Kaip padaryti darbų sąrašą: valdymo patarimai

Mes visi atlikome darbų sąrašus. Kažkada niekada nėra pakankamai valandų per dieną, kad įvykdytumėte visus savo darbų sąraše nurodytus dalykus. Čia yra sistema, kuri veikia - ir ji gali dirbti ir jums.

Sąrašas nepakankamas

Nepakanka „padaryti ką daryti“. Jūs turite juos reitinguoti. Jūs turite žinoti, kurios užduotys yra svarbesnės, kad galėtumėte jas sutelkti. Tada jūs turite skirti išteklius tiems elementams, įvertinti savo pažangą ir apdovanoti save už sėkmę.

Reitingas

Išvardinkite visas savo užduotis, esančias skaičiuoklėje, nors galite jas atlikti ir popieriuje. Taip pat galite juos įdėti į savo kompiuterį ar išmanųjį telefoną, įrašyti juos savo kalendoriuje arba įvesti į laiko valdymo programinę įrangą.

Pirmas žingsnis yra išvardyti viską, ką turite padaryti. Tada priskirkite jiems rangą, kad galėtumėte sutelkti dėmesį į svarbius dalykus.

Naudokite A, B, C reitingą. A sąrašas yra tas dalykas, kurį turiu gauti šiandien, prieš išvykdamas. „B“ sąrašas - tai dalykai, kuriuos reikia atlikti, bet nebūtinai šiandien. Galiausiai, C sąrašas yra tai, ką jums reikia greitai rasti.

Jūs galite greitai sužinoti, kad C sąraše esančių dalykų, ir netgi B sąrašo, niekada nepasiekiama. Prieš keletą metų „Operations Manager“ pozicijoje aš vis labiau nusivyliau savo A sąrašu. Aš ne tik per tą dieną, kai aš visuomet buvau, bet ne vis dėlto, bet A sąraše augo. Štai tada aš išsiaiškinau, ką turėjau padaryti, kad mano darbų sąrašas dirbtų man, ir sukūriau sistemą padarė dirbti.

Laiko planavimas

Nepakanka žinoti, kas buvo svarbi; kas padarė A-sąrašą. Taip pat turėjau žinoti, kiek laiko reikės ir kiek laiko turėjau skirti jiems. Aš pridėjau stulpelį į savo darbų sąrašą su numatomu kiekvienos užduoties atlikimo laiku ir gretimu stulpeliu su bendra suma.

Tada aš atlikau paprastą laiko tyrimą. Kaip aš padariau kiekvieną užduotį, parašiau, ką aš padariau, ir pradžios bei pabaigos laikus. Stebėjau visą dieną. Tada aš pakartojau keletą savaičių vėliau kitą dieną. Tai nebuvo išsamus tyrimas bet kokiu būdu, bet jis man davė šiek tiek įžvalgos. Kaip operacijų vadybininkas, daug mano dienos perėmė pertraukos - sprendžiant įvykius, įvykusius, kilusias krizes ar problemas, kurias reikėjo išspręsti. Vidutiniškai šie pertrūkiai suvartoti keturias valandas per dieną. Kadangi aš paprastai dirbau dešimties valandų dieną, tai aš palikau šešias valandas per dieną, kad galėčiau pasakyti, kas yra mano darbų sąraše.

Kiekvieną naktį, prieš išvykstant iš biuro, atnaujinčiau savo darbų sąrašą. Norėčiau ištrinti tuos dalykus, kuriuos baigiau, pavedžiau ar sumažinau, pridėti naujus dalykus, kurie buvo pateikti, pertvarkyti prioritetus, kad galėtumėte gauti svarbiausių užduočių, ir priskirti kiekvienam numatomą laiką. Tada aš eisiu žemyn į šešių valandų ženklą ir piešsiu liniją. Tai tapo mano tikslu kitą dieną.

Atlyginkite save

Dažniausiai ši eilutė kažkur nukrito mano sąraše. Netikėtai tai buvo arti apačios. Tačiau tai buvo mano tikslas. Jei nukentėsiu ar praėjo linija, nuėjau namo jausmas, kaip tai buvo produktyvi ir sėkminga diena. Vietoj to, kad užmuščiau save dėl to, ką negalėjau pasiekti, aš pripažinau savo sėkmę susitikus ar sumušdamas savo tikslą. Kitą dieną turėjau pradėti iš naujo ir pasiekti naują tikslą, bet aš tai padariau iš ankstesnės sėkmės perspektyvos, o ne iš nusivylimo, kad nuolat turėjau daugiau daryti, nei turėjau laiko.

Jums reikia sistemos

Kad būtų sėkmingas, turite sukurti sistemą, kuri leistų valdyti savo laiką, kad galėtumėte gauti daugiau laiko tuo metu, kai turite. Jei jūsų tikslinė eilutė jūsų darbų sąraše visada yra artimiausioje vietoje, jūsų viršininkas pradės ieškoti kito asmens, kuris kiekvieną dieną gali dirbti šiek tiek toliau. Žemiau apžiūrėkite keletą išteklių, kad galėtumėte geriau atlikti laiko valdymą.

Tvarkykite šią problemą

Nurodykite užduotis, kurias turite atlikti. Pirmenybė teikiama tiems, kurie yra svarbūs, ne tik skubūs. Turėkite planą, ką reikia atlikti kiekvieną dieną. Dirbkite link šio plano. Atlyginkite save, kai susitinkate ar nugalite savo tikslą.