Dokumentacijos svarba žmogiškiesiems ištekliams

Dokumentacija yra rašytinis ir saugomas užimtumo įvykių protokolas. Šiuos įrašus sudaro vyriausybės ir teisiškai įgalioti elementai, dokumentai, kurių reikalaujama pagal bendrovės politiką ir praktiką, dokumentai, kuriuos siūlo geriausios žmogiškųjų išteklių praktikos, ir formalus ir neformalus įdarbinimo renginių tvarkymas.

Dokumentai apie užimtumo įrašą

Darbuotojo dokumentacija yra rašytinė jo veiksmų, diskusijų, pasirengimo treniruočių incidentų, politikos pažeidimų, drausminių veiksmų, teigiamo indėlio, atlygio ir pripažinimo, tyrimų, reikalavimų nesilaikymo, veiklos rezultatų vertinimo ir kt.

Šių įrašų išsaugojimas leidžia darbdaviui ir darbuotojui išsaugoti įvykių ir diskusijų, įvykusių aplink konkretų įvykį, istorinę istoriją. Darbo santykių dokumentuose pateikiamas rašytinis dokumentas, kuris gali būti reikalingas tokiems veiksmams, kaip darbuotojų paaukštinimas, darbuotojų darbo užmokestis ir drausminės priemonės palaikymas, įskaitant darbo nutraukimą.

Dokumentai apie darbuotojus, jei reikia, yra teigiami ir neigiami. Tai faktinė, o ne teisminė. Jame aprašomi įvykiai, kurie atsiranda ne pagal žiūrovo nuomonę ir mintis apie įvykį. Dokumentuose taip pat aprašomi veiksmai, kurių buvo imtasi dideliais atvejais, pvz., Formalaus darbuotojų pripažinimo ar drausminių veiksmų vykdymas.

Atminkite, kad reikia sukurti dokumentus, kurie būtų kuo artimesni įvykio įvykiui, kad įrašai būtų laiku, išsamūs ir tikslūs.

Teisminio nagrinėjimo metu dokumentai apie darbuotojo ankstesnius veiklos rezultatus dažnai yra svarbūs darbdavio patirčiai iš renginio. Tikslas - sąžiningas darbuotojo veiklos vaizdas, nesusitelkiant vien tik į neigiamus įvykius.

Dokumentacijos rūšys

Politika, procedūros, darbuotojų vadovas ir veiklos tobulinimo planai taip pat yra dokumentacijos formos, užregistruojančios tikėtiną darbuotojų elgesį ir darbo vietos reikalavimus, kad būtų išlaikytas tvarkingas, sąžiningas darbas, kuriame darbuotojai žino, ko iš jų tikimasi.

Įrašai taip pat yra rašytiniai kaltinamojo, kaltintojo ir liudytojų parodymai priešiškus darbo vietos įvykius, susijusius su darbuotojų elgesiu, pvz., Seksualiniu priekabiavimu.

Šie dokumentai taip pat apima nuolatinius įrašus, pvz., Pasirašytą įdarbinimo paraišką, rašytines darbo nuorodas, paraiškos medžiagą, pvz., Atnaujinimus ir motyvacinius laiškus, ir foninius patikrinimus. Išskyrus darbuotojo personalo bylą, taip pat išlaikomi kiti dokumentai, pvz., I-9 forma (kuri patikrina darbuotojo tinkamumą dirbti JAV), taip pat medicininiai įrašai, FMLA įrašai ir pan.

Dokumentai taip pat gali būti neformalūs, kaip ir vadovo įrašai apie jo diskusijas su darbuotoju per metus. Svarbu, kad vadovai tvarkytų šiuos dokumentus apie visus savo atskaitingus darbuotojus. Nė vienas darbuotojas neturi būti išskiriamas dėl veiklos rezultatų. Tai galėtų būti suprantama kaip diskriminacija vėliau.

Dokumentai gali būti formalūs ir saugomi darbuotojo personalo byloje. Darbuotojai turėtų pasirašyti šį dokumentą, kad pripažintų, jog gavo kopiją, ir peržiūrėjo visą turinį. Pastaba: Parašas nesuteikia sutikimo su dokumentuose pateiktais teiginiais.

Dokumentacijos naudojimas

Taip pat rekomenduojama kritinių incidentų, tiek teigiamų, tiek neigiamų, dokumentacija, kad vadovams būtų užregistruotas darbuotojų darbo laikas, apimantis tam tikrą laikotarpį.

Organizacijos gali naudoti savo saugomus dokumentus kitais būdais. Tai gali apimti procedūras, darbo instrukcijas ir kompiuterių programinės įrangos instrukcijas, kad būtų galima paminėti keletą, bet žmogiškųjų išteklių funkcijai tai yra bendri dokumentacijos naudojimo būdai. Kitame skyriuje aprašomos instrukcijos, kaip tinkamai dokumentuoti.

Veiklos dokumentacijos pavyzdžiai

Dokumentai apie darbuotojo veiklą leis jums drausti, nutraukti ar sąžiningai skatinti, atlyginti ir pripažinti darbuotojus. Be dokumentacijos, bet kokio veiksmo pateikimas yra sudėtingas ir gali būti pavojingas darbdaviui.

Darbdavys turi vengti bet kokio galimo kaltinimo dėl diskriminacinio elgesio su darbuotojais. Visi teisėtumo principai, geri darbdaviai nori sukurti darbo aplinką, kuri būtų sąžininga, nuosekli ir remia darbuotojų tikslus ir karjeros planus.

Šią aplinką palaiko profesionalus darbuotojo dokumentacija apie darbuotojų atlikimą - tiek pagirtinas elgesys, tiek veiksmai, kuriuos reikia pataisyti ar tobulinti. Kaip dokumentuoti šiuos dokumentus išsamiau aptarėme anksčiau. Toliau pateiktose situacijose pateikiama daugiau tinkamų dokumentų pavyzdžių.

Dokumentų, susijusių su nuovargiu ir nebuvimu, dokumentavimas

Klaidingas:

Ženklas paprastai vėluoja dirbti. Markas praleidžia per daug darbo.

Teisė:

Balandžio 1 d. Markas pakvietė sergančius ir praleido aštuonias valandas.

Balandžio 4 d. Markas atvyko į darbą 10 val.

Balandžio 6 d. Markas suplanavo gydytojo paskyrimą, o paskui liko namuose, kad įrengtų naują krosnį.

Balandžio 12 d. Markas pakvietė sergančius ir praleido aštuonias valandas.

Veiklos dokumentavimas

Klaidingas:

Marija yra nepatikima. Ji beveik niekada nedaro to, ką ji įsipareigojo daryti.

Teisė:

Gegužės 2 d. Marija pažadėjo, kad pirmasis gaminio pasiūlymo projektas bus peržiūrėtas šiandieninio savaitės susitikimo metu. Marija nepateikė dokumento projekto, kaip tikėtasi. Ji sakė, kad ji buvo pernelyg užsiėmusi, ir žmonės, kurių pagalba jai reikėjo, nebuvo su juo.

Vadovas atsakė: Kokią pagalbą jums reikėjo? Informacija? Kas to nepadarė ir ko jums reikia?

Carlui ir Michaelui reikėjo atnaujinti Mariją apie jų pažangą.

Ką jūs užimsite, kad neturėjote laiko sekti savo įsipareigojimus? Per daug laiko įsipareigoja, kad juos įvykdytų.

Ką aš galiu padaryti, kad padėtų jums?

Kada dokumento projektą galėsite peržiūrėti?

Šie pavyzdžiai rodo, kokie veiksmingi dokumentai atrodo neteisingai parašyti dokumentuose. Vadovaudamiesi šiais patarimais, efektyviai ir teisėtai dokumentuokite savo darbo vietos politiką, našumą ir įvykius.

Atsakomybės apribojimas

Pateikta informacija, nors ir patikima, neužtikrinama tikslumo ir teisėtumo. Svetainę skaito pasaulinė auditorija, o įdarbinimo įstatymai ir nuostatai įvairiose šalyse ir šalyse skiriasi. Prašome kreiptis į teisinę pagalbą ar valstybės, federalinių ar tarptautinių vyriausybės išteklių pagalbą, kad įsitikintumėte, jog jūsų teisinis aiškinimas ir sprendimai yra tinkami jūsų vietai. Ši informacija skirta patarimams, idėjoms ir pagalbai.