiems darbuotojams viename faile, kuris yra atskiras nuo kitų darbuotojų įrašų. Darbdaviai saugo šį darbuotojo įrašą nuo kitų darbuotojų įrašų, kad išlaikytų darbuotojų konfidencialumą iš vyriausybės pareigūnų ir kitų subjektų, kuriems leidžiama peržiūrėti darbuotojus I-9s.

I-9-asis laikymasis atskiroje vietoje užtikrins, kad jei pasirinksite federalinį I-9 failų peržiūrą, vyriausybės darbuotojai neturės prieigos prie kitų įrašų apie darbuotoją ar jo įdarbinimą jūsų organizacijoje, išskyrus tikrąjį I-9 forma. Šie tyrimai kasmet didėja, todėl įsitikinkite, kad jūsų darbuotojai tinkamai užpildė I-9 formas arba gali būti skiriamos baudos ir galbūt kalėjimo laikas.

Darbuotojų prieiga prie darbuotojų įrašų

Darbuotojai gali peržiūrėti savo darbuotojų įrašus, susisiekdami su žmogiškųjų išteklių darbuotojais įprastomis darbo valandomis. Nė vienas darbuotojas negali savo dokumentuose keisti ar pašalinti jokių dokumentų, kurie turi būti peržiūrimi dalyvaujant žmogiškųjų išteklių personalui.

Jūs turite turėti darbuotojų personalo įrašymo politiką į savo darbuotojo vadovą ir vadovautis tuo pačiu požiūriu dėl darbuotojų prašymų peržiūrėti jų failus.

Jei darbuotojas išeina iš darbo, siunčia raštišką prašymą dėl savo personalo įrašų kopijos, jums reikia išsiųsti jų kopiją.

Kartais susidursite su darbuotoju, kuris yra įtartinas dėl to, kokių darbuotojų įrašų saugo jų žmogiškųjų išteklių skyrius. Tai yra darbuotojai, kurie greičiausiai prašys savo darbuotojų dokumentų kopijų. Dar kartą, nediskriminuodami, padarykite failo kopiją ir išsiųskite ją. (Jūs tikriausiai gausite atsiliepimą, kad darbuotojas nustebino, kiek mažai personalo darbuotojų išsaugojo dokumentus.)

Kai kuriose jurisdikcijose yra teisėta apmokestinti darbuotoją už failo dubliavimo ir siuntimo išlaidas.