Kaip atsakyti į darbuotojų klausimus - susitikimų patarimai ir strategijos

Verslo susitikimai gali vykti neribotai, jei atidarote aukštą, kad galėtumėte užduoti darbuotojo klausimus, jei iš pradžių nenustatote parametrų ir palaikysite grindų valdymą. Sakymas „kiekvienoje minioje yra vienas“ gerai taikomas verslo susitikimų kontekste, nes nepatenkinti darbuotojai dažnai yra labiau linkę kalbėti grupės nustatymuose. Viskas, kas trunka, yra vienas neigiamas komentaras ar klausimas, kad kiti galėtų susitarti. Tačiau atvirkščiai taip pat gali būti tiesa: pradėkite teigiamą pokalbį ir pakvieskite kitus prisijungti, o rezultatas gali būti produktyvus susitikimas su visais vaikais, kurie jaučiasi, nes susitikimas buvo verta savo laiko.

Vienas iš didžiausių skundų dėl verslo susitikimų yra tai, kad jie dažnai yra nereikalingi ir praranda vertingą darbo laiką. Būtinai aiškiai nurodykite susitikimo tikslą, iš anksto nustatykite, kiek laiko jums bus skirta susitikimui (taip pat ir atviroms diskusijoms), ir laikykitės susitikimų temų ir planuojamos trukmės. Taip pat galbūt norėsite, kad susitikimai būtų įdomesni dėl susitikimo ledlaužio ar apšilimo.

Čia pateikiamos strategijos, kaip elgtis su darbuotojais, keliančiais klausimus susitikimų metu, kurių nenorite atsakyti iš karto, arba kad nenorite kreiptis į susitikimą bet kuriuo metu.

Kada veikti nedelsiant

Jei klausimas yra laiku ir dėl užduoties, ir manote, kad jis turėtų būti sprendžiamas, atsakykite į jį nedelsiant, bet trumpai - ir sekite, nurodydami, kad susitikimo pabaigoje turėsite daugiau klausimų.

Palaikykite savo pareiškimą, kad judate kūno kalba. Pažvelkite į savo užrašus arba pasukite į veidą ir pan. Pertraukdami akių kontaktą, parodote, kad judate toliau. Jei žiūrite į žiūrovus (ypač su pakeltais antakiais), jums gali būti siunčiamas signalas, kurį paliekate daugiau klausimų.

Jei auditorija yra neigiama ar priešiška, pripažinkite jų susirūpinimą, bet tik netiesiogiai. Skirkite laiko, kad paaiškintumėte, ką suprantate ir dalinatės savo rūpesčiais, bet jei per daug toli nuo temos, nieko nebus pasiekta. Siūlykite, kad žmonės užrašytų savo klausimus vėliau, arba susitarkite su jumis privačiai, kur galite išsamiau aptarti jų problemas.

Atsakymas į vieną klausimą yra naudingas, nes jis:

• Leidžia susirinkimo turėtojui išspręsti kažką, apie kurį jie negalėjo galvoti;
• Jis siunčia žinutę, kad klausotės savo auditorijos;
• Priimdami tik vieną klausimą, taip pat siunčiate pranešimą, kad jūs vis dar valdote susitikimą, bet rūpinatės, kokie dalyviai galvoja.

Kaip Tactfully Atidėti Klausimą

Jei užduodamas klausimas bus išspręstas vėliau posėdyje, nurodykite: „Tai geras klausimas, kurį greitai aptarsime“.

Jei užduodamas klausimas yra ne teminis ir nebus aptartas posėdyje, pateikite konkrečius nurodymus dėl sprendimo. Jei paprasčiausiai atsisakote atsakyti į klausimą arba priimti sprendimą, „tai nėra šio susitikimo tikslas“, galbūt jums gali tekti siųsti neteisingą žinutę savo darbuotojams: vadovybė nerūpi.

Kitas būdas atidėti klausimus, kurie nebus aptarti susitikime, yra paprašyti asmens susitikti su jumis (ar kitu atitinkamu vadovo nariu) privačiai, kad išsamiau aptartų jų problemas. Jūs netgi galite pasiūlyti (jei tinkama), kad klausimas būtų pakankamai svarbus, kad būtų galima apsvarstyti galimybę kreiptis į atskirą susitikimą ateityje.

Klausimo atidėjimas yra naudingas, nes:

• Atsitiktinėje darbo aplinkoje darbuotojai gali jaustis pernelyg laisvi kalbėti savo mintimis ir kontroliuoti susitikimą;
• Labiausiai piktas ar nepatenkintas darbuotojas nori būti išklausytas daugiau nei kas nors kitas. Suteikiant jiems skambėjimo lentą reikiamu laiku ir nustatant gali padėti išvengti mažų problemų tapimo didesnėmis problemomis; ir
• Darbuotojams reikia ir reaguoti į gerą vadovavimą.Jei vadovybė palaiko kontrolę sąžiningai ir subalansuotai, ji siunčia pranešimą darbuotojams, kad vadovybė klausosi, tačiau turi nustatyti atitinkamas ribas.