Susitikimų valdymo praktika padeda pagerinti produktyvumą

Mes daug darbo praleidžiame susitikimuose. Daugeliu atvejų prastos susitikimų valdymo praktikos rezultatas yra neproduktyvus dalyvių laiko panaudojimas. Susijusiame straipsnyje siūlome patarimus, kaip penkis bendrus susitikimo scenarijus paversti produktyviais įvykiais. Čia pateikiamos papildomos idėjos, padedančios sustiprinti susitikimų naudingumą, našumą ir poveikį.

Susitikimų valdymo raktas - Stand PAT

Kai kurie vadovai naudoja P.A.T. požiūris į susitikimus, reikalaujantis a Pkelti, Agenda ir a Tįsivaizduoti. Dalyvių sujungimas su šiais kritiniais kontekstais prieš sesiją užtikrina, kad žmonės pasirodytų pasirengę dalyvauti ir palaikyti bendrą susitikimo ketinimą. A aiškus P.A.T. kontūras padeda užtikrinti produktyvią sesiją.

Turėtumėte turėti galimybę nustatyti susitikimo tikslą ne daugiau kaip 1 ar 2 sakiniais. „Šiame susitikime planuojama suplanuoti naują rinkodaros kampaniją“, arba „šis susitikimas - tai nauja laivybos politika, susijusi su grąžinimo tvarkymu. Tikslas padeda užtikrinti, kad kiekvienas žino, kodėl jie yra, ką reikia padaryti, ir kaip vadovauti pažangai ir siekti išvados.

Nustatykite darbotvarkę. Išvardykite elementus, kuriuos ketinate peržiūrėti / aptarti. Norime kiekvienam darbotvarkės klausimui skirti laiko ribą (žr. Toliau) ir nustatyti asmenį, kuris yra atsakingas už diskusijos reguliavimą. Nustatykite laiką; bent jau nustatyti pradžios ir pabaigos laiką. Taip pat rekomenduojame nustatyti kiekvieno darbotvarkės punkto trukmę. Jos turėtų atitikti bendrą posėdžio terminą.

Pradėkite susitikimus laiku

Jei dirbate vienoje iš tų kultūrų, kuriose žmonės susirenka į susitikimus iki penkių ar dešimties minučių po numatyto pradžios laiko, atėjo laikas pradėti naują tendenciją. Viena įmonė skatina jos vadovus uždaryti duris numatytu pradžios laiku, o vėlyvieji asmenys kviečiami dalyvauti. Nors tai gali būti drąsesnė, nei jūs pasirūpinsite veikti, neturėtų būti jokių kaltinimų dėl susitikimo užsakymo, tikslo peržiūros ir lūkesčių patvirtinimo bei laiko.

Negalima laukti, kol straggleriai pasirodys. Kai kas nors atvyksta vėlai, nedarykite atgal ir peržiūrėkite, kas jau buvo padaryta. Tęskite susitikimų temas. Tai bus nepatogus stragliuotojui ir pagerins jo / jos atvykimo į kitą posėdį šansus.

Jei susitikimo organizatorius / rėmėjas nerodo laiku, apsvarstykite susitikimo atšaukimą ir grįžkite į darbą. Penkių iki septynių minučių laukimo laikotarpis yra pagrįstas. Šansai yra, susitikimo organizatorius pateko į netikėtus sunkumus ir norėtų, kad nenorėtumėte eikvoti savo laiko.

Laikykite susitikimą temoje

Geros praktikos pavyzdys yra priskirti ką nors, kad susitikimo metu būtų užtikrintas visų dalyvių elgesys. Pernelyg dažnai diskusijos dreifuojasi ir po to susilpnėja iki nuomonių, idėjų, faktų ir emocijų. Vietoj to, priskirkite vaidmenį ir informuokite visus dalyvius, kad šis asmuo įsikiš, jei ir kada diskusija pasitraukia iš darbotvarkės ir konkrečios diskusijos. Kai kuriose įmonėse šis vaidmuo yra vadinamas „Traffic Cope“, kitose „Temų tvarkytojas“. Nepriklausomai nuo etiketės vaidmuo yra labai naudingas stiprinant susitikimų efektyvumą ir našumą.

Jei iškyla papildomų temų, kurios nėra darbotvarkės, bet yra svarbios aptarti, jos turėtų būti aiškiai užfiksuotos ir įtrauktos į „automobilių stovėjimo aikštelę“ būsimam svarstymui ir diskusijoms ar diskretiškam susitikimui. Susitikimo savininkas pasilieka teisę leisti nedidelę skirtingą diskusiją, jei jis palaiko bendrą susitikimo tikslą.

Laikyti ir platinti susitikimo pastabas / protokolus

Kažkas, išskyrus susitikimo organizatorių, turėtų saugoti posėdžio protokolą. Geras protokolų įrašymas apims:

• Susitikimo laikas, data, vieta
• Tikslo aprašymas
• Darbotvarkės kopija
• Dalyvių sąrašas ir tų, kurie nedalyvavo, sąrašas
• Išsamus išvadų, veiksmų elementų, atsakomybės ir užbaigimo datos santrauka. Daugelis pranešėjų naudoja darbotvarkę kaip vadovą, kuriame pateikiamos išvados ir veiksmai.
• Planuojamas tolesnis susitikimas, jei jis tikrai reikalingas.

Idealiu atveju, pasibaigus posėdžiui ir visiškai per vieną darbo dieną, kuo greičiau pasiskirstykite posėdžio pranešimus. Protokolas ir pastabos yra svarbus priminimas dalyviams, taip pat informacijos šaltinis kitoms suinteresuotosioms šalims arba tiems, kurie praleido susitikimą. Protokolas yra puiki priemonė, leidžianti priversti žmones ir komandas prisiminti, kokių tolesnių veiksmų jie ėmėsi.

Esmė

Gali būti, kad susitikimas lems teigiamą rezultatą, padėdamas varyti projektus ir žmones į priekį. Tam tikras kruopštumas ir sąmoningas jūsų susitikimų valdymo metodų stiprinimas pagerins jūsų galimybes pasiekti puikų rezultatą.

Atnaujino „Art Petty“